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works4Life

飯と酒と時々GTD

職業:編集関係にみるGTD適用例

編集関係の仕事に携わっている友人から、仕事の管理で困っていると相談を受けました。ざっくり話を聞いて、こういう風にしたらいいんじゃない? とアドバイスしたところ、調子よく続いているとのことだったので、報告です。

仕事の種類と今回困っている点

友人の仕事は編集関係です。基本的には作業パターンは決まっているようです。仕事の種類は、定期作業と短期作業の二つがあります。定期作業・短期作業が共に増えてきたのが原因で、今までうまくいっていたのが、難しくなったと聞きました。

どういう風に難しくなったというと、本来の締め切り日とは別に、友人は自分締切日というのを設けているそうです。それが、だんだんと自分締切日が守れなくなったようです。

今までの仕事管理方法

今までの仕事管理方法に訊ねたところ、友人は、日付単位でスケジュールを組んでいました。ところが、短期作業が入ってくると、この日付単位のスケジュールが全部パアになって、スケジュールを組みなおす必要が出てきます。そうすると、その日しようと思っていたのにできなかったものができて、気分が微妙に嫌な感じになります。

その日にやろうと決めていたのにできない、というのは他から見れば些細なことです。しかし、チリもつもれば山となりますし、スケジュールの組みなおしも時間がかかるので面倒です。せめてスケジュールからストレスを感じないようにするため、GTDタイプの管理方法をすすめました。

フォーマット

A4程度の大きさに

(1)携わった仕事関連の予定

(2)短期作業締切リスト

(3)定期作業締切リスト

(4)他の予定

(5)その日にやったことリスト

友人の場合、(1)そんなに時間に切羽詰った感じではなかったこと、(2)作業パターンがはっきりしていること、それからここが大きな点ですが(3)前倒しで作業するのが苦じゃないこと、という傾向があったので、今回のフォーマットパターンをオススメしました。

既存の管理方法の問題点は、日付バインドの仕事が完了できないことでした。なので、日付で固定することはやめて、締切単位で作業を見ていくようにすること、それだけだと進んだ感がでないので、日付のスケジュールの代わりに、その日にやったことリストを作りました。多少状況がわからなくなっても、やったことリストがあれば、どこまで進んだかがわかります。

GTDリストに当てはめると

さて、今回友人のリストをGTDリストに当てはめると以下のようになります。

プロジェクトリスト
(2)短期作業締切リスト
(3)定期作業締切リスト

カレンダーリスト
(1)携わった仕事関連の予定
(4)他の予定

その他のリスト
(5)その日にやったことリスト

友人の場合、NextActionリストがありません。これは、作業パターンがはっきりしていることと、プロジェクト数がひどく多くないからです。朝起きて、紙を見て、プロジェクトリストからやることをおこして、それを実行しているそうです。

(2)(3)は締切日のスパンで使い分けています。友人の場合、(3)がメインの作業で、(2)が割り込みの作業になります。(2)が発生したら、そちらを優先的に作業を行い、完了したら(3)に戻るという流れです。

実際その日にすることは(1)(4)→(2)→(3)という流れで確認します。

効果の程は?

これを伝えたのが2008年の夏頃でした。それから実行し、今まで4~5ヶ月間続いているとのことです。感想を聞いたところ、嬉しそうに、仕事ができているようで、私もとても嬉しいです。

今回友人が私の言った内容を素直に受け入れ実行したからこそ、仕事管理がうまくいっているのだと思います。学ぶべきは、友人の受け入れる姿勢だと、今回思いました。

 

自分コメント

  • 初出 2009/01/07