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飯と酒と時々GTD

神様会議の月はまだだけど、2010年に向けて手帳について振り返る

ワタクシ、かっこよく手帳が使えないと毎年のように悶えていた。最近ようやくというか、やむを得ずというか、GTDの効果もあってそれなりに使うことが組み込まれるようになってきた。2010年に向けて、どういう手帳がよいかを見直した。

2009年で使っている手帳の中のフォーマット

2010年のフォーマットを妄想するかわりに、堅実に2009年のやり方を見直す。

(1)予定の当たり付け→月間ブロック式

時間の確定含めて結構あま目なんだけれども、とりあえずあるかもしれない予定を入れる場所。あるいは、きっちりと決めたんだけど、書く暇なくてとりあえず時間がなかったら書いて置く場所。こういった内容は全体の7曜日バランスでどういうのが入っているのかを全体的に見たいので、月間ブロック式がベスト。

 

(2)実際に行動する際には、時間レベルでアサイン→月間バーチカル(しかも時間)式

monthly-vertical-format

で、実際活動する際には、時刻レベルでどう拘束されるかというのと、どちらかというと余っている時間はどれだけあるのか、を知るために、月間バーチカル時間式となった。このフォーマットはあまり見れないのと今の手帳に組み込みたかったので、xlsで作成。2009年3月からフォーマットを使用し始めているので、これでも結構長く続いている方。

フォーマットの要件としては、1ページ上に(1)月間であること、(2)時間のメモリがあること、の2点。

手帳界隈では、週間バーチカルが主流だが、このフォーマットだと私には冗長。1週間で1ページ程には書くことが然程ないし、一括してみるには1週間は足りなさ過ぎる。そもそも私がここで確認したいのは、全体時間と拘束時間のバランスだから、それ以外の余白はむしろない方がいい。

そして、最終的にmtg等、他の人との約束事にどれぐらい費やしたかの実績値が、このフォーマットで読み取ることができる。私は結構人と一緒にいる時間が多いと疲れてくるタイプなので、用事のバランスを考える必要がある。

(3)Somedayリストも手帳に→メモ

Somedayリストもなんだかんだと結局手帳に書くようにした。電子データだと、いつでも新鮮な感じがして、どうにかしようという気持ちになりにくかったからだ。手帳に書いているだけで、紙という媒体自体がへたってくるので、ちょっとは減らそうとかいらないものは切っていこうとか、そういう気持ちにもなる。でも最近は放置しっぱなしなので、やっぱり月間サイクルでは見直したいなー、と思う。

これはメモなので、やはり手帳にある程度のメモ部分は必要だよね。

 

以上が今年一番使っているフォーマットだ。特に(2)を導入するようになって

  • (1)にあたりをつけて
  • (2)に本決まりを入れる

という流れができてきた。このベースには、定期的に週次レビューがあることが大前提。このレビューのタイミングで上記の流れを更新する。

次に、来年に取り入れたい内容を書こう。

2010年に取り入れたいフォーマット

(4)プロジェクトのライフサイクルを見たい→3ヶ月間バーチカル式

image

とりあえず、今後発生したプロジェクトのライフサイクルをクオーター単位で把握するようにしたいと思う。最初は実績ベースでやって、そのうちなにか工夫できたらなーと思う。

会社で発生した自分のプロジェクトは完了データをFitzNOTEに残してあるので、今までどういうことをやってきたかは明確だ。一応履歴は追っかけられるけれども、時間バインドでわかるわけじゃない。それを何とか把握したいので、それで今回がんばってみようと思っている。

2010年とはいっているけれども、とりあえず2009年4Q(10月~12月)から試していく予定。

ちなみに上記のフォーマットは、以下URL先のxlsフォーマットをもとに作ったもの。

(5)年間の目標を!→どうしよう。。

2009年度では、手帳にポストイットで書いてはっていたが、ものの見事にすっころんで、まったく効果がなかった。

  • 目標を見直さない
  • 目標がまったく頭に響かない

ここまで書くと、手帳に書いたのが悪いんじゃなくて、そもそも目標のつけ方がどうなのよ、という方が問題になってきそうだ。しかし、やはり年間目標も、それを達成しないとヤバいことになるとか、そういうのがないと、守らないね。2010年も暗中模索っぽい。。

 

2009年に使っていた手帳は、KOKUYOのキャンパスダイアリー月間B5スリム

去年は上記を使用した。アイテムは2010年度版。これは、上記で話したフォーマットのうち(1)と(3)を補完できた。(2)は毎月紙を新しく作っていた。以下使った所感をメモ。

重さ。今量ったら145gだった。重さの内訳としては、手帳+(2)の紙+追加ではったポケットとその中身。ここに他の紙も増えていくので、手帳自体の重さは減らしていきたい。

コスト。手帳+追加で貼ったポケット。これは、トラベラーズノートの貼れるポケットがあったのでそれを貼った。なんで、全体としては700円前後ぐらい。ノートにして価格を安くあげようという目論見がまったく発揮されなかった。。

使用感としては、フォーマットを追加することを想定すると、スリムは不便。印刷した際にサイズが合わないので、紙をプリントしたらリサイズする必要がある。また、ジェットストリームだと若干裏うつりがするので、メモ部分は片面のみしか書く気がしなかった。

以上を踏まえて、2010年の手帳の要件を考えてみる。

 

2010年の手帳の要件

2010年の要件ではずせないものは下記の通り。

  1. サイズはA5
  2. フォーマットは月間ブロック型+メモを保有する
  3. カバー付
  4. 軽いもの
  5. シンプルなもの

以上! 要件のその理由を以下記述する。

(1)サイズはA5

(2)で使用しているリフィルがA4なので、それがすっぽり収まる程度のものがよいのと、カバンに常時入れる想定なのでかさ張らないようにと、なるべく軽いもの、という主な理由からA5で十分だろうという結果になった。

特に今年2009年で運用して、私にはここまで大きいサイズは不要というのを体感しているため。日記とかの文章データは、手帳には残さないしー。

(2)フォーマットは月間ブロック型+メモを保有する

手帳で何を補完するかはものすごく悩んだけれども、(2)の今のフォーマットをそのまま流用したいのと、(2)のフォーマットの手帳があまりに少なさ過ぎるのと、月間ブロック型は手帳の種類が多いのとから、今回の方針に至った。

(3)カバー付

ノートになっても手帳なら私はポケットがほしいという経験談から。

(4)軽いもの

他にもいろいろ持ち運ぶので、できるだけ軽くまとめたいという理由から。

(5)シンプルなもの

手帳によっては、ものすごく色がケバケバしいものがあるが、あれは目がチカチカして手帳の意味ないので、そういうのは選ばず落ち着き目のものを選ぼうと。

ジェットストリームで書いても裏うつりしない、という要件はあまりに厳しそうだったために、今回の要件からはずしている。

 

以上から見える私の手帳の使い方

GTDのリストでは、主に以下のリストの実装として使っている。

  1. Somedayリスト(3)
  2. Calendarリスト(2)
  3. 角度の低いCalendarリスト(2)

これ以外のメモ書きとかその日感想とかは大いに排除している。そのかわりに2種類のノートを用意するようになっている。一つはB5の無地でドラフト用のものを。もう一つはA5前後の罫線付で作業レベルに用いるものを。

手帳の使い方にはほぼ日を使ってその日のメモを、というやり方を見かけるが、私は(1)書かない日の紙がもったいない(2)書いてない日がなんだかプレッシャーを感じる、といったような理由から採用してない。やっているのを見ると(以下参考URLなどを参照のこと)結構うらやましいんだけれども、昔ほぼ日手帳を買って結局使わなかった実績があるので、多分やっぱりきっぱりおそらくどう考えても私には無理!と思う。

 

参考URL