works4Life

飯と酒と時々GTD

2007/06 GTD Handling(4)

 長かった環境設定や状況の確認を(1)~(3)でまとめてきました。ここでその状況や環境の中で、GTDを行う方法をまとめていきたいと思います。このエントリでは、1.収集の中でもGTDをはじめて実施する際の1.収集についてまとめます。

ところで大きな大前提

 そういえば、すっかり忘れていたのですが、私は職場とプライベートとで、別々にGTDリストを作っており、WeeklyReviewをそれぞれ行っています。今回は、その中でも職場で運用している方法をまとめてあります。

1.物理的な収集

 自分のスペースの一切合財を収集しました。

 これを行った理由の一つには、プロジェクト関係の資料にまとまりがなく、いつも困っていたからです。せっかくだからと思い、GTDを開始するのを機に、ルールにそって資料をまとめようと思って収集の対象にしました。  他に収集したのは本棚や引き出しのどうしようかとりあえず迷っていたりするものなど。大きいネックはプロジェクト資料関連だったので、それ以外はあまり手をつけず、さほど問題はなく終了しました。

 大きくわけて、確認すべき所はざっとこんなところ。

  • 引き出し
  • 本棚
  • 机の上の書類

 で、実際集めたものといえば、こんな感じでしょうか。

  • 書類
  • 多すぎる文房具
  • 埋もれているファイル群
  • どうしようか迷っている引き出しの中の小物

2.電子的な収集

 収集は電子的な書類についても行いました。私はもともとは、決まった場所に保管するようにしてあったので、収集自体はスムーズに収集することができています。ここで取り扱う対象は、自分が自ら設置したファイルです。私は自分が作成するファイルは、c:\usrの配下にのみ置くようにしていたので、次のステップ移行はその配下のディレクトリを再配置するのと、他に自分が設置したファイルのディレクトリを漁るだけで充分でした。他に自分が設置したファイルがあるのは、winでは以下の通り。

  • デスクトップ
  • マイドキュメント

3.精神的な収集

 最後に精神的な収集です。つまり、頭の中に関係しているものを取り出します。本来は仕事・プライベートに関わらずありとあらゆるものを取り出すことが大切なのですが、敢えてここでは仕事関係をターゲットにして思い出すようにしました。もちろん過程でプライベートのことが出てくることは、もちろんあります。  ただ、時間が限られていること、仕事に対して効果的に実施することを目的としてGTDを仕事に適用するように考えていたので、敢えてスッキリ感を目指さず、仕事関連に必要なものが取り出せる範囲で収集を行いました。トリガーは下記のような感じで絞り込んでいます。

  • 今抱えているプロジェクト(プロジェクト自体・その確認事項作業事項など)
  • 目標設定(会社でやっていたりするもの)
  • 事務的な作業(精算・勤怠等)
  • 上司の顔を見る(と、思い出すことがある)
  • 同僚の顔を見る(と、思い出すことがある)
  • 職場で不満に思っていること(書けるだけ書いてみる)
  • プロジェクトで不満に思っていること(書けるだけ書く)
  • 今後会社でやってみたいこと
  • 今後プロジェクトでやってみたいこと
  • 身に着けたいスキル

 私がGTDを取り入れた際に直面していた問題は、抱えている複数のプロジェクトが回らなかったことです。あまりに多くのものを抱えこむと、何から手をつけたらいいのかわからず、ちょっとやっては立ち止まり、また違うものに手を出したりといったような、いつまでたっても仕事が終わらない無限ループのような状況になってしまっていたのです。  GTDを仕事で適用するにあたっては、このような何も動けない状態を防ぐこと、それを一番の目的として考えて実施することを考えていました。

 個人的には、精神的な収集は一番最初は紙ベースから行うのがよいと思っています。というのも、この後に各項目はGTDのリストに分けます。その際、リストの運用がしづらいことはよく出てくるかと思いますが、それがツールのせいなのか、それともリストのせいなのかがわかりにくいからです。そういう理由の区別ができるように、まずは紙から入ってみてはいいのでは、と私は考えています。もともと自分も紙ベースからリストの運用を始めた経緯があるからです。  紙に書くことの効用はいくつかあります。(1)紙に書くことで内容を理解する。(2)自分が書いた内容なので親しみがわく、(3)完了した後、線を引いたり□を塗りつぶしたり完了したアクションがわかりやすい、(4)リストの項目が単一として扱われて全体的に扱いやすい、等があります。特に、プロジェクトとアクションのつながりがわかりにくい、といった人ほどこれを行うと、プロジェクトとアクションの関連性が理解しやすいのではないかと思います。

次回について

 次回は2.処理についてまとめていこうと思います。