works4Life

飯と酒と時々GTD

第10回GTD勉強会 ~ナチュラルプラニングを知ろう

ナチュラルプラニングを知ろう!

今年の目標は何? というお題で募りましたが、今回は人数が少なく6人ということもあって、ざっくばらんに進めていきました。

  1. ナチュラルプラニングを理解しよう!
  2. ナチュラルプラニングを実践するためのチェックポイントは?
  3. あなたのナチュラルプラニングはどんなところで発揮されている?
  4. 最近の課題のNAを見ていこう

今回の最終にやりたかったのは、ナチュラルプラニングを理解し、自分でも自然にやっていることとの紐付けです。ナチュラルプラニングは、その名の通り、自然な状態ならばその通りにするであろう計画をモデル化したものです。なので、このナチュラルプラニングに思い当たる節が、誰しもあるはずです。そこの強化を図ろうとしたのが、今回の勉強会の趣旨です。

そのために、以下のような手順で話を進めました。

  1. ナチュラルプラニングのステップを説明(理論の紹介)
  2. 具体例の紹介 2.1. 『ストレスフリーの整理術』で紹介しているディナーの説明 2.2. 友達と遊びに行って食べるお店を決める時の例
  3. ナチュラルプラニングの型を実践するための質問項目の紹介(実践の紹介)
  4. ナチュラルプラニング(理論)と自分自身の経験(具体)の紐付け

3.と4.との順番は逆だったかもしれませんが、まあそんな流れでやってます。最近の課題のNAについては、上記の説明の合間合間に話を進めて、ネクストアクションを私の方からメンバーに提示しながら明らかにしていきました。

課題のNextActionについて

課題のNAは、ジャンルが様々だったのでとても面白かったです。ざっと出たのはこんな感じ。

  • 最近のイベント作業の洗い出しと整理
  • 最近の自分の方向性をどうするべきか
  • 新人1年目に仕事を引き継ぐには?!
  • とにかく思った時間で仕事ができない
  • 仕事にGTDを取り入れたい
  • GTDポータルを作りたい

一番最後のGTDポータルを作りたい、といったのは私です。もともと一応今回の勉強会のお題のいいだしっぺなので、取り扱いやすく、つい最近思ったことを課題にしました。

これらについては、簡単なコミュニケーションをしつつ、妥当性をはかりながら、次のアクションを本人を決めていきました。ほとんど私の仮決めが高かったともいえますが。。

ナチュラルプラニング(以降ナチュプラ)は、プロジェクトを考えるための枠です。なので、別にプロジェクトのはじまりでも、レビュー時でも、実施して問題ありません。簡単なレビューでもナチュプラでも共通なのは、次のアクションを出すこと、です。プロジェクト自体は進めることが必要なので、見直しは進退を見極めるべきです。

こうやって見てみると、ひとえに課題といってもいろんな状況に面した課題があるのだと、しみじみ思いました。ナチュラルプラニングの効用は、どちらかといえば意識を膨らませることも目的に入っています。今回は時間がなくて膨らめて腹に落とすまでできませんでしたが、「とにかく思った時間で仕事ができない」ことについてまとめておこうと思います。

とにかく思った時間で仕事ができない

この課題を出したtomariさんの場合は、GTDはそれを解消するために用意されたものですよ、とまず説明しました。先にNextActionの結論を言うと、GTDをするのに仕事を洗い出すことになりました。tomariさんは、現在会社にいると、複数人から仕事を依頼されるようです。その依頼と自分との仕事がうまく扱えてないようでした。

tomariさんの場合は、圧倒的に依頼される仕事量と実際作業できる仕事量が合わずに、てんやわんやになっているように見受けました。これを対応するにはいくつか方法があります。

  • 外部への働きかけ(依頼を減らす)
  • 内部への働きかけ(生産性をあげる)

GTDはこのうち、内部への働きかけを取ります。最終的には外部への働きかけも必要なのですが、第1弾の対応策で外部に働きかけることはなかなか難しいです。理由は、自分以外の誰かと約束を取り交わさなくてはならないからです。その約束を取り付けるまでの手間もかかりますし、約束を仮に取り付けたとしてその内容が必ず実行される確率があるかというとそうではありません。またちゃんと実行されたかどうかを確認しなければなりません。とかく手間ひまがかかります。ならば、自分と約束を取り交わす内部への働きかけの方が、時間がかからず困りませんし、確認作業も意識して行なう必要もありません。

他にazumaさんの方から、依頼を受けている人の性質を見て対応するのはどうか、というアドバイスもありました。これは、上記で言うところの「外部への働きかけ」になるでしょう。仕事が一旦整理整頓できたら、こちらのアドバイスに取り掛かるのがいいんではないかと思います。

なぜ外部からではダメなのか?

上記は、作業コストの面から、内部への働きかけを選択すると説明しました。選択の理由は、コストの違いもありますが、もう一つ大きな理由があります。

物事を判断し、実行する――これが処理をする際の、パターンです。仕事が忙しくなると、この処理パターンが実行できなくなってしまいます。頭の中で滞留しているものが多くなりすぎるのです。そうなると、外部への働きかけをする、といったような考えるスペースもなく、もちろんそれを逐一確認できるはずもなく、対策をしたところで、結局手付かずになります。ならば、まずは内部の体制を整えて、外部に働きかけるのが得策になるのです。では、内部の体制を整えるというのはどういうことか?

GTDでは、頭の中で滞留している処遇の決まっていないものを、オープンループといっています。オープンループはそれに対して、判断を下すことでクローズされます。内部の体制を整えるとは、次のようなことです。このオープンループを頭の中から取り出すことにあります。そして、現状況における判断を下し、今現在の起点を再設定します。

GTDでは、大幅に判断処理をすることで、この頭の大掃除をする仕組みを内包しています。GTDをするのがいいといっているのは、頭の大掃除ができる点にもあります。GTDの1サイクル分で、「考える余裕がない」という問題がまず緩和されます。

好きなものだったら、この流れでやっている

というのは参加されたよしぞうさんの言葉でしたが、全くその通りです。