works4Life

飯と酒と時々GTD

会社でGTDの紹介をした時に受けた質問

以前から、会社でGTDを広めたいと言っていたところ、部内の方で紹介できる時間を会社からもらいました。それで、GTDの紹介をしたわけですが、上司(あだ名は総長)の方からポイントの効いた質問を受けたので共有します。さすが上司です。質問が的確です。兼務の数は伊達じゃありません。

  • GTDをいきなり取り入れるのは難しいから、簡単にできる内容ってないの?
  • 他にもいろいろやり方はあるけれども、それらがうまくいかなくて、GTDがうまく続くのなら、どういう所が異なるから?
  • 似たやり方はあるけれども、それらにGTDの何を取り入れればうまくいくと思う?

GTDをいきなり取り入れるのは難しいから、簡単にできる内容ってないの?

これはもともと紹介の資料に含んでいました。私が紹介したのは3つです。

  • 収集をやってみる
  • メールでGTDをやってみる(Make it over)
  • 出来事を全部メモする

収集をやってみる

GTDのサイクルをしなくても、収集だけでもしてみると、思ったより気が楽になることがあります。ちょっともやもやしてきたら、これはこれでよいので、ひとまず実行してみては、ということで紹介しました。

メールでGTDをやってみる

メールのInboxを空にする方法です。私の会社はMLが多量なので、このやり方は合うかどうかわかりませんが、人の運用はわからないのでひとまず紹介しました。これはメールという範囲では、一応GTDのサイクルができるようになっています。

出来事を全部メモする

これは本気で余裕ないんだけれども収集する気もない場合か、もしくはあまりに余裕がありすぎて収集する気もない場合に対してです。これをすすめたのは、(1)一つに情報を集約するメリットと、(2)メモをつける習慣がよいことを体験してもらいたくて紹介しました。

私は、通学時間が長いこともあって、大学の頃からノートを持つ癖があります。それでノートに書くのはあまり苦ではありませんし、いつでもどこでも何かを書く、というのに抵抗がありません。

しかし、メモを取る習慣の一番のネックを考えると、何を記述すべきでそうでないか、という判断が難しいからというのを感じます。それで、反対にすべてオープンにして、全部書き留めるという方針ならうまくいくんじゃないかと思って紹介しました。

それに、私が一番仕事が急がしかった時に、分レベルで作業を記述していたことがあり、忙しい時ではそれが一番うまくいっていた(GTD以外で)記憶もあるからです。まずはここから初めて、それでも管理が物足りなくなったらGTDに移行してもいいんじゃないかなと思っています。

他にもいろいろやり方はあるけれども、それらがうまくいかなくて、GTDがうまく続くのなら、どういう所が異なるから?

他にもGTDのような、仕事を管理するシステムはあります。それらとGTDを分け隔てる物は何かという質問です。

GTDは確かによく見かけるような仕事管理に映ってしまいがちなので、それを区別するための質問は、クリアにGTDを捕らえることができました。

今回の回答では、レビューステップを用意している、というのを回答しました。今回はこのように答えていますが、場所が異なれば違う回答をするかもしれません。

今回の対象者では、仕事が然程忙しくないけれども、うまくまとまり切れない、といったような仕事環境を想定して、紹介しました。だから、GTDはどうして続きやすいか、という部分を説明したいなと思いました。それで、今回の回答となったわけです。

これが、本当に仕事が忙しい人々を相手に紹介するなら、別の答えを提供していたと思います。

似たやり方はあるけれども、それらにGTDの何を取り入れればうまくいくと思う?

この視点は今までなかったので、すごくよい質問でした。今のシステムにGTDの何を取り入れたらうまくいくのだろうか、というための質問です。私の回答は、上記と同じく「レビューだ」と答えました。

こちらの場合は、紹介する環境が異なっても回答は一つです。処理ステップや、リストの分類はGTD独特です。その点については、人によってもかなり最適なリストというのが異なります。ですが、全員のどのような環境、どのような状況においても必ず通る一点があるとするなら、「レビュー」ステップがあることです。

たとえシステムがどのようなものがあっても、「レビュー」ステップを実行できれば、そのシステムがうまく動けるのに手助けしてくれます。今までのシステムは、提唱した本人に、レビューサイクルが自然にあるために、システム自体がそれを必要とする、とは考えたことがないように思います。それを、GTDでは敢えて外だしして、そういうステップが必要だ、と言っています。この点が、他のシステムと大幅に異なっていると言えるでしょう。

上司の偉大さ

上司は途中から入ってきたものの、質問の意図が的を得ていて非常に適切な質問でした。私は、GTDを新しいものとして取り入れるように話をしてきましたが、通常はその一部を取り入れるなどしてだんだんと適合するのもあるのだと、思い知った瞬間です。GTDに合わせるのではなく、GTDが最初は添え木のようにたずさえ、そして徐々に馴染んでいくように思います。

自分コメント

  • 初出 2009/02/13