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飯と酒と時々GTD

【GTD】のきばトーク参加してきました。言いたかったことまとめ

ラジオ番組面白かったです。ただ、思ったより時間がなかったです。単なる私のGTD昔話になっちゃってましていささか心配です。ひとまず、ラジオでこれは主張したい!と思ったのをまとめておきます。

scrapbox.io

 

GTDは忙しさによって最適な実装が異なる

 

 これは、前から言いたいことの一つです。GTD、というかGTDに限らずタスク管理というものは、忙しさ=状況によって最適な実装というものがかなり変わってくる代物です。

 それをよく知らずにツールを使っていると、自分がうまくできないからツールを使いきれないんだと、嘆いてしまうことがあるんですよね。自分がそうだった。

 でも、だいたいツールがうまくいかなくなるのは、状況が変わる、もしくは自分が状況を変えようとした場合。ツールが合わない?そりゃ当然です。以前と状況が異なるのですから。

 勤め先が変わって、オンラインツールが全部使えなくなった――といった状況変化はわかりやすいでしょう。それ以外にも、やりたい・やるべきことが増えた、といった項目数の増減についても、状況が変わったといえます。

 特に管理ツールの紹介は、ツールというからあたかも一般的に利用できるような雰囲気を醸し出します。しかし、これは具体的なやり方の一つであって、それがうまくいくためには、結構な前提条件があります。

 

 なので、話していた時は、どういった状況に、どういった実装が適したか、というのはわかるように気をつけて言っていました。

 

ウエイティングリストのもどかしさ

 佐々木さんと話していて気になったのは、ウエイティングリストに項目が入るともどかしいと仰っていた点です。

 

 GTDをやるようになって分かったことの一つに、自分でできることとできないことの境界線を明確にとらえるべきだ、ということです。

 これが不明瞭だと、本来ならば自分がどうにもできないことについても、無暗にできなかったと嘆いてしまったり、不必要に心配になったりすることがあります。

 相手がボールを持っている以上、何もできない。でも何かできることがあるんじゃないだろうか。確かに、仕事を渡す時にいかに仕事をしやすい形でゆだねることはできても、渡したら最後、それ以降は、相手の動きに委ねるしかありません。

 

 この、委ねるという感覚は、簡単なようでいてむつかしいです。

 身体的に考えれば、自分の皮膚より外側にあれば、どうにもできないことは理解しています。

 作業になると、自分が代わって実行しさえすれば、どうにかできる。それゆえに、相手に任していても、どうにかできるんじゃないかと、もどかしくなるのかもしれません。

 しかしここで手を出してはいけない。子供の作業を見守るのが大変なように、ウェイティングリストもまた促しつつ耐え忍ぶリストです。忙しくなると、遅くなっても自分の責任にはならない安全ゾーンになるので不思議です。

 

 佐々木さんのもどかしさは、自分がどこまで作業ができるのか、自分の中で明確になっていないのが、もどかしく感じる部分ではないか――などと勝手にそんなことを思っておりました。

 

 GTDのよさをどこで実感したのか

 

 GTDを理解したのはd-cubedというhtmlベースのwikiです。

http://www.dcubed.ca/Welcome_to_d-cubed.html

 

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特にNextActionのあたりがうまくできあがっててよかったです。

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 赤線の下線があるのがこのプロジェクトのNextActionにあたります。このアクションを終わってチェックすると、以下の図のように、NextActionが移行する仕上がりとなっています。

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 しかし、GTDでしっくりきたのは、fitzNOTEというwindows系のアプリケーションです。

 

fitzNOTEで管理できたサポート業務の経緯管理

 この当時、私はシステムのサポート管理をやっていました。

 

  • 複数システムを同時に管理
  • 課題が発生すると、完了するまでに1日~2か月程度のスパンあり
  • 作業項目は、電話対応・メール対応・サーバ調査・ウェブによる調べもの・内部確認・資料作成・作業等
  • 適度に忙しい

 よくあるサポート業務で、何が困るかって、1日2日で終わる作業は経緯を覚えてられるのですが、2か月レベルになってくると、進捗スパンがだんだんと緩やかになってくるので、どこまでやったかを覚えているのが困難になってくるとゆー。

 

 各課題に関して言えば、以下のことが把握できることが大切です。

・今までの経緯(やってきたアクション)がわかること

・今後すべきこと(これから行うべきアクション)がわかること

・次にすべきこと(いわゆるネクストアクション)

 

そして、複数の課題を取り扱っていて

 

・各プロジェクトにおける、「次にすべきこと」が把握できること

 

というのがわかることが大切です。

 これをうまく処理できてたのがfitzNOTEでした。

 

 

 各課題をGTDのプロジェクトとみなし、GTDのアクションは各々ですべき事項についてです。そのままActionの時系列が今までどういう作業をしてきたかのログになります。時間があいた課題については、このログを見ながらどこまでやったかを思い出します。

 fitzNOTEのいいところは、アウトライナー系のツールだったので、資料系を時系列に簡易においておくことができる点。メモの書きやすさについては非常に楽でした。

 このサポート業務は、引継ぎも楽だった。このfitzNOTE諸共渡したので、今まで私が何をしてきたかをそのままごっそり引き継げるというメリットもあったし、社内の週報を書くのにもこれを使ってやってたんで本当に最適化されていたなーと思います。

 

 

 このメモの取りやすさについては、fitzNOTEが今まで使ってきたツールの中で一番やりやすかったし、私が他のツールに引っ越ししては、ついつい戻ってしまうのは、この気軽さからでした。

 

 そういうfitzNOTEの良さは今回のラジオでは語れなかったのですが、fitzNOTEは本当にオススメしたい。できればオープンソースにしてもらったら自分で更新したくなるレベル。

 

 そんな感じです。以上。