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飯と酒と時々GTD

2007/06 GTD Handling(8) 整理

整理ステップ編です。前回から随分あいてしまったのは、いまいちまとめきれなかったからです。なので、整理ステップで思いついたことを書きます。とりあえず5ヶ月以上経っていますが、2007/06時点の構成でやっていたことをまとめるというか、書きなぐります。

プロジェクト

プロジェクトについては、いろいろデータが散在しています。大まかにわけると以下の通り。

  • メール
  • 電子資料
  • 物理資料
  • FitzNOTE上の管理データ

で、結局どうしてたかというと、上記の全部を一つのプロジェクト名で一旦切って、そこにぽいぽい管理するようにしていました。

メール

メールはOperaのM2なので、プロジェクト用のフィルタを作成します。で、関連するメールをそのフィルタに登録します。何を返事したかどうとかは、メーラー上では特にしません。返信や、メールを契機にした作業は、fitzNOTEで取り扱います。必要な項目を抽出した以降は、メールは基本的にプロジェクト資料として扱います。

電子資料

プロジェクト用フォルダを用意して、そこに各プロジェクト用のディレクトリを用意します。ポイントは、プロジェクトフォルダの中にサブプロジェクトのようには作らず、このプロジェクトフォルダ直下に、全てのプロジェクトのフォルダを設置するようにします。稼動が終わったらプロジェクト完了フォルダを用意しておき、そちらにプロジェクトのフォルダ毎、移動させます。なので、プロジェクト用フォルダの配下には、現在稼動中のプロジェクトのフォルダ分だけ存在することになります。このフォルダ数を見ることによって、自分が今稼動中のプロジェクトがどれくらいあるのかがわかります。

プロジェクト名については、統一してます。「カテゴリ-YYYYMMDD-プロジェクトタイトル」。冗長な名前になりますが、特に何の指定もなく、エクスプローラで見ると、カテゴリに分かれて、次に時系列順にフォルダが並ぶからです。ポイントになるのは、何もしない状態でも、法則性の元に表示されることです。これによって、あたかも整然としたように見えます。プロジェクトタイトルですが、動詞で終わる方がわかりやすいです。プロジェクト名は、何をするプロジェクトなのかをはっきりした方が、中身を思い出す時間が少なくて便利だからです。

プロジェクトの中のフォルダの作成の法則については、特にありません。理由は、そこまで前回の資料が多分に必要になったことがないので、やり方を考える手間を惜しんでいるからです。

物理資料

会社でもマニラファイルを実践していました。が、効果があるとはあんまり思わなかったのですが、それでも、その資料が何のための資料なのかがはっきりする、ということだけはわかりました。

ラベルについてですが、結局実践して貼るようになりました。というのも、自分の字だとまとまりがなくて、見るたびに辟易するからです。長期的に使うものについては、特徴のない字の方がストレスになりません。

物理資料があんまりうまくいかなかったのは、おそらく物理資料のIndexのつけ方が最適ではなかったからです。自分がこの資料を使いたい、と思った時に思い浮かべるキーワードと、実際のタイトルが合わないのです。これについては、今後の課題でもあります。

それから、各関連資料については、トレイに分けて管理していました。

  • 1段目 Inbox
  • 2段目 今稼動中のプロジェクトの資料
  • 3段目 そのうち必要になる資料
  • 4段目 ゴミ箱

実は、4段目のゴミ箱が私の中では必須です。とにかく、紙の資料はあっという間に増えてしまいます。そしてあっという間に、ゴミになります。けれども、紙の資料は、捨て場所が決まっていたりして、結構自分のスペースからは遠かったりします。なので、紙専用のゴミ箱を4段目にあてがいました。机上にあることで、すぐに捨てられるので、不要になった紙はすぐゴミとして4段目に移動することができます。それ以外にも一つ効用があって、うっかり必要な紙をゴミ箱に捨てたとしても、この4段目からサルベージすることが可能です。この紙専用のゴミ箱を作るのは、結構お薦めな方法です。別にGTDをしなくても、このゴミ箱の導入は是非ともやってほしいです。

fitzNOTE上の管理データ

fitzNOTEでは、プロジェクト名のノード、その配下に、実行するアクション用のノードを配置しました。fitzNOTE上の整理方法は、あまりよくなかったです。タグのような機能もなかったので、References系もただあるだけで、それを再利用できるほどではありませんでした。fitzNOTEは、検索機能がとても早かったので、必要なデータを漁るのには問題はなかったので、機能としてはそこでとまっています。

コンテクストはどうしたのか?

整理ステップの華といえば、コンテクストなのですが、fitzNOTEでそれを実現するのは難しいため、分類しなかったです。もっとも、fitzNOTEに以降した時は、それほど作業数はあるもののひどく忙しくない、という理由があります。寧ろ、途切れ途切れになるプロジェクトの合間で、今までどこまでやっていたのかを確認するシステムがほしかったのです。今回ではあまりフォーカスしていなかったので、特に問題はありませんでした。

まとめ

正直、整理ステップの作業内容を決めること自体が難しいです。再度、改めてステップを見直す必要があるなと思いましたデスよ。。