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飯と酒と時々GTD

仕事その場しのぎ用GTDの適用方法

 本来は、プライベートの方を適用してから、仕事に適用するつもりだったが、仕事で一部適用したところ、とても成功したので記録しておく。

「その場しのぎ」の理由

 現在行う必要のあるタスクについて、洗い出しを行いたいためであって、頭の中の全てを洗い出しているわけではないから。  仕事のタスクがいっぱいですぎて、にっちもさっちも行かなくなった場合のその場しのぎ用に実施した。ちょっと作業をやっては、完了していないのにすぐに別の作業に取り掛かったりするような状況に実施するような想定である。

用意するもの

(1)クリアフォルダ(いっぱい) (2)Projectリスト用の紙 (3)NextActionリスト用の紙 (4)WaitFor用の紙 (5)レポート用紙(みたいなもので可)(1枚ずつはがれるもの) (6)トレイ(なければ箱でも可)3つ以上

初期作業

0.準備

(6)の3つのトレイは以下のラベルを各々にはって用意しておく。

・NextAction ・WaitFor ・References

1.収集

(5)のレポート用紙に、仕事上で気になる全ての仕事関連の項目と事務関連の項目を洗い出す

2.処理

 項目が当面の作業を行う必要のないものは、このその場しのぎGTDでは出てこない想定。出てきたら、新しい(5)レポート用紙にいつかやるリストを作り、そこに書き写す。

 項目が書いている内容で完了する場合、NextActionリストorWaitForリストに書き写す。

 項目が書いている内容では終わらないものはプロジェクト扱いになり、以下作業を行う。

・(5)のレポート用紙を一枚とって、上部にプロジェクトのタイトルをかく(以降プロジェクトシートと呼ぶ) ・そのプロジェクトのNextActionを決める ・決めたNextActionをプロジェクトシートに書き写す ・決めたNextActionを内容に沿ってNextActionリストorWaitForリストに書き写す ・プロジェクトシートを(1)の空のクリアファイルにいれる ・NextActionの入れたリストと同じトレイにクリアファイルをいれる ・プロジェクトのタイトルを(2)Projectリストに書き写す。

3.整理

 NextActionリストの各項目について、行動できるトリガを考えリストの右に書いておく  私自身が使っているトリガは、@Com,@Tel,@Mailぐらい。この3つの項目はフラグみたいにずらして書いておくと、わざわざシーンごとのリストを使わなくても見つけやすい。

4.レビュー

 初期動作は必要なし。

5.実行

 で、作業を実行する。なんらかの作業が終わったら、プロジェクトシートに作業記録を書くこと。プロジェクトシートがいっぱいになったら、新しいプロジェクトシートを追加すること。  以下は各シーンにそった作業イメージを記述している。

(1)NextActionを実行する

 NextActionリストを見て実行していく。1)~3)の実行時間はおおよそ1秒もかからない作業。

1)行動できるトリガを決める 2)NextActionリストのうち、決めたトリガのActionを一通り見る。 3)重要で先にやる必要のあるものを実行する 4)とくに重要なものがなかったり、実行し終えたら上から順番に実行する。(重要でなく時間がかかるものはもちろん飛ばしてよい) 5)1)に戻る

(2)メールを見る

 回答のあったメールについてはWaitForリストにチェックする。Projectシートもトレイから取り出し、関連するプロジェクトシートに回答ありの旨を記述する

 メールによって新しいプロジェクトが発生した場合は、 2.処理のプロジェクト扱い作業を実施する。

 あるプロジェクトの連絡があった場合は、プロジェクトシートに記述する

(3)電話する・電話を受ける

 関連するプロジェクトシートを取り出し、電話をしつつメモを取る。電話中に発生する実行の必要のあるもの(待ちも含む)は左側端に□を書いて、Action化する。電話が終わったら、□の部分をNextActionリストorWaitForに記述する。 (あまりに頻繁にやり取りの発生するものについては、書かない場合もある)

(4)人と会話をする

 (3)と同じ。

その場しのぎ用GTDのポイント

 このその場しのぎ用GTDをやるにつけて、いくつかポイントがある。必ずこの点は守って実行した方がよい。

アナログでいこう

 どのソフトを使ったらいいとかどうとかそんな考える時間はない。ひとまず紙で作業する。ソフトの選定する時間はない。

作業記録をとろう

 実行する際には、プロジェクトシートに作業記録を書くこと。作業記録は多少抜けても問題ないので書くように努力する。メールで確認するとき、電話があったとき、作業を再開する時にプロジェクトシートを見直すだけで直近の作業が何を実行していたかがわかる。

 プロジェクトシートを病院のカルテと考えれば使いどころのイメージがつかめるだろう。

リストを作ろう

 プロジェクトシートのクリアファイルを紙ととらえたならば、トレイの構成は、あしかシステムとかなり似ている。だったらリストは必要なくて、このクリアファイルがどこのトレイにあるかで管理すればいいんじゃん、とか思うかもしれない。実際私もそう思って、リストを作らずに管理してみたが、うまくいかなかった。なので、NextAction/WaitFor/Projectリストを作るのを怠ってはならない。

 リストを作る効用はいくつか存在する。  NextActionリストとWaitForリストは、実行するまでにかかる時間を短縮してくれる。  Projectシートは、いっぱいあるプロジェクトのうち、稼動しているものを1画面だけで確認できる。リストの共通の効用は、把握すべき項目を1画面で確認できることだ。  リストを作らず管理していた頃は、クリアファイルを全て取り出し、それぞれのプロジェクトシートを見直す必要があった。これが非常に手間でタイムロスだった。それが単にまとめたリストを見るだけで、ある程度の進捗を確認することができる。  Projectリストは遠視眼鏡みたいなもので、プロジェクトの詳細はすっとばして大枠だけを確認できるのだ。そしてこれが精神的に非常に軽くなる。

実際談

 今日、あまりにタスクが多くなり、どれからはじめたらいいのかわからなかったので、その場しのぎ用にということで上記をためしてみた。  今までその場しのぎ用というとToDoリストを作っただけだったのだが、NextActionリストとWaitForリストにまとめてみたら、思いのほか作業しやすいことがわかった。特にNextActionリストは、自分がNextActionリストに記述した時点で、だいたいの作業イメージ(重要かそうでないか、時間がかかるか時間がかからないか、骨を折る作業がそうでない作業か)と、すぐに実行できるものという認識がつくのでよどみなく実行できる。  つまり、単に項目をリストアップしたtodoリストでは、それがすぐに実行できるものかどうかの認識作業がたりなかったわけである。それを、2.処理・3.整理を実行することによって、作業の認識が自ずと深まる。  1クッション入れるだけで、実行するのに随分変わるのがびっくりした。これを軸にして、本来のGTDにもっていければと思う。