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works4Life

飯と酒と時々GTD

【GTD】Doit.imを一年程使ってみることにしたその理由5つ程

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4/6に1か月間の試用Proアカウントの期限が終了したが、調子がよいのでこのままDoit.imを1年ほど使ってみることにした。サービスはなかなかよさげで、長年使っていたFitzNOTEからようやく、ようやく! 旅立てそうな予感がする!!

 

FitzNOTEから旅立てた機能とは?

GTDを知る以前から使っていたFitzNOTEだから、実質6年程使っていた。わかっちゃいるけど離れられない理由は以前の記事にも書いた通り、新ツールからもたらされる恩恵よりも、FitzNOTEの項目の追加のしやすさが勝っていた。そんなどっぷり使用していたFitzNOTEから旅立てそうな理由を分解してみると、5つ程ある。

 

(1)カレンダー系のタスクが、スケジュール計画に反映でき、google calendarと連携できるようになった (2)デイリープラン・デイリーレビューがある (3)スタート時間が設定できて、始まってないものは非表示にできる (4)「目標」がある (5)Evernoteと連携できる

 

(1)カレンダー系のタスクが、スケジュール計画に反映でき、google calendarと連携できるようになった

効果として、カレンダー系のタスクとスケジューラを統一することができるようになった。

私がFitzNOTEに舞い戻る理由は、他のツールに移行したって、このカレンダーとの機能がうまく連携できないところにある。タスクツールにミーティングなどの日付タスクを登録すれば、そのままカレンダーに予定として表示される――これができるようでなかなかできない。Doit.imはできるようになったので重畳である。

この効果により、「作業取りこぼし軽減」「時間の見積」「仕事とプライベートのカレンダータスク統一」「iPad miniへのカレンダー連携」というのが、Doit.imで同時にできるようになった。

「作業取りこぼし軽減」――これは、カレンダー系のタスクはFitzNOTEにとって悩ましい問題であった。FitzNOTEはつまるところツリー系エディタである。カレンダー系のタスクは邪魔なので、別のツリーで管理して、必要なタイミングになったら参照する、という運用をしていた。ところが、そんな運用をしていると、作業をすること自体をうっかり忘れてしまう、ということが起こったりするんである。

「時間の見積」――また、カレンダー系のタスクを別々に管理していると、今日できる仕事量というのが見積りにくいということである。今日はこれとこれとこれをするつもりだぜ!と勢いよく見積もっていても、スケジューラを確認したら思った以上にミーティングが入っていて、思ったようにできなくなったということが起こっていた。

「仕事とプライベートのカレンダータスク統一」――今までは会社は会社のスケジューラ、家の方はスケジュール帳をメインに管理していた。こういう運用になると、病院行ったりするスケジュールをすっぽ抜けて、仕事のミーティング入れちゃったりして、どっちかをリスケしなきゃいけなくなったり、明日は早く帰れるぜー!と思って約束を取り付けて次の日会社に行って確認したらスケジュール入ってた、とかそういうことがたびたび起こっていた。が、Doit.imでどちらのスケジュールも入れるようになって、残念な出来事は減るようになるだろう。

iPad miniへのカレンダー連携」――「仕事とプライベートのカレンダータスク統一」はこれだけで問題が解消できたわけではない。「iPad miniへのカレンダー連携」も重要である。会社のスケジューラは外部で確認できない。なので、スケジュール画面のスクリーンショットを取って、次週は何があるかを社外で確認するという乱暴な方法を採用していた。この乱暴な方法はうっかりスクショを取り忘れると破綻しており、予想通りに破綻していた。それがDoit.imはgoogle calendarと連携することができ、iPad miniでも確認することができるようになった。

 

(2)デイリープラン・デイリーレビューがある

効果として、今日やるタスクの小計画ができるようになった。

プランの方は、今日はどれとどれとどれやって、どれぐらいの時間を想定するから、こんくらいはできそうかな、というのを見積もれるプロセスだ。

デイリーレビューは、今日はこれやってこれやった、こんぐらい時間かかって見積よりだいぶオーバーしてたわー、これまだやってないけど急ぎじゃないから明日にまわそっと。そういうことをするためのプロセスがあります。

これはすごい嬉しい。特にデイリープランの方は、昔私がノートでやっていたそれと同じことをしていたのがそのままシステムに組み込まれていた。予実管理って結構面倒くさいのでうまくできたためしがないので非常にうれしい。

そんなわけで、このシステムは通常のタスク管理ツールには珍しい、就業時間を設定できる。これによって、今日使える時間はこれだけですよ、という上限を作ることができる。これによって、ようやくカレンダータスクを組み込んでもそん色ない。

今まではカレンダーを見てから今日は残り何時間、というのを確認するので2手順かかっていたのが、Doit.imにカレンダータスクを組み込んでおけば必要がなくなるハズだろう。

 

(3)スタート時間が設定できて、始まってないものは非表示にできる

効果として、タスクの取りこぼしがなくなった。見るのうざい症候群が減った。

これは来月には必要になるんだけど、今月中には必要ないんだよな、てのがある。ただのアイデアツリーだったFitzNOTEはもう別の場所においとくぐらいしかなくて、でもそうしてると必要な時期にはすっかり忘れているということが多分にあったのが、それが解消されるんである。

startまでに至らない場合は、凍結されたアイテムとして、リストには非表示にされて、非常に気持ちがよい。

(4)「目標」がある

効果として、「何のために」が身近にできるようになった。

「フォルダ」や「カテゴリ」ではなく、「目標」である。ちょっとした名称分類の違いではあるが、これは、GTDを理解しているのとそうでないのとで、大きな違いがある。

Doit.imでは以下のような親子関係を取る。

・親-子 ・目標-プロジェクト-タスク-サブタスク ・目標-タスク-サブタスク

目標があり、それを具体的に分解したものがプロジェクトもしくはタスクである。このつながりが非常に大切であり、単なるフォルダやカテゴリでは関係性が薄まってしまう。

「フォルダ」や「カテゴリ」は分類するためのものであり、たとえその中に入っているものが方向性があるものであっても、そういう風にはとらない、むしろ方向性を消失させるように促される。「フォルダ」や「カテゴリ」にプロジェクトが入っていると、ふーんこんなにあるんだー、という感想に終わってしまい、じゃあこれからどうしようか、という風には考えられないんである。

だから、「目標」と銘打ってもらったことにはありがたいし、プロジェクトリストの項目に補足項目として見れるのはありがたい。

 

(5)Evernoteと連携できる

効果として、手順レベルの項目と連携しやすくなった。

移行する際に悩ましい問題があった。ルーチン作業をどのように独立しつつ取扱うか。

FitzNOTEの場合は親タスクをコピペすればよかっただけだった。しかし、Doit.imはタスクのコピー機能がない(早く作って!)。リサイクルするには難しい。そこで、Evernoteの連携が役に立つ。

Evernoteの方で詳細なルーチン作業は記載し、実行するタイミングはDoit.imで管理することにした。

 

まとめると、新ツールDoit.imでやり方が以前と変わった

今回はわざわざ、『理由を分解した』と書いているが、これらの理由は全て揃っていてようやく効果が発揮されたからだ。

結局のところ、私がFitzNOTEに戻ってきたのは、新ツールに移行したところで、たいしてやり方が変わるわけではなかったからだ。それでいて、項目の入力自体はむしろやりづらくなる――確かにこれでは、FitzNOTEに戻ってしまう。

いろんなツールがあるけど、実際にこういう風にGTDを回したい!という要望に耐えうるのってそんなにない。NextActionのリストがいまいちだったり、期限は決められても開始時期が決められなかったり、プロジェクトの概念が曖昧だったりして、なんとかGTDに適用して使ってみようとがんばってみるんだけど、だったら同じぐらい適用性のないFitzNOTE使ってるのが一番マシだわ、という感じになっていた。

誰もかれもが「Doit.im」が合うとは言い切れないが、いまいちGTDのツールでピンとこない、というのなら、今の私はまさしく「Doit.im」を推すだろう。