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【タスク管理】ガントチャートはちょっとした個人タスク管理には合わない話

 個人タスク管理をする際に、一度は憧れるというか導入してしまう、いわゆるプロジェクト管理のガントチャート表であるが、あまりオススメしない。そんなオススメしない理由を今回まとめておく。

 

ガントチャートとは

 ガントチャートとは、大きなプロジェクトに対して、各作業項目単位に作業開始/終了期間を決めて管理する手法である。

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複数人で行うプロジェクト管理におけるガントチャートのメリット

  • タスクが明確になる
  • 担当が明確になる
  • 進捗が明確になる 

 もともと、ガントチャートは、「複数の人」が、「全体の進捗」を管理することによって、「スケジュールに間に合わせたい」という目的を完了させるためのものである。故に、どのタスクの進捗が遅れているのかをあぶりだすのが本来の目的なのであり、どの「担当」の「タスク」の「進捗」が遅れているか、を明確にするのがメリットになっている。

 

複数人で行うプロジェクト管理におけるガントチャートのデメリット

他ブログから引用したところ、個人タスク管理ではなく、複数人で行うプロジェクトでガントチャートを使うデメリットは以下のように列挙されている。

  • 実工数を無視した〆切になりやすい
  • タスクの相互依存関係が見えない
  • 納期に頼ると「学生症候群」と戦うことになる(納期ぎりぎり間に合うようにしか着手しない症候群)

via なぜガントチャートはプロジェクトで使えないのか – フロントライン通信

 

 だから、個人タスクにおいても況や、となるのだが、個人タスクにはそれ以外にもガントチャートが合わない理由がある。更新頻度と管理工数が割に合わないからだ。

 

個人タスク管理でガントチャートを使ったときのデメリット(1)リスケが頻繁に起こりガチ(更新頻度)

 

 個人タスク管理でガントチャートを使った時に、思ったよりもリスケが頻繁に起こることがあるだろう。というか、ちょっとしたタスクでも日付を入れないといけないのでガントチャートそもそも面倒。それに加え、自分で管理タスク管理だと、こう、「このタスク、明日でもいっかー」と思って、割とフランクにリスケしてしまう。

 また、他に割り込み作業が出てきたりするので、それもフランクにリスケしてしまう理由でもある。何より、リスケしたところでそこまで困らない。ここが、複数人で行うプロジェクトとの大きな違いだ。

 スケジュール変更のステークホルダーが己のみ、それは軽率にスケジュールも変更が可能でもあるということだ。しかし個人のタスク管理だ軽率にスケジュール変更して何が悪い?! 何も悪くない。

 

個人タスク管理でガントチャートを使ったときのデメリット(2)管理工数が多い(管理工数)

 (1)のデメリットでも書いた通り、リスケは頻繁に起こるし、追加タスクもそこそこ頻繁にも起こったりもする。これをまともに管理しようと全部書き込んでいこうとすると、追加・更新作業にとてもとても多くの時間を割いてしまう。

 プロジェクトマネージャーならともかく、ちょっと待て、今まで作業していた中でガントチャートの更新が一番時間食ってんじゃね? とわれに返ることは多いのではなかろうか。経験則的に自分のタスク管理にこの管理工数は割りに合わない。頻繁にタスク追加したりする人ならとにもかくにも矛盾を感じずにはいられまい。 

 

 これらの個人タスクでのガントチャートのデメリットは、一重に管理したい期間が大幅に異なることが要因にある。複数人のプロジェクトなら1ヶ月以上は普通であるが、個人のプロジェクトでそこまでの長いものは、想定していないだろう。

 

結論:ガントチャートを使いたい場合は、長期スパン(3ヶ月以上)等の長いプロジェクトに対して利用すべき

 個人タスク管理にガントチャートは利用すべきではない、とは言わない。けれども、1週間単位で完了するようなタスク、プロジェクトが頻発する項目管理では、ガントチャートを利用するのは避けるべきである。

 では、どういった部分には適しているか? 長期スパン等の長いプロジェクトで、複数人に進捗を共有したい場合に対しては(ん?)、個人のタスク管理も有効であるだろう。ていうかそのレベルはプライベートではあるものの、立派なプロジェクトなわけである。例えば、結婚式のタスク管理*1とか。。

*1:知人がMS Projectで管理していた