編集関係の仕事に携わっている友人から、仕事の管理で困っていると相談を受けました。ざっくり話を聞いて、こういう風にしたらいいんじゃない？ とアドバイスしたところ、調子よく続いているとのことだったので、報告です。
仕事の種類と今回困っている点
友人の仕事は編集関係です。基本的には作業パターンは決まっているようです。仕事の種類は、定期作業と短期作業の二つがあります。定期作業・短期作業が共に増えてきたのが原因で、今までうまくいっていたのが、難しくなったと聞きました。
どういう風に難しくなったというと、本来の締め切り日とは別に、友人は自分締切日というのを設けているそうです。それが、だんだんと自分締切日が守れなくなったようです。
今までの仕事管理方法
今までの仕事管理方法に訊ねたところ、友人は、日付単位でスケジュールを組んでいました。ところが、短期作業が入ってくると、この日付単位のスケジュールが全部パアになって、スケジュールを組みなおす必要が出てきます。そうすると、その日しようと思っていたのにできなかったものができて、気分が微妙に嫌な感じになります。
その日にやろうと決めていたのにできない、というのは他から見れば些細なことです。しかし、チリもつもれば山となりますし、スケジュールの組みなおしも時間がかかるので面倒です。せめてスケジュールからストレスを感じないようにするため、GTDタイプの管理方法をすすめました。
フォーマット
A4程度の大きさに
（１）携わった仕事関連の予定
（２）短期作業締切リスト
（３）定期作業締切リスト
（４）他の予定
（５）その日にやったことリスト
友人の場合、（１）そんなに時間に切羽詰った感じではなかったこと、（２）作業パターンがはっきりしていること、それからここが大きな点ですが（３）前倒しで作業するのが苦じゃないこと、という傾向があったので、今回のフォーマットパターンをオススメしました。
既存の管理方法の問題点は、日付バインドの仕事が完了できないことでした。なので、日付で固定することはやめて、締切単位で作業を見ていくようにすること、それだけだと進んだ感がでないので、日付のスケジュールの代わりに、その日にやったことリストを作りました。多少状況がわからなくなっても、やったことリストがあれば、どこまで進んだかがわかります。
GTDリストに当てはめると
さて、今回友人のリストをGTDリストに当てはめると以下のようになります。
プロジェクトリスト
（２）短期作業締切リスト
（３）定期作業締切リスト
カレンダーリスト
（１）携わった仕事関連の予定
（４）他の予定
その他のリスト
（５）その日にやったことリスト
友人の場合、NextActionリストがありません。これは、作業パターンがはっきりしていることと、プロジェクト数がひどく多くないからです。朝起きて、紙を見て、プロジェクトリストからやることをおこして、それを実行しているそうです。
（２）（３）は締切日のスパンで使い分けています。友人の場合、（３）がメインの作業で、（２）が割り込みの作業になります。（２）が発生したら、そちらを優先的に作業を行い、完了したら（３）に戻るという流れです。
実際その日にすることは（１）（４）→（２）→（３）という流れで確認します。
効果の程は？
これを伝えたのが2008年の夏頃でした。それから実行し、今まで4～5ヶ月間続いているとのことです。感想を聞いたところ、嬉しそうに、仕事ができているようで、私もとても嬉しいです。
今回友人が私の言った内容を素直に受け入れ実行したからこそ、仕事管理がうまくいっているのだと思います。学ぶべきは、友人の受け入れる姿勢だと、今回思いました。
自分コメント
- 初出 2009/01/07
