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飯と酒と時々GTD

第13回GTD勉強会ログ~6つのレベルで仕事をレビューする(詳細編)~

第13回GTD勉強会でのテーマは、6つのレベルで仕事をレビューしてみよう!でした。前回はやった内容の概要を紹介しました。今回は手順の詳細とポイント、それから勉強会での反応について紹介します。

勉強会で行った手順

前回のおさらいです。

1.Projectリストを洗い出す(10,000フィート)
2.責任/役割でProjectを分類したりラベリングしたりする(20,000フィート)
3.他の責任から足りないものを洗い出し、それに対するプロジェクトを考える(20,000フィート)
4.3万フィート~5万フィートの質問に答える(30,000~50,000フィート)
4-1 会社の長期的な目標は何か。その目標に寄与するために自分がやるべきプロジェクトは何か。
4-2 自分の長期的な目標は何か。その目標を達成するためにどんなプロジェクトをやるべきか。
4-3 将来起こることで、行動の選択肢に影響を与える可能性のあるものは何か(引越・転職等)。

今回は、その詳細について紹介します。

2.責任/役割でProjectを分類したりラベリングすることについて

今回の手順の中でポイントになるのが、この作業です。この作業をすることで、プロジェクトの単位から、もうひとつ大きめの単位で取り扱う見方に切り替えます。

Projectリストだと結構似た目的があったりします。その目的をまとめるのが3の手順です。そうやって分類することで、複数のプロジェクトがある一つの目的に対して行っていることがわかります。例えば、部屋に掃除機をかける、ゴミを捨てる、家の電気をつけかえる、といったようなProjectがあったとします。それらは別々のプロジェクトですが、家の管理をするためにしているという点では共通です。その共通するものが、ここで言う責任・役割というものになります。

3.他の責任から足りないものを洗い出し、それに対するプロジェクトを考えることについて

2.の作業で、プロジェクトの上段階でものを見るのに慣れたら、今度は足りない分野や責任・役割についてプロジェクトが割り当てられているかを考えます。勉強会だと、資格を取りたいと思っていたけれども、肝心のプロジェクトがなかったりすることがあったりしました。

その一方で、健康に関するプロジェクトがなかったけれども、自炊に努めていたりと、プロジェクトにならなくても心がけている人もいます。こういうような、自分から率先して何かが行われている場合は、プロジェクトにしなくても問題ありません。

4.3万フィート~5万フィートの質問に答えるについて

2.と3.の手順を行ってから、この4.の手順を行います。質問は以下3つです。

4-1 会社の長期的な目標は何か。その目標に寄与するために自分がやるべきプロジェクトは何か。
4-2 自分の長期的な目標は何か。その目標を達成するためにどんなプロジェクトをやるべきか。
4-3 将来起こることで、行動の選択肢に影響を与える可能性のあるものは何か(引越・転職等)。

この3つは、今までの手順を行わずに実行すると、なかなか答えるのが難しいかもしれません。もちろん人によってはそうではない人もいると思いますが。それを、プロジェクトリストから役割・責任を考えることで、考えやすくし、そして最終的に、これらの質問に答えられるようにしています。

今回は3万フィートから5万フィートまで一緒くたにして行っています。初めての場合は、本にもある通り、この3つの質問を答えることで十分だと思います。「ストレスフリーの整理術」では、この3つの質問の後ろの文章に、追加の質問もあるので、トライしてみるのもいいかもしれません。

これらの手順を行うことで、自分全体で担っている役割や責任、会社全体から担っている自分の役割や責任を、自覚することができるようになります。

勉強会での反応

さて、勉強会での反応でしたが、面白い結果になりました。

  • 思ったよりもできた
  • 分類した内容に漏れがあったりした
  • 4の質問にも答えられた
  • 4の質問に答えられたのは、プロジェクトのリストがあったからかも

結構イケるじゃん!という反応なのでは、と思います。個人的には心配してたんですよ、4.の作業でつまづく人がいたらどうしようとか。でも、皆がみんな、4.の質問にも答えられていたし、作業についても高いハードルではない、という雰囲気でした。とはいっても、そのハードルが高くなかったのは、プロジェクトのリストがあったから、というのが関係しているのを理解していました。

ちなみに、参加者のGTD歴を見ると、バラバラなんです。

  • 本を読んだだけで、7つの習慣は慣れている
  • GTDを始めてから1週間
  • GTDを始めてから2~3ヶ月

ちなみに、私が始めてやった時は、GTDを始めて半年経った程度です。是非、この作業はやってみてほしいです! GTD勉強会も時々折り込んでいきたいと思います。