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飯と酒と時々GTD

GTDのリストに見る分類の骨子

Digital Analyser ZERO ≫ Blog Archive ≫ GTD運用メモで以下のようなものがあった。

・運用でちょっと迷いが出たのが、  自分で実行可能  2分以内には不可  カレンダーに登録する予定は決まっていない 「いつか」リストに入れるには直近で現実的だが、ネクストアクションというほどのタスクでもない。 というタスク。 例えば俺はプロジェクトに「書棚に本を入れて整理する」というのを作り、以下のタスクを挙げている。購入から受け取りまでは完了している。 (略) 受け取ったはいいが、組み立てと本の格納は、ネクストアクションに入れるにはすぐやるという感じでもなく、かといって直近にはやる必要がある。このステータスをGTDの分類では解釈し辛くなっている。一応、未決に入れておいてレビュー時にやるかどうかをその時の自分が判断、という運用にしている。

 Digital Analyser ZEROさんの所だと、『Lifehack PRESS』のルールに従ってGTDをやっているそうなので、自分のやっているルールと若干異なる部分がある。

 で、異なる点は、ネクストアクションに入れる項目。『Lifehack PRESS』では、ネクストアクションは今週やること、で説明しているが、私は実行可能なもの全てを実施時期に関わらず登録している。

 私も当初そのネクストアクション=今週やること、という意味でGTDを運用していた時期もあったんだけど、それだとうまくいかなくてやめてしまった。

Lifehack PRESSで紹介したActionリストのカテゴリとは

閾値の言わんとするところ

 『Lifehack PRESS』の言わんとしているところは、Somedayリストに振り分ける閾値を、一週間以内に実行しないかどうかの振り分けで考えたんだろうと思う。なぜなら、WeeklyReviewは一週間単位でするから、その際に一週間以降の項目はピックアップできるからだと思う。それで、NextActionリストは自ずと今週するリストとなるのではないかと思われる。  でもそれってどうなの? とちょっと思うことがある。

実行時期を閾値にした場合の問題点

 実行時期でSomedayリストとNextActionリストに振り分けるのって、これって今までのTodo管理と区別の基準が変わっていないような気がしなくもない。割り込みタスクの少ない人は、今週やるって決めたリストをこなせばいいかもしれないが、割り込みタスクがいっぱい発生したらこれは守れないんじゃないだろうか。そしてその割り込みタスクでToDoリストを守れなかった失敗をまた繰り返さないのだろうか。今日やるリストが今週やるリストにスパンが伸びただけで、今日やるリストとそう大差ないんじゃないかと思うわけだ。

 それに、やはりというか、1週間以降にやると決めた具体的な行動は、どのリストからも不似合いでどうしてもすっぱ抜けてしまう。だからといってSomedayに入れるにしては具体的すぎるし、こうなると、NextActionリストとSomedayリストの間のリストを作ることも考えられるが、リストは増えてそれはそれで面倒だ。

 仮に、一週間後以上に実行すべき重要な具体的事項をSomedayリストに入れたとしよう。具体的な事項がSomedayに存在することはありえるのかということ自体が疑問のひとつでもありうるのだが、まぁ仮にリストの一部としたとしよう。SomedayリストはNextAction以上にはるかにリストが多い。その中でもドラえもんに頼みたいような要望だっていろいろある。その中から直近の具体的な項目をピックアップするのは至難の業ではないのかというのが率直な感想だ。それに、そもそも具体的な作業に明確化していること自体がSomedayリストの項目とあまりに似つかわしくない。実行すると決めているし作業自体も具体的に何をするのかわかっているし、後は時間と場所さえそろえばできることであるのだから、ますますSomedayと不釣合いである。

 これらの問題点を考慮すると、NextActionリストが、今週中に行う具体的な実行するためのリストと考えるのがなかなか難しくなってくるのではないかと思う。

GTDのリストに見る分類の骨子


注意:

 以下の内容は私が考えた内容であり、それがGTDのルールに適しているかどうかはわからない。GTDのルールと自分自身の経験上から導き出された内容が以下のとおりだ、ということを注意されたし。


GTDリストの大枠

 GTDの重要なポイントとしてWeeklyReviewが挙げられているが、本当にGTDの支えているものはGTDのリストの分類だと私は思っている。WeeklyReviewでリストの見直しの言わんとしているところは、リストを最新の情報を保つようにリフレッシュしなさいということだ。これはこれで重要ではあるが、それを提唱したからといって、GTDがTODO管理より抜きん出た特徴をあらわすものではない。

 GTDが元来のTODO管理と大きく異なるのは独特のリストのカテゴリである。カテゴリへの分類フローの骨子は大枠して以下の通りであり、これらは、GTDの「2.処理」「3.整理」を経過して、以下のような各カテゴリに進んでいることだろう。

  • あるタスクは、時期はともかく実行すると決めたかそうでないか → (実行しないものはSomedayリストへ)
  • あるタスクは、実行が具体的かそうでないか → (具体的でないものはProjectリストへ。Projectリストの次に実行する具体的な行動を一つだけ考える)

 そして残ったものがNextActionリストに列挙される。このフローを見ると、実行するかしないかに関してまず振り分け、次に実行可能かどうかの具体的抽象的かによってタスクを振り分けている。その結果、Actionリストに振り分けられる項目は、二つの特徴を有するものになる。つまり、(1)内容が具体的で状況等の条件さえ決まれば実行可能な具体的作業であること、そして、(2)何が何でも実行すると決めたもの、である。NextActionリストはその中の各タスクがいつ実行されるかどうかは全く決めていない。  また、WaitForリストとCalendarリストはActionリストの中でも、前者は待つという動作であること、後者は実行期日が決まっていることから別出しにされただけである。

実行可能かどうかではなく、自分がするかしないか

 このタスクのリストへの割り振りで重要なのは、一番最初に自分自身がそのタスクを実行するかどうかを決める、ということにある。そしてそれらをいつ実行するのかはまったく決めていない。NextActionリストもProjectリストも同じく、毎回のWeeklyReviewでどれが完了して、未完了なのかを確認するリストに他ならないのである。つまり、NextActionリストの意義は、今まさにこの時間に、自分が具体的に実施できるものには何があるのだろうか、ということを把握することにある。  NextActionリストは、スケジューリングの際の、実行するタスクの範囲を決めるリストでは決してなく、スケジューリングする際には実行する項目をチョイスするためのリストであることを間違ってはならない。

NextActionリストで気になる点は?

 こんな時間軸を全く無視したリストで問題ないかと思うことも尤もである。

 NextActionリストが1週間で完了しなくても問題ないだろうか? すべてのタスクは完了しなくても問題はないし、WeeklyReviewや割り込みタスクですぐにまたNextActionリストの項目は増えてしまうだろう。それに、1週間をまたいだ後でも大丈夫なタスクはいっぱいある。特に個人タスクは仕事の忙しさに応じて残っていくことだろう。  NextActionリストのタスクが多くなったらどうするのか? 『仕事を成し遂げる技術』では、このNextActionリストに50~100タスクを持つ人もいると書いてあり、そのような人には状況別のNextActionリストを作ればよいと推奨していたので数はあまり気にすることはないだろう。  なかなか消化できないタスクがあるのだが気にかからないか? 頭で悩んでいた分がリストの中にあがってきているだけである。いつ実行するかは全く約束していないので問題ないし、取りこぼしがある方が大問題だ。はじめは実行していないことに気になると思われるが、そのうち気にしないように慣れていくだろう。

1週間以降でも実行すると決めた具体的タスクはNextActionリストに

 だから、私自身は1週間以内にしようと思うが思わないがにせよ、やろうと決めたことについては時期にとらわれずにNextActionリストに入れるのがベストだと思っている。いつ実行できるかどうかは、時と場合によって、変わってくるのだから選択の範囲は広めにとっておいてとりすぎることはない。また、いつ実行するかは決めていないので自分自身を裏切るわけでもない。

自分で実行可能・2分以内には不可・カレンダーに登録する予定は決まっていないものはどこのリストへ?

 さて、上述のようなタスクはどのリストに入るのかというと、確実にNextActionリストに入るだろう。やることは決まっているし、また作業自体も具体的だからである。