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飯と酒と時々GTD

第15回GTD勉強会ログ ~ 引続き、基本に戻って詳細だ! ~

7月・8月・9月の勉強会について

  • 7月の勉強会は、遅いけど300人突破記念オフ会を実施します(横浜中華街)。
  • 8月の勉強会は、一回休みです。スケジュールが合わなくなりました。ごめんなさい。
  • 9月の勉強会は実施します。

向こう3ヶ月の勉強会の実施については、上記を予定しています。

勉強会まとめ

今回のテーマは「引続き、基本に戻って詳細だ!」でした。

参加された人の中は、これからGTDについて知ろうという方がいらっしゃったので、ざっくりとしたステップとリストの説明をして、参加者の現在困っていることについて共有しました。

  • 収集項目にもれが出てくる
  • 収集したデータがアバウトすぎる
  • Referenceデータの取り扱いについて
  • Rhodia No.10の管理の仕方
  • WeeklyReviewの項目に追加で行えそうなこと
  • 仕事の内容が変わり、以前に比べてうまく対応していない
  • はじめの収集に時間がとられない
  • Referenceって結局何なのさ?
    今回は、「収集したデータがアバウトすぎる」ことから、収集がうまく処理できないことについての詳細を記述します。
    収集した『物』が処理できなくなる現象は、よくある通過儀礼です。通過儀礼のように、一回で終わればよいのですが、何回もこの現象はよく起きます。とにかく、ちょっと得意になって、収集範囲を広げるとすぐに破綻します。
    何を調整すればよいのか、ということを絞れればよいのですが、現状はまだ模索中でなかなかいいポイントが見つからない状態です。人によって状況は異なります。その状況に合わせて調節弁を切り替えれるようになれば、状況状況に応じて、柔軟にシステムで対応できるんじゃないかなと思っています。

    収集がうまく処理できないのはなぜ?

    収集した「物」がうまく処理できないのには、いくつかの理由が考えられます。

    (1)処理ステップを端折っている場合
    (2)そもそもの量が対応するのに気力が追いついてない場合

    (1)処理ステップを端折っている場合

    (1)は、GTDで提供されているワークフローの考え方を行っていない場合です。ワークフローは、さくさく作業をやっている時には、なんでこんなもんが必要なのか、と訝しげに思う代物です。しかし、あれはあれでちゃんとした理由があり、最適化されています。

    処理ステップのワークフローは、私たちが行う意志決定のだいたいをを単純化したものだと、個人的には思っています。その中には、ナチュラルプラニングの考え方と、作業対象とするかどうかの仕訳部分が組み込まれています。

    ナチュラルプラニングと思われる部分は、一番始めに聞かれる「これは何?」という質問部分です。この部分は、ワークフローを自分なりに考える時には省略されがちな部分ですが、この部分は非常に重要です。だいたい、全体的な時間が減ってくると、この考える部分が一番始めに省略され始めます。

    忙しくなると、家のダイレクトメールが捨てきれずにあふれ帰る理由がここにあります。忙しいと、たった簡単な判断でさえ、見送りにしてしまいます。 それほど、判断することには非常にエネルギーがいるということですね。

    ワークフローの後半は、完全に今必要なものを、一番判断アクションが少なくなるように最適化されています。この順番は、リストに移動する項目がSomedayリスト・Projectリスト・NextActionリスト/Calendarリスト/WaitForリストの順に項目数が多いことからもうかがえます。

    私自身も、うまくいってない時は、この処理ステップをおろそかにしている傾向があります。何かスッキリしないな、という場合には、ワークフローを確認しながら丁寧に処理ステップをし直すのもいいかもしれません。

    (2)そもそもの量が対応するのに気力が追いついてない場合

    (2)についてですが、最近思うようになった原因の一つです。GTDTIMES-TLS-JPの翻訳記事の一つでもある「GTDが解決してくれない5つのこと」というのあります。そこでも書かれていた「作業過多」という項目です。

    この作業過多ですが、GTDのシステム自体にいえることでしょう。それが、収集ステップで収集したものがうまく処理できない、という現象に現れでているのではないのかな、と。

    気力が追いつかないまでに行き着く理由には、さまざまなきっかけが考えられます。そもそも毎日の生活が忙しすぎたり、GTDが軌道にのってきて調子ぶっこいて収集項目を増やしてみたり、等。いずれにせよ、それらのきっかけが導き出される現象は、現在の気力では収集項目すべてを処理しきれない、ということではないのでしょうか。

    処理ステップは、GTDの5つのステップの中でも一番気力が使われる部分です。GTDのコンサルタントでレクチャーを受けながらの人でも、あまりに決めることが多すぎて嫌気をさす人もいるようです。GTDのコンサルタントを受ける人は、アメリカの会社でもそれ相応の能力があるはずです。そうであるにも関わらずです。

    いずれにせよ言えることは、処理ステップで処理するのは、かなり微々たる変化によって、実行しにくい状況に陥るといったことです。誰しもが、意志決定することは気力が必要であり、簡単にできなくなるものです。

    では、GTDではそれをどうやって回避しようとするのか?
    そこで、最初に疑問を呈したワークフローの登場です。ワークフローで型を作ることによって、意志決定の手順すらも順番に行うようにしむけるのです。このワークフローに慣れることで、意志決定するのに大きく考えるべき順番、というものを意識から外すことができるのです。最終的にはですが。。