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works4Life

飯と酒と時々GTD

20回ログ

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20回ログ

第20回は処理ステップの詳細についてでした。

処理ステップは、ワークフローが提供されています。図解でわかるGTDをみると、なんとなくそんな風にすればいいのだろうといった感じがわかると思います。ここから実際実行してみるのに骨がおれるわけで、今回の勉強会ではその図解GTDみたいなことを一人ずつ一つのInboxに入ったものについてやっていきました。

勉強会について話したのは、GTDの全体と、それから処理ステップがどうして必要か、そしてワークフローがなぜ必要か、といったことを説明しました。

■きっちり効果を得るためのワークフローの実行ポイント

GTD勉強会では、GTDから効果を得られるように説明しています。GTDは効果のある考え方ですが、きちんと実行しないと効果をあまり発揮しません。それは、ラジオ体操をだらだら実行するのときびきび実行しないのとでは大違いなように。

とはいっても、GTD自体がそもそもきびきび実行するラジオ体操はどんなものかわからないです。私自身も、今まで培った結果での現状の最適解を説明しているだけなので、もっといいやり方があるかもしれません。

こんかいのログでは勉強会で紹介したコツのうち3つを紹介します。

(1)処理ステップは、ワークフローに従って行うこと
(2)「それは何か」を必ず実行すること
(3)各ステップについて、声に出して実行すること

(1)処理ステップは、ワークフローに従って行うこと

GTDから効果を得るためには、処理ステップのワークフローは、少なくとも最初の頃は忠実に行う方がよいです。理由は二つ、(1ー1)ワークフローの考える順番は理にかなっているし、(1ー2)将来性を考えるとこのワークフローをたたき込むことが最適です。

(1ー1)の理にかなっているのは、ワークフローを実行すると、一番最小限の判断回数となるからです。

各リストの順番は、Inboxの「物」のうち、多いものから順番になっていることがあります。もしくは、判断しやすいものからになっています。

これによって、必要以上に考える必要がないように、ワークフローが組み立てられています。

(1ー2)の将来性を考えると、というのは、この一つのやり方を続けていくと、実行する際の時間や費やすエネルギーを圧縮することができるからです。

最初はワークフローを実行するにも2分以上もかかったりします。それが、だんだんなれていくうちに、さらっと実行することができます。更に、問題に突き当たっても、このワークフローに照らし合わせて考えるようになります。そしてゆくゆくは時間が圧縮に圧縮され、社長たちが行うような、即決する力に成長していくと、思うからです。

処理ステップのワークフローは、言わば意思決定のための枠組みでもあります。考えることにもパターンを付ければ、強力な武器となります。そのためには、ワークフローに準拠することが、一番の近道になります。

このワークフローの力はなかなか体感することができませんので、真面目にGTDやろう!と思った時にだけ、試してみてください。そしてそれを何度も繰り返すようにしてください。

(2)「それは何か」を必ず実行すること

ワークフローの最初は「それは何か」と改めてそれについて考えるステップになります。忙しくなればなるほど、短縮される部分がここです。

仕事は受け取ったけど、この仕事はなにをすべきなのかよくわかんないだよね。これは、上にいけばいくほど、体験しやすい仕事の任され方です。

仕事でなくとも、私事でも曖昧なことが多かったりします。それのラストのイメージがはっきりしないことだっていっぱいあるでしょう。

というのを、もう少し立ち止まって考えようと、GTDは機会を設けています。

(3)各ステップについて、声に出して実行すること

処理ステップは、判断処理なので、きっちり実行しているつもりでも、そのうちなあなあになりやすい傾向があります。

処理ステップの最も効果的なやり方の一つは、各ワークフローの処理部分を、自覚して行うことだと、私は思っています。これを意識的に実行するためにはどうするか? 声を出して実行することを行うのがいいと思っています。

声に出すと、いやでも何をしているのかを考えてから言うからです。声に出して行うのと行わないのとでは、やった感に違いがでてきます。最初は速さよりも、やった感を重視して行ってください。

■ワークフローがなぜ必要か、そして続けていったらどうなるのか?