読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

works4Life

飯と酒と時々GTD

【名古屋GTD勉強会QA】Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか? その2

Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか?

A. 最低限することとして、リストを最新化すること

以前に話した回答内容は考え方でした。この考え方を踏まえて、私が最小のレビューパターンとしての実際行うアクションセットは以下の通りです。

 

私の中の週次ステップの最小最速パターン

で、週次レビューとして最悪時間がないけどなんとかレビューをこなしたい場合の最小単位の作業としては以下の通り。

  1. Projectリストについて
    1. 各項目について現状メモをどこかに記載する。
    2. 次の行動が何かを洗い出す
  2. Calendarリスト
    1. 向こう1~2週間の追加の予定を、追記する
    2. 変更した予定は修正する
  3. WaitForリスト
    1. 対応済みのものは削除する
    2. Projectリストで洗い出したNextActionの項目のうち、待ち状態のものはWaitForリストに記載する
  4. NextActionリスト
    1. 対応済みのものは削除する
    2. Projectリストで洗い出したNextActionの項目のうち、行動があるものは、リストに追記する
  5. 収集ステップを実施する(5分~10分)
  6. 収集ステップで収集した項目について
    1. 明らかにCalendarリスト項目のものは、Calendarリストに追記する
    2. 明らかにリストに追記が必要なものは追記する
    3. その他はまた別の機会に処理を行う

 

上記のうち、個人的にポイントとしている項目を紹介します。

 

1-1. (Projectについて)各項目について現状メモをどこかに記載する。

会社の週報とかで話すような感じで、プロジェクトで何やった、現状こうです、というようなものをまとめます。まとめるっていっても「~作業実施、今週は別作業にとられててあんまり進んでない」とかです。次何するかは、NextActionリストで出ているので省略です。

週ごとに簡単ながら、進捗をまとめるのは、プロジェクトの状況を週単位で固めるのに役立ちます。こういった作業をさしはさむことによって、時間の経過というものを私たちは認識することができます。

この効果は、あるプロジェクトを長期的に進捗を眺めることで、実感することができます。

6-3. (収集ステップで収集した項目について)その他はまた別の機会に処理を行う

時間ないと、収集しても結構そのまま放っておいたままのものがあります。で、私はそれを良しとしています。良しとしている理由は、

  • (1)収集しているので忘れるというわけではない
  • (2)処理はされていない、というステータスが明確である

という2点からです。

この運用はランドリーボックスの運用方法と同じです。つまり、予備がないものから優先的に洗濯して、取り急ぎ問題ない季節外れのものは別の機会に洗濯するのと同じようなものです。ただ、季節外れのものは、(1)洗濯することは確定であるが、(2)洗濯はまだされてない、というのがわかっていればいいのです。

 

という上記が最小単位ですが、実際の会社でのレビューには以下のような項目を入れて実施しています。

  • 掃除系(机の上を拭くとか)
  • 勤怠系(交通費とか、勤怠入力とか)

特に勤怠系の項目をかませると、やれば楽だとわかっているのに面倒くさがってやりたくないと思ってしまうレビュー作業も、結構真面目にやります。1ヶ月間勤怠を放っておいて、交通費精算に2時間かかったりとかから免れるのなら週次レビューで細切れに実施する方がはるかにましだからです。