第11回GTD勉強会ログ

読書会ということで第11回を募りましたが、今回はいろんな状況の方々に参加いただきました。これから実施しようと思って実際に内容を聞いてから行おうという方や、実施しているけれどもうまくいかない方、それから、他の人が読んでいるのを又聞きして参考にしたい、といった方もいました。

今回の話題

さて、今回は『ストレスフリーの整理術』のわからない部分を共有して勉強しようというのが目的でした。けれども、いきなりそう言われて探してみても、なかなかわからない所ってわかんないですよね。というわけで、今抱えている問題点を共有して、それを中心に話を進めました。問題点にあがったのは下記の通り。

ツールに使いすぎる
Inboxの処理スピードが
家で使うには？
次の行動への分解
リストを作るけど同期が

1番はツールをいろいろ手を出しすぎてしまい、収拾がつかなくなるという問題です。2番は突き詰めた所、思った通りに作業が完了しないということでした。3番はその名の通り。4番は、プロジェクトのネクストアクションがいまいち出しにくいという問題。5番は電子リストとそれを印刷した物理リストとで、物理リストも更新するため、最新の情報が分からなくなる、ということでした。

その途中途中でも、以下のような項目について話し合ったりしました。

プロジェクトとアクションと手順
そうじのように、パターンに落とし込めることは？
クリティカルパスを要するような場合のGTDの適用の仕方は？
ProjectリストとSomedayリストの違い
GTD+RでのGTDリスト割り振り例
いつか決めることと、決めることを持ち越すことは大違いって？
オープンループって何？
ワークフローでProjectリスト行きのものはネクストアクションも決めるの巻
Calendarリストの項目はどんなもの？
43Foldersでうまくいかなかったパターンについて

今回は14人と大勢だったので、いろんな話が飛び交いましたです。

一つずつ説明したいところですが、ここではプロジェクトとアクションと手順について説明します。

プロジェクトとアクションと手順

GTDには、プロジェクトとアクションという概念があります。プロジェクトはアクションが複数連なったもの、ということで定義されています。ところが、GTDの厄介な所なのが、このアクションなのです。アクションをどれぐらいの粒度で設定すればいいのかがよくわかりにくいのです。もともとGTDで言うところのアクションとは、その項目を見れば実行可能なレベルです。頭を回転させて何をすればいいのか、考えなくてもよいような項目を設定するのが肝です。GTDでは、とにかくよくここが失敗します。

というのも、人によって、どれぐらいの行動が行動しやすいのかが異なりますし、自分自身ですら、状況によっては同じ行動でも異なることがあるからです。例えば、金曜日に会社や学校に向かうのは足取りが軽いですが、月曜日に会社や学校に向かうのは非常に足取りが重いわけです。自分自身ですら「会社に行く」というだけでも、状況によって行動のしやすさが異なります。況や他の人をも、というわけです。

このような理由から、GTDで設定する「次の行動」＝ネクストアクションの意図はなかなか伝わりにくかったりします。David Allenが書いた本ですら、その意味する所を読み間違ってしまうのです。実際私も、随分長い間誤解していました。

「手順」とは?

（図１プロジェクトとアクションと手順の関係図）

GTDではプロジェクトとアクションしか概念が存在しませんが、私はこれに付け加えて「手順」というものを取り入れて、プロジェクトを捉えるようにしています。「手順」は、アクションの内容を更に細かくした作業内容を指し示すものです。この関係を表したのが図１です。

アクションと手順の区分を説明しておきます。アクションは人間がその作業の意図を理解できるものであるが、それだけでは意味をなさない作業であり、且つ直接実行できる範囲でもないもの、としています。ここで意味をなすのがプロジェクトに当たるわけです。

例えば、「りんごを切る」というアクションならある程度作業をするレベルがわかりますが、どんな作業をするのかは特に明確に定義していません。包丁で切るのか、ぺティナイフで切るのか、そういった具体的な状況は実行する人に任されています。また、何のために「りんごを切る」のかも、分かりません。それで、プロジェクトで「おやつを食べる」というのを踏まえると、今回のおやつはりんごであって、それを切って用意してから食べるんだな、という意図が見えてきます。

次に「手順」ですが、「手順」は人間がその作業の意図をまったく理解できないが、実行可能ではある命令です。「まな板を用意する」「包丁を用意する」「りんごを取り出す」「りんごを洗う」「りんごの皮を剥く」といったようなものが「手順」に当たるわけですが、それ単体では意味をなしません。上記全部の「手順」を実行して「りんごを切る」というアクションが完了できるわけです。

「おやつを食べる」というプロジェクトを図１のように表すと、以下の図２のような関係になります。

（図２「おやつを食べる」プロジェクトを展開した場合）