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works4Life

飯と酒と時々GTD

忙しさのレベルとGTD

この手帳が他のものと違うのは、付箋を使って仕事をマトリックス管理していることです。 付箋で管理する「仕事マトリックス」 写真を拡大 付箋で管理する「仕事マトリックス」 図を見ていただければわかると思いますが、やるべき仕事(タスク)を付箋に書き出し、その都度「緊急度・重要度」を1~4のカテゴリーに分類するのです。このマトリックスを使って自分の仕事を目に見える形で整理するだけでも、自分の仕事状況がすっきり把握できます。

手帳と付箋で「仕事のピーク」を把握する! | 新・会社論

仕事が忙しくなると、その忙しさからなんとか脱却したくて、いろいろ仕事管理を探そうとする。かくいう私も同じくで、暇を見つけては何かいい方法がないか探してきた。

で、いろいろ見ていくうちに、「こうしたらいいよ!」とすすめられる仕事の管理方法には、いくつかパターンがあることに気づく。上記のような時間管理、といった方法だ。仕事管理の方法にパターンがあることは結構簡単に把握できる。

ところが、今の自分に相応しい仕事管理を見つけるには、そのための基準が仕事管理のパターン以外に、もう一つある。忙しさのレベルだ。

多忙レベル1:忙しさはそれなりだが、緊急度&重要度マトリックス管理でなんとか対応できる

忙しくなってくると、何が今緊急なのかがわからなくなってくる。そこで、この4つのマトリックスを使って管理するということだ。緊急度&重要度のものからやっつけていけば問題ないはずだ!

このレベルは、通常の仕事よりも「あれ?いつの間にか仕事が増えてる・・・!」といったぐらいの状況までに対応しやすい。

おおよそ自分の作業量よりも多くやってきて、把握が追いつかないので、項目数を把握するだけで十分な場合に適応しやすい。

このレベルは、メンバーが一番活性化しやすい状態。

多忙レベル2:忙しいは忙しいが、締め切りでなんとか対応できる

正直なところ、「俺がんばったぜ!」という充実感をバランスよくもてるのはレベル1の忙しさ。とはいっても仕事はノンストップ、「こっちくんな!」と思っても仕事はやって来るわけだ。

  • そもそも重要なものの区別があんまりないんだけど
  • 全部が緊急&重要なんですけど
  • 何時の間にか重要になってて4つのマトリックスで管理するどころじゃないんですけど!
  • 重要かどうかを判断する暇なんぞない!

といったような問題が出てくると、マトリックス管理では間に合わなくなってくる。

じゃ、どういう戦略に出るのかというと、至ってシンプルだ。

締め切りの近いもので、尚且つ今取り掛かることのできるものから、やっつける

この時の私のイメージは、爆弾処理班だ。締め切りという爆発時間の差し迫った爆弾(仕事)から対応処理を行う、というものだ。対外的な問題から言えば、「要は締め切りが守ればいい」んである。

しかしだ。

この爆弾処理班が一つも爆弾を爆発させることなく処理するためには、次のようなことを把握しておく必要がある。

  1. 自分の受け持つ全爆弾を把握している
  2. 全爆弾の、爆発する予想時間を全部把握している
  3. 全爆弾の近未来に取り掛かるべき処理作業の見通しが立っている
  4. 全爆弾のうち、今現在取り掛かれる処理作業を把握している

そして、会社の仕事がつつがなく処理するにも同じことを把握しておく必要がある。

  1. 自分の受け持つ全仕事を把握している
  2. 全仕事の、締め切り日を全部把握している
  3. 全仕事の近未来に取り掛かるべき作業の見通しが立っている
  4. 全仕事のうち、今現在取り掛かれる作業を把握している

ここらへんの全体と作業を把握しやすいような考え方とやり方を紹介しているのがGTDである。

多忙レベル3:とにかく忙しくて、管理が追いつかない

多忙レベル2でも十分忙しいんであるが、残念なことに更にこの上を凌駕する忙しさは存在する。

仕事があんまりにも忙しくなってくると、仕事をふった側も何時の間にやら依頼したことを忘れてしまうこともある。そもそも全体の仕事を誰が把握しているのかすら、胡散臭い。

先ほどの爆弾処理班のたとえをそのままもってきてみよう。

相変わらずの爆弾処理。明らかに処理対応許容量を超えた爆弾が横たわっている状態だ。このとき、ある量の爆弾が、爆発するのはやむなしと考えつつ、爆弾処理を行うというのが、このレベルの忙しさである。

管理の時間は大幅に削られ、とりあえず爆弾処理だけに追われ続ける、というのがこのレベルである。

ここらへんの多忙レベルの友達に、GTDをすすめたら、怒られた。

ちなみに、大規模プロジェクトリーダーは、この多忙レベルが一番活躍しているように思う。それから昼の厨房とかはこんな感じのように見える。最小限のデータだけ記述し、それ以外は全部頭に入れて、行動時間を短縮するという形である。

このレベルになると、管理方法は、個人間で最適化された方法では不十分で、その状況に合わせた連動性の高い管理方法が必要となってくる気がする。

多忙レベル4:忙しすぎて、何がなんだかよくわからない

いわゆるテンパッってる状態。多忙レベル3ではまだ処理対応はできている。これを更に凌駕すると、もう対処の施しようがない。

個人に対してこの多忙レベルを割り当てるなら、多忙レベル3で、上司にエスカレーションをあげたいところ。しかし多忙レベル4になると、もう自分からヘルプをすることすらできなくなってしまう。のかもしれない。

私が2010年2月に起こった状況は、多分このレベルなんだと思うんだけど、生産性は格段に落ちる。とにかく進むだけで精一杯な感じ。

それでも大規模プロジェクトリーダーレベルは、元気に活動中だ。やつらはタフだ。私の上司は結構な問題が発生するとこう言った。

「俺、わくわくしてきちゃったよ!」

悟空がいた。

まとめ:管理方法が変わるのは仕様がない

そんなわけで、仕事管理の実装には、この忙しさがどうしても絡んでくる。私が今まで実装をころころと変えてくる癖があるのだけれど、これは自分が飽き性だけでなく、忙しさが安定しないということもあったんだと、合点がいった。

そんでもって、GTDをやろうとする人間にSE系がどうも多いのは、この忙しさの上下が激しく、ついでに作業がプロジェクトによって切り替わることが多いからではないだろうか。

さて、あなたの最近の忙しさはどれぐらいだろう?