works4Life

飯と酒と時々GTD

nextActionリストのカテゴリ分けは状況別で行う、というのは思ったより効果的

行動を選ぶための基準となる四つのモデルとは?

 『仕事を成し遂げる技術』の中で、行動を選ぶための基準となる四つのモデルというのが説明されている。

  • 状況 - 実行可能な条件
  • 利用できる時間 - 実行可能な時間
  • 利用できるエネルギー - 気力があるかどうか
  • 優先順位 - 実行可能な項目の中での優先順位

 一番不思議に思いつつも妥当なのが、優先順位が一番後になることだ。これがもっと前の基準にきそうなものだが、突き詰めて考えていくと基準となるのは最終となる。

 1番初めの基準である「状況」は、今自分はミーティングの真っ最中なのか、通勤途中なのか、自分の席なのかで実行できることが変わってくるということ。確かに自分の席の前でしかパソコンも動かせなかったり、資料を参照することができない。  2番目の基準になる「利用できる時間」は、次に必ず行う時間まである余裕時間に、行動は依存すること。確かに次の会議に10分前ぐらいだったら、トイレにいったり、雑誌を見たり、事務処理をしたりする作業を選択するしかないだろう。  そして3番目に「利用できるエネルギー」。ミーティング後はぐったりするし、朝はアクティブに動けるけれども昼一はいまいちまったり気味。エネルギーというとピンとこないかもしれないが、気力と考えるとよくわかるかもしれない。気力の少ない昼一には事務処理をやったり整理をしたりする作業を割り当てるがよい、というのを説明している。  最後にようやく優先順位がやってくる。実行可能なことがわかって複数あったら、そこでようやく優先順位を考えて選びましょうということだ。

 この四つのモデルは、優先順位があってもその優先順位で行動できるかというと行動できない、と説明しているに他ならない。Davidは優先順位はあまり気にしなくていいと言っていたが、確かに納得である。行動を選ぶ条件の中でも優先順位自体が優先されないし、刻一刻と優先順位自体も変わっていく。

 重要項目をやらなきゃ!と焦ったところで、やれることは自分の重要度合いに関わらず決まるものだ、と言われているような気がして、少し気持ちがやわらいだ。

nextActionリストのカテゴリ分けと行動(略)四つのモデルとの関連性

 話を変えて、nextActionリストのカテゴリについて考えてみる。

 正直なところ、nextActionリストのカテゴリは適当に作っていた。大きく@Workと@Homeにわけてそれぞれリストを作り、nextAction@Workリストの各アクションごとに@Computer,@Tel,@Mailをつけていた。ホントはnextActionは一つだったが、仕事は仕事でやりたかったのでひとまず私用と仕事用とでわけた。  これが、それなりに正解で、それなりに間違っていた。

 これらのカテゴリというのは、使う状況に応じて作るのがよい、と『仕事を成し遂げる技術』は言っている。しかし見てみよう、@Workと@Homeは単に、仕事か私用かで分けているだけで、その中のリストは行動できる状況毎に全く分けていない。だからそれなりに間違っている。@Homeは家でするべきことがよくあるので、この部分はそれなりに正解な部分。  原本では、「私は長年の経験から、『できるだけ早く』の行動を思い出すための最良の方法は、その行動に必要な特定の状況によってであることを発見しました。」とあり、何故状況別でカテゴリ化するとよいのか、というのは経験則から導き出された結果なようである。

 ここでちょっと思い返してみた。四つのモデルの一番目の基準とは何なのか? それは「状況」であり、上に述べた行動を思い出すための最良の方法に他ならない。この四つのモデル自体も経験則上にもよるものでありそうだが、要するにとりあえず「状況」でリストをまとめるとわかりやすくなり、また、行動を選ぶための1つ目のフィルタリングを予めやっておくことになる。

 ちょっと最近Actionリストを見るのがうんざりしてきたところなので、これで再検討してみようと思う。もう少し作業に移るまでの時間がアップすればいいなぁ。