電子的な処理
ファイルの処理
さて、電子的なファイルの処理についてです。 前回のエントリの最後に、ファイリング方法のルールは、「ITmedia Biz.ID：「マイドキュメント」整理法」をベースにしていると書いてしまいましたが、これってよくよく考えるとどちらかというと、次の整理ステップで説明する方が適当かなとちょっと思いました。
というのも、処理ステップは、第１回目に実施する内容と、第２回目以降で実施する内容とで、随分意味合が異なってきます。第１回目については、どちらかというと不要なものを取り除く役割が多いのですが、第２回は不要なものを取り除く＋ちらばったものをしかるべき所にしまう、という二つの役割になります。
ＧＴＤがわかりずらいと言われるのも、初回のやり方と、その後のReview時に行うやり方とで、随分勝手が違うんじゃないからかな、と思います。 その違いも合わせて書いていきたいなーと、このテーマを書く前には思ってたんですが、正直それどころじゃありませんでした。はっはっは。
閑話休題、ここでのファイルの処理は、サイクル時で行う処理ステップとして説明して行きます。第１回目とどう違うのかというと、どのファイルがどういうルールで設置しているかが決まっている、ということです。どういう風に決めたかは、次の整理ステップで説明します。 そんなわけで、電子的なファイルの処理は、基本的にはちらばったファイルをしかるべきディレクトリに移動するだけで終わります。
１．デスクトップのファイルを移動する。 私は、電子的なファイルのInboxとなるべき場所としてデスクトップを用いています。なので、しばらく１週間もすると、デスクトップにあるファイルが何のファイルかわからなくなってしまいます。なので、この処理ステップで、不要なものは捨てて、しかるべきプロジェクトの資料ならばそちらに移動させます。
実際にやっているのはこのぐらいの処理ですが、本当の所はデスクトップには置かないように、はじめから決まった場所に置くようにしながらファイルを扱うのが理想的です。
fitzNOTEのInboxの処理
fitzNOTEでの処理ステップは、fitzNOTEのInboxディレクトリに処理が決まっていないものが入っているのでこれを一つずつ処理して行きます。
不要なものはDeleteします。 ２分以内でできるものはやってしまい、項目自体はDeleteします。 行動は不要だが、資料として必要そうなものは、Referenceラベルを設定し、タイトルをルール通りに設定しなおし、Referenceディレクトリに入れます。プロジェクト単位に必要そうなものは、Referenceラベルを設定し、Referenceディレクトリに入れます。 当面作業ができなさそうなものについては、タイトルをルール通りに設定しなおし、Somedayディレクトリに移動します。 行動が必要で、プロジェクトに関与できるものについては、ラベルは何もつけず、関係するプロジェクトのディレクトリに入れます。でもこのタイプはあまりありません。プロジェクトの進捗を確認している際に、こういった項目を増やすのが常だからです。 行動が必要で、複数の行動が伴いそうであればプロジェクトラベルを設置し、タイトルをルール通りに設定しなおします。そして、その項目の配下に一番最初に行うべきアクション項目を作成します。仕事に慣れると、この項目でどうしたらいいか迷うことはないと思いますが、新しく慣れない項目だったりすると、このプロジェクトの扱いをどうしたらいいのかわからなくなってしまうことがありますが、今回は仮に次のアクションがはっきりしているものだったということで進めます。
タイトルのルールについて。 タイトルにはルールを決めています。ルール通りに設定する必要のあるのは、Actionラベルのつかないものです。 「案件名（英数３～５文字）-日付（yyyymmdd）-タイトル」というルールに決めています。 fitzNOTEには項目の作成した日付を表示する機能がありますが、発生した時期自体も情報の一つなのでタイトルに含めるようにしています。このタイトルルールだと、案件毎に時間系列で並ぶようになります。日付を一番初めにもってこなかったのは、私のフィルタリングルールに合わせているからです。何かを探す時はどの案件のこの頃の、という順番で探します。それで、こういうような名前になっています。 仕事の方ではこのタイトルルールで確定していますが、正直私生活の方ではうまく回っていないのが現状です。 また、このタイトルは、自分の環境で統一して使うので、内容がわかるタイトルにします。
まとめ
以上が、処理ステップの実際に行っている内容です。第１回目の処理ステップは全てを実行するので、結構な労力をくいますが、第２回目以降の処理ステップはそれ以上に多くなることはありません。 GTDをはじめての最初の頃、この処理ステップの項目が多くなってうんざりするかもしれません。が、それはGTDの習慣がまだ身についていないからです。回りや自分の状況にも左右されますが、身につけば身につくほど、処理項目、というよりInboxに入る項目は少なくなる傾向にあります。なぜか？ その場で処理するのがだんだんと身につくからです。
次回について
次はようやく中盤戦の整理ステップについてまとめていきます。
