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【GTD名古屋勉強会質問共有】スケジュールとタスクが曖昧→お客様の訪問が後回しになってしまう

Q.スケジュールとタスクが曖昧です。

Q.(詳細)実際には、お客様とばったり会って、「近々会社に寄ってほしい」と言われるが、その訪問が他の事務作業等で後回しになってしまい、実行することができません。

A.訪問する行動は、実際は(1)訪問する日付を(お客様と)自分との都合のいい日に決定する (2)決めた日に訪問する、という二つの行動から成り立ちます。

最善策は、「近々寄ってほしい」と言われたタイミングで、(1)訪問する日付をお客様と自分との都合のいい日に決定する、を実施することです。

 

この内容は、名古屋勉強会で挙がった項目の一つです。

質問事項では、スケジュールとタスクが曖昧だと書かれていましたが、実際困ったタイミングのお話をうかがうと、もともと想定していた質問内容と大きくかけ離れていることがわかりました。

当初、何も知らない場合は、スケジュールとタスクの違いがわからないのかと思いました。がしかし、実際のところはそうではなく、「近々会社に寄ってほしい」と言われた内容を実行することができないことにありました。

そもそも「近々」ってどのぐらいなんだろう、寄ってほしいとは言われたけれども、重要な件と言うわけでもなさそうだし――と、考えている間に仕事があぶれて、結局は行かなくなってしまうことがあります。

これを回避するためにはまずは以下を行うのがよいです。

(1)訪問する日付を決める

しかし、この時点では自分だけとの約束なので、その日になったとしてもいっぱいいっぱいならば、そのスケジュールを延期する可能性があります。そこで、次をすると確実に実行するようになります。

(2)お客様と訪問する日付を約束する

第三者、しかもお客様と約束をすることで、一気に訪問することが反故できなくなります。この時点で、この訪問する作業は、他の作業と同列の優先度を持つことになります。

ところが、そのお客様と訪問する日付を決めるのが「近々会社によってほしい」という言葉から、約束しにくい雰囲気になることがあります。それに、別のタイミングでわざわざ約束を取り付けるのもお客様から見ると面倒なことかもしれません。

そこで、「近々会社に寄ってほしい」と言われた時点で、訪問する日をお客様と約束するのが、一番の最善策になります。お客様と約束をしたことで、必ず履行すべき仕事になりますし、日どりを調整する手間も同時に行われています。

ちなみに、この最善策は、私が言ったわけではなく、名古屋勉強会の参加者の方からのアイデアです。

 

約束はその場で取り付けるといったことは、何度も繰り返されていることです。しかし実際それが重要かどうかは、聞いただけでは納得がいくわけではありません。しかし、実際の困った状況について、勉強会を通じて考えることで、最善策に行きつく過程で、腑に落ちることがあります。

今回の質問事項についても、最善策がすぐに出てきたわけではありません。何度か話を重ねることで最終的に最善策まで共有することができました。