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works4Life

飯と酒と時々GTD

iPhoneのルーチン系タスク用アプリはTodoで落ち着きました。#iphonejp

iPhoneのTodo さらに応用編 備品管理と底値管理も合わせて可能に!という記事を以前に書いたのですが、そもそも応用編の手前となる基本記事が、そもそも公開していなかったことに今気づいた次第です。というわけで、順序がちぐはぐになってしまいましたが、Todoすごいよ!ていうお話です。

私、随分ルーチン系タスクの実装には手をこまねいておりましたが、この度、よもやまさかの定常化に成功しそうな勢いです!

Todo実際の画面

ルーチン系にタスクに使っているのは、iPhoneのTodo

です。

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iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.0 以降が必要 Todo 4.2.1 カテゴリ: 仕事効率化 価格: ¥600 App 更新: 2010/12/20
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ルーチン系のツールに求めていた要望としては以下の感じ。

(1)今回のタスクが完了すると、次のタスクを作ってくれること (2)自動的にログがとれること (3)「次にすること」と「今日すること」とを別々に表示できること

要望解説

(1)今回のタスクが完了すると、次のタスクを作ってくれること

(1)はガチ。タスク系のルーチンツールの中で一番面倒だと思ったのはこの作業。新しいタスクセットを作るのが面倒だなーと思ったので、この作業をほぼ勝手にしてくれるツールを探してました。

(2)自動的にログがとれること

(2)は私にとっては重要。カウント系ツールもいろいろ見ましたさ! でも面倒。タスク作ってるんだったら、それが完了した時点でそのままログとして使えるのがいーじゃーん、ということで、ログが残るやつがほしいなと思いました。

(3)「次にすること」と「今日すること」とを自動的に別々に表示できること

(3)はだんだんよくばりはじめた要望です。

最初、ルーチン作業は、朝にする作業とか寝る前にする準備だとかのチェックリストを作ることから始めました。で、このリサイクルできるチェックリストが思った以上に便利!だったのです。で、もうちょっと長めのスパンのチェックリストにも使えるといいなーと思って出始めたのがこの要望。

最初ってチェックリストは少なくて十分把握できるんだけど、数が多くなると途端にこれは何のリストとして用意したのとかどういうサイクルで回したかったのとか、だんだんとわかりづらくなるんですよね。そんでもってその最たる支障というのが、本来どのタイミングに何をしたかったのかがわからなくなるとゆー。

特に、今日すべきことと、次にすべきことの違いが、わからなくなることが多々あります。例えば、会社で週報を出すのは「今日すべきこと」ですが、家の掃除をするというのは「次にすべきこと」です。両方同時にも見たいし、「今日すべきこと」だけも見たい!というのがこの要望です。

Todoはこのようにして要望を解決してくれた!

(1)今回のタスクが完了すると、次のタスクを作ってくれること

これは、Todoの基本機能として提供されています。

完了のチェックが入ると、画面の遷移するタイミングで情報を更新してくれます! 複数チェック項目のあるタスクだと、そのおおもとのタスクをチェックすることでも全部完了してくれます。いやー便利便利。

(2)自動的にログがとれること

これもTodoの基本機能として完了したタスクが残ります。

実はこの「自動的に」というのがミソ。わたくし、正直タスク作るのもめんどいわけですよ。それを、今日は何回しましたー!てわざわざ記入するのが好きだと思うだろうか!いや嫌いだ(反語)。

でもやった感は残したいし、どういうタイミングで実施したのかのデータもほしいっちゃほしい。となると、そのまま作業ログが残れば万々歳なわけですね。

(3)「次にすること」と「今日すること」とを自動的に別々に表示できること

「次にすること」は一覧項目の「すべて」で表示、「今日すること」は「フォーカス」で表示できます。

Todoでしばらくは決まりだな、と強烈に思ったのはここの部分。私が「今日」にしぼりこみたいのは、今日必ずやらなければならない項目、です。これを状況的に絞り込むこみたい、というのが要望でした。

週次レビューのような、毎週やる項目とかだと、今日は必要ないのに表示されたりするんですよね。でもそれは今日は違うのだから表示させないでほしかった。

もちろん、手動で絞り込むことはできるんだけど、その手動で設定して絞り込むのが面倒なわけなんですよ。日付が決まってんだからそれぐらいも楽させろと。

で、それを私の手を煩わせることなくできたのがTodoでした。

「フォーカス」ビフォーアフター

Todoで一番便利なのが「フォーカス」です。自分の好きな内容でタスクを絞り込むことができます。ここで、私がこれだけ見せたい!てものが設定できました。

例えば、以下は「会社 ルーチン作業」というカテゴリ配下のタスク一覧です。左がフォーカス前です。非常に汚い。今日するのと明日するのと今後7日間ですべきことが表示されています。確認する時はこの画面がいい。

だけど「今日する作業は何?」となると、この画面は不要な情報が多すぎる。

ビフォー

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で、次が「フォーカス」で見た場合の画面。スッキリ!

アフター

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今日の分だけを表示させるように設定してありますので、明日や今後7日間のタスクは表示されません。今日私がすべきルーチン作業はこの「フォーカス」画面を見ればいいということになってます。

決め手になったTodo他の部分

Todoのアプリを使う決めてとなった最大要因は、上記3つです。とはいえこの3つを満たしているならほかのツールでもいいのか?というとそうでもないのですな。

3つのタスクの種類

Todoには3つのタスクの種類があります。「通常」「プロジェクト」「チェックリスト」。

で、この3つを使い分けることで、それぞれに適した項目を割り当てることができます!

ちなみに、私はこんな風に使い分けてます。

  • 通常 - 登録項目のうち、85%程度使用。コンタクトを変える日、お金系の明細確認系のタスク等。
  • プロジェクト - 5%使用。GTD勉強会のサイクル作業。
  • チェックリスト - 10%使用。夜寝る前の作業等。

正直全部の種類がないと困ります。

運用費用が0

アプリ購入の初期費用はかかりますが、最悪それだけで作業が完結できるところがいいです。

アプリで完結するもの

最近は、カレンダーと連動型が主流ですが、今回は私が求めたのは反対に独立して動けるタイプです。それでいて一覧がよいもの。

応用で、備品管理と底値管理も可能に!

最近落とし所を見つけたやり方です。ふふふふふ。書き始めたら長くなったんで、別の機会に書きます。

ツールに突っ込んでるタスクの範囲と、最初からTodoを使っていたわけじゃなかったお話

で、最後に大前提。

今回のツールに突っ込んでるタスクは、全部のタスクのうち、日付が決まってて、同じようなタスクを何度もこなすタイプのタスクのみです。GTDのリストでいうなら、Calendarリストに入ってきて、しかも一回で終わるようなものじゃないサイクル型のタスクです。

もともとはチェックリストをリサイクルできるものを探すところから始まった

今でこそタスクに日付の設定をしていますが、最初のスタート地点は日付はとっぱらってて、単にチェックリストをリサイクルできるものを探してました。夜にする次の日の準備が面倒くさくって、それ用のiPhoneでできるアプリはないかなってのが最初。

で、実際最初に使ってたのはこれ。

ReDo Lite (Repeatable ToDo) 1.07(無料)

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.0 以降が必要 ReDo Lite (Repeatable ToDo) 1.07 カテゴリ: 旅行 価格: 無料 App 更新: 2010/03/10
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最初に作ったチェックリストは「夜寝る前にする作業」と「会社に来たらする作業」「会社に帰る前からする作業」

「会社に来たらする作業」てのは、例えば「[FlashBack] GTD のブートプロセスと、自分ワークフロー | Lifehacking.jp」で紹介されているようなブートプロセスのようなものです。

最初からTodoに手を出すと、わけがわからんくなるかもしれないので、上のReDo Liteを使ってみるってのも手かなと思います。それで、もうちょっといろいろやりたくなったらTodoや他のツールにバージョンアップするってのもアリでしょう。

やりたいことも膨らむ

ReDoを使っていた時の要望はこれだけでした。

(1)タスク=チェックリストをリサイクルできる(チェックボックスを一気にとっぱらってくれる)こと

そこから要望が膨らみ始めて、次のようなものになったので、新しいアプリに変えたというわけです。

(1)タスク=チェックリストをリサイクルできること→今回のタスクが完了すると、次のタスクを作ってくれること (2)自動的にログがとれること (3)「次にすること」と「今日すること」とを別々に表示できること

最近自分をトラッキングしていて思うのは、成長するにはある程度の段階があるということです。例えば、私が最初からTodoを使っていたらうまくいったかと考えると、それはどうだろうと思います。最初はチェックリストをリサイクルする、という作業が成功したからこそ、次にしたいことが出てき始めたのだと思います。

だから、チェックリストを作ったことがない人なら、私はReDoをオススメするし、チェックリストを使ってもうちょっと拡張したいってならTodoをオススメします。

ここらへんの自由度への制御がうまいなーと思うのが、RPGなどのシステム。できる分だけをスコープさせて、徐々にできることを増やすってのはいつ見ても関心する仕組みです。ま、そんなこんなでTodoいいよ!てお話でした。