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飯と酒と時々GTD

GTDと緊急性の高い仕事の取り組み方の違い

 GTDが一番有効である場面は、ある作業が分断された後に、再度復帰しなければならないときです。この分断する時間が長ければ長いほど、正確に以前の作業状態を思い出すことが難しいです。そのために、どうやって、状況を保管しておくことが、ひっぱりだしやすいか、そういうところを着眼としているのがGTDなのだと、私は思っています。David Allenのクライアント層を想定する限りにおいても、GTDは、横槍の多く、書類仕事の多い経営層もしくは管理層に対して有効だと、提供された方法だと思うわけです。

 現状の仕事はGTDベースで行っていますが、それでもGTDが全く役に立たないことがあります。緊急度の高い仕事がこれにあたります。例えば、問題が発生し、それに対して、少なくとも暫定の対応が半日以内であるような場合は、GTDはあまり役に立ちません。  こういう場合で何がものを言うかと、人というリソースになります。むしろ、会社の旨みの一つはこの「人」のリソースを突っ込められるという所にあります。とはいえ、結局は誰が精通しているかどうか、といったことは下っ端はわかりにくいので、そういう意味で上司をして、関連部署の上司にヘルプを出しむるわけです。こういった負荷分散ができるのも、会社としての長所だと私は思います。

 なぜ、上記のような場合にはGTDは役に立たなかったかというと、(1)関連した作業が連続して続いているからであり、作業が分断されることが少ないこと、(2)また仮にちょこちょこ分断されても、緊急性ということもあって、頭の中で非常にデータとして取り出しやすい位置に記憶されていること、(3)GTDは全く異なる種類のものを整理するのに適しているので、今回のような数珠つなぎのような作業を整理しても判断材料としては役立たないこと、というようなことが考えられます。

 しかしながら、GTDを利用するにしろ利用しないにしろ、一つだけ共通にいえることはあります。問題を解決するための、最短の方法――ショートカットを見つけようとしているところです。  GTDの場合は、分断された作業から復活しやすいようにできる作業を事前にリストアップすることでショートカットを作ろうとしています。問題が発生した場合に、多くの人を巻き込むのは、ノウハウや利用できる人間を揃えて、解決策への調査等の時間短縮することでショートカットを作ろうとしています。  GTDの場合は、複数の異なる仕事に対してですが、問題への解決には、単一の険しい仕事に対してである、というところが二つの異なる点です。

 ショートカットの方法は異なりますが、いずれにせよ、短期間で実行に移せることを目標にしています。この原理を忘れず、決断力を高めて行きたいものです。