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飯と酒と時々GTD

2007/06 GTD Handling(5) 処理ステップの方針

 7月も後半に差し迫って参りましたが、6月当時の作業のまとめて続けていきたいと思います。

処理ステップとは

 各ステップの意味をはっきりさせる一環として、夢想家と実行家にみるGTDのステップを3回にわけてエントリを登録したつもりだったんですが、本人すらその目的を果たせず、結局何を言いたかったのかがわかりにくい状態になっています。というか理論を実践に適用するには、結局は実践用に理論をカスタマイズしないといけないわけですね。

 それはさておき、処理ステップですが、『仕事を成し遂げる技術』では、次のアクションを明確する、というのが本来の処理ステップの目的です。というのを本を読み直して知りました。現在は、処理ステップと整理ステップをまとめたフローチャートが多岐に頒布されてこれの通りに実行すればラクチーン! みたいな感じになっています。  が、個人的にこのフローチャートが本来のGTDの意味を理解するのを阻害しているんじゃないかなと思う今日この頃です。フローチャートは二つのステップをまとめたものなので、非常にわかりやすくなっていますが、反対に言えば、判断基準の意味を知らずとも実行可能で、本来どういう意味が備わっていたのかが希薄になってしまいます。実際、私自身も、このシートを規範にして始めてしまったので、やはりどういう基準でリストに分類するのか測りかねるところがありました。

 ここでは、その意義を改めてはっきりさせようとまとめてみます。そして、次回のエントリから、実際の具体的な整理の方法を書いていこうと思います。

処理ステップ=整理

 GTDでは、『仕事を成し遂げる技術』の和訳上から、3つ目のステップが整理となっていますが、意味合的には、2つ目の処理ステップこそが、整理の意味そのものだと私は思っています。  『仕事を成し遂げる技術』をひもとくと、次のステップを明らかにするとあり、「整理」から程遠いものと思うかもしれません。が、「次のステップを明らかにする」ことが、次のステップがない、ということを明らかにすることも内包するならば、「整理」の意味からは外れてないかなと思います。実際GTDでは、不要なものは不要であると明確にするのはこの処理ステップです。  処理ステップは、つまるところ、数多く集まった「もの」について、要か不要かを判断する手順だと思っています。そうして、処理ステップで必要と思われたものだけが、次の3つ目のステップに進むことができます。この手順は、いろんなところで似た手順を見ることができます。例えば、コーヒーの豆で欠損した豆を取り除く作業や、工場の生産ラインで欠陥品を取り除く作業等が似ているんじゃないかなと思っています。他には、オーディションで言うなら書類選考があたるんじゃないんでしょうか。

何を基準に要不要と決めうるのか?

 さて、それではGTDでは何をもって要不要と決めるのか、といった所ですが、複数の基準によります。  GTDの本来の目的は、自分がすべきことは何があるのか、といったものをあぶりだすことですが、処理ステップ上では数が多く、これをしたいからこれが必要だ、というものを考えるには適していません。そこで、自分が行動する、ということを基準にして、複数の尺度で必要かどうかを捕らえていきます。その尺度が大きくわけて3つ。

・必要的要不要 ・作業的要不要 ・時間的要不要

必要的要不要

 はじめに、その「もの」を判断する際に、不要だとわかりやすいのは、それがゴミかどうかです。これは、そのものについて今後必要性や何か行動を起こす必要が全くのないものの場合、ゴミと判断されます。

 例えば、レシートや領収書、説明書、ダイレクトメールなどです。もちろん、今までに例に挙げたものでも必要な人もいます。私は、ダイレクトメールは不要ですが、そのほかは行動が伴うので必要です。

 この必要的要不要で、「もの」は、ゴミ箱行きかそうでないかが明確になります。

作業的要不要

次に、その「もの」を判断する際に、わかりやすく判断できるのは、作業の必要性があるのか、それとも資料として必要なのかの、行動を伴うかどうかです。

 例えば、好きなアーティストのコンサートチケットやパンフレットは何かを行う必要はないがとっておきたい! というのであれば、それは資料行きになります。もちろん、資料としてしまう作業は発生しますが、基本的に2分以内で作業は完了するでしょう。

 この作業的要不要で、「もの」は、資料行きかそうでないかが明確になります。

時間的要不要

最後に、その「もの」を判断する際に、それなりに判断できるのは、今それを行う必要があるのかどうか、ということです。

 例えば、冷蔵庫の中を整理したい、と思っても仕事が忙しく、そんな作業を行える時間はそうそうになさそうだ、というのであれば、それは時間的には不要と判断されます。この判断自体は、判断のみで作業を伴わないので、2分以内で可能であると思います。というか2分以内にどうするか決めろ、というぐらいの意気込みです。

 この時間的要不要で、「もの」は、somedayリスト行きかそうでないかが明確になります。そして、それ以外は今すべきことであることが、明確になります。

 処理ステップで行う判断処理は以上の3つですが、そのほかに、その「もの」を改めて認識する処理と、今すべきことだけど手順が複雑なものについて次のステップを明確にする処理があります。

「もの」を改めて認識する処理

 GTDのフローチャートでは一番初めにやりましょうとありますが、ちゃんと意識してやっている人っているのかなとちと疑問です。  私はというと、実践上ではあまりやってません。もちろん「もの」の中には不明瞭なものもありますが、それがゴミと判断されるか、その作業的意味を改めて考える必要があるではそれは何だ、と判断するのとでは時間的所要量が異なります。しかしながら項目数が多い場合、時間的単位をそろえる必要があります。そうでなければ分量をこなし切れません、そしてどちらに時間が合わせられるかというと、もちろん時間の短い方です。したがって、私の実践方法で、改めて考える処理が疎かになりがちなっているのは事実です。

手順が複雑なものは?

 3つの段階を経ても残ってしまったものについて、GTDでは、手順が複雑なものはここではっきりしようと述べています。が、正直作業をする側の立場から申すと、やるの面倒です。それに、この最終段階で残った今やるべきことの項目が、次のWeeklyReviewを行うまでに全て進められるような分量にまで絞られていないことが多いですし、そんな悠長に考えているヒマでもありません。  なので、私は最近は次のステップを、「そのものについて改めて考える」というステップとして、後回しにしてしまいます。  後回しにする理由は、処理ステップでは、どちらかというと分量を裁く方が優先されるので、頭を使う判断はなるたけ避けるべきだと思うからです。

まとめ

 この後、物理的な処理、電子的な処理、と処理方法をまとめていきます。物理的な処理と電子的な処理では若干のラインの誤差がありますが、いずれにおいても実施する際の大きな流れは上記に則っています。