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飯と酒と時々GTD

【タスク管理】タスクシュートとGTD

 私はGTDが好きなのだけれども、タスクシュートとブッキングするんじゃないかと思っていた時があった。

 が、たすくまを通じて行った限りにおいては、全くといってブッキングしなかった。

 

計画と実行

 まずタスク管理を考える際には、二つの大きなカテゴリにわかれる。それが、計画と実行である。計画と実行は、考えるチームと実行するチームの二つがあると考えていただければわかりやすいだろう。会社で言うなら、経営と現場、という対立関係に当たる。

 タスク管理は、(1)経営と現場のいずれも実行者が同じであり、(2)その忙しさは時期によってまちまちである、といったことから非常に困難を極めていた。

 

GTDは経営と現場が一緒くたな時が最適(=つまり格段に忙しい)

 GTDはこの中でも、極めて非常に忙しい時にとても最適である。経営が考えているリストがそのまま実行を促すリストに使える。使えるというより、ブレイクダウンする暇がないというのが正しいだろう。

 経営と現場が同じリストを用いても上手くいくのがGTDの実行面での一面である。

 

GTDは、経営と現場が分離している(=暇な時)時は、経営だけ使うのがベター

 こんなに忙しい時に使えるGTDだから他の場合でもうまく使えるに違いない! と思うのがGTDで一度でも救われた人が思いがちなことである。しかしこれは大いなる間違いだ。

 多少忙しさがましになってGTDのリストを使ってみても、コレが全くてんでうまくいかない。

 時間がないならないなりに、人は究極なる選択(=どれを実行するか)は割とすぐに出来る。のだが、一旦暇があると、この選択は鈍くなる。とにかく現場をなだめすかしつつ実行するように促す必要があるのだが、あまりうまくいかなかった。

 とはいえ、実行したいことなどこれからしたいものについてをまとめておくには、GTDのリストの分け方はわかりやすい。

 ので、暇になったら、計画というか頭の妄想リストとしては、GTDのリストを使うのがよいだろう。

 

現場ツールでうまくいかない時の状況とは?

 私の最近の課題は専ら、暇な時の現場統制だ。
 つまり、切羽詰った仕事がない状況ではどうやったらこなしていけるのだろうか(あまりサボらずに)、ということである。

 それで、バレットジャーナルやKanbanFrowなどを試してはきたのだがなかなか上手くいかない。最初はもちろん上手くいく。うまくいったフリをするのだが、だんだんやっているうちに、うまくいかない。

 こなれてくると途中からうまくいかないのは、よくある言い回しだが、結局どういう状態になっているのかは何も言い表せていない。
 それは、期待値の精度が高くなってきて、それに実行精度が諦めた状態だ。気持ちとしては高めていけばうまくいくだろう、と思っているにも関わらず、実行側としては、作業量やそれに伴うアウトプットなどを総合評価した結果、精度を高めるに値しないと結論を出した状態だ、と私は解釈をしている。

 とくに、たすくまをしてから、上記の状態の説明はとてもしっくりいく。見直しがしにくい、データの流用がしづらい、何度も同じ作業をさせる、などなど、実行者にとって不満な作業、実行に見合った結果が伴わない場合、実行精度はずーっとおざなりなまま実行される。

 

暇な時の現場統制には、タスクシュートがよさそう

 そんな中で、たすくまの導入だ。

 私は、たすくまについては、スケジューリングの部分以上に、ログを取る部分について期待をしていた。
 特に、暇の時の現場に関しては、ログを取るという気持ちでタスク管理をしていたほうが心休まる。何せ、暇な時の恐ろしいことは、「今日は何もやってない・・・!」ということだからだ。(忙しい時ももちろんそうだが。。)

 たすくまは現状に合わせてログを取っていく、そのログを参考にして次の日のタスクを作ってログを取っていく。そう、私にとって、たすくまの候補としてスタックされているタスクとは、「ログが取りやすいように予め用意されているもの」という意味合いで、なんていうのかなぁ、作業やってたら、使うペンチや鋏が自分の手の届く場所にある、そんなイメージだ。

 上記で言いたいことは、私は「たすくま」をタスク管理ツールとは、到底認識していない、ということだけだ。

 

たすくまのいいところ

 「習慣ツールとかいろいろやってみるんですけど、結局たすくまに戻っちゃって」というのは、ライフハック心理学の佐々木さんが言っていたことだが、とてもよくわかる。

 たすくまのいいところは、習慣系のデータを取るのが非常に便利である点だ。

・メモ

 何よりメモが取りやすい。写真も保管できる。このタスクのやった時にこんなことをした、というメモを取れるのがとても画期的。
 何より、すごく気軽なインタフェースでメモが取れるのが画期的である。

・リピートタスクの振り返り

 私がこれ超いいな、て思うのはリピートタスクの振り返り。
 リピートタスクの管理画面を上にスライドすると、カレンダー画面が出てきて、今までやってきたタスクの履歴が表示される。そう! こんぐらいでいいのよ。毎回やったかどうだかチェックするためだけに、新たなアプリを立ち上げるなんて面倒なのだ!

・終わりましたかリマインダー

 私は集中するとすぐに時間を忘れるので、このリマインダーは非常に助かる。とても助かる

 

QuickLoggerPlus

 終わりましたかリマインダーでふと思い出したが、昔似たようなログ取りをしていたことを思い出した。

 私がとても忙しく、21時以降まで仕事をするのがザラだった頃だ。会社で作業別に時間の配分を報告しろっていうのがあって、これを取るのに非常に面倒だった。

 後でこれに何時間使って~とかいう作業がとてつもしたくない。

 それで私が取ったのは自動化処理だ。いろいろ時間ログのツールはあったが、結局どれもいまいちだったので、VBAとマクロの組み合わせになった。

 QuickLoggerPlusという、VBAでショートカットでダイアログを呼び出して、テキストに書き込むツールが見つかった。
 これを使って15分毎に呼び出すようにした。
 更にここから、出力フォーマットを修正し、更に会社用のフォーマットに整形しつつ集計するマクロを作り、ログを記入すれば最終的には会社に報告する時間計測ができるようになった。

 よくよく考えると、たすくまがやっている本質は、この昔使っていたVBAツールに近い。
 つまり、強制的に記入を促すこと。
 それに加えて、たすくまでは、集計しやすかったり、スケジューリングやスケジュールによる時間配分がわかったりして拡張しているということだ。

 そしてこうも思う。これぐらい強制されないと、ログというのは取りづらいものであるのだな、と。

 

ところで

 ところで、完了画面でくまたんの画像がランダムに出てくるのですが、ショックを受けているくまたんを見ると、なんだかびみょーに罪悪感を覚えるのは私、だけ、ですかね?
 できれば、うきうきくまたんモードとかで、ちょっとショック受けたりあわあわしてるくまたんを見せないようになると、嬉しいなぁ、とか、とか。