works4Life

飯と酒と時々GTD

うまく時間管理を行うのはともかくとして、複数の案件をつつがなくこなせるようになる現実解

自分をつくる:其の1.うまく時間管理を行い複数の案件をつつがなくこなせるようになる:DESIGN IT! w/LOVE」さんところの内容について、うんうんと思ったところと、うーんと思ったところについて。

うんうんなところ

抱えている仕事の種類を全部把握しておくこと

 「どうしたら数多く抱える仕事を、中途半端にならずに進められるか」といったところの対応策として「自分の手持ちの仕事を常に把握しておく」というのはすごく納得のいった所。GTDではこれがプロジェクトリストになる。

 どうしてこういうプロジェクトリストが必要になるのかというと、完了するまえに一気に作業ができず、作業が散逸してしまい、進捗を確認するために簡単に思い出すものが必要になるから。  牧場の牛だってタグをもっているのは判別しやすいから。脳の中でも他の情報と混ざりやすく、そして見つけるのが大変だ。だから、分かりやすいようにリスト化する。

抱えている仕事のエンドを抑えておくこと

 「案件ごとのスケジュール管理だけでは足りない」という対応策には「あらゆるところに終わりを視覚化しておく」というのももちろん同意。

 あと、どういう状況になったらOKなのか、というエンドの定義をしておくことも必要。障害対応とか問い合わせ対応だったら、お客さまにOKを取れたとかそういうことになる。とにかく、ゴールテープがどういうものなのかは具体的にしておかないと、いつまでも終わった感がしないというより、そのプロジェクトがいつまでたっても終わらない。

 プロジェクトといっても、自分で管理するプロジェクトなのだから、自分の役目が終わったところで、自分の中でのプロジェクトは終了する。

 他の依頼ごとだったら、相手の考えているエンド、どういうものがほしいのかは確認しておくことは必須。相手のゴールイメージを実現化することが自分の役目だもん。

うーん?なところ

 上記二つはとっても頷いてて、そう!そうなのよ! とか机を叩いて大きく頷いてたんだけれども、「時間空間内のタスクのレイアウト力」という部分はちょっとあれー? みたいな感じなのだった。

 といっても、タスクのレイアウト力、というのがあんまり明確になっていないので、そもそも、あれあれ、と思った部分が本当にあーれー? な部分なのかどうかもすら疑わしい。

 予想として、レイアウトで思い出すのは、(1)タスクを誰に割り当てるかどうか、(2)案件の状態を考えつつ、どういう順番でどういうタスクを実行するのか、という2種類のアクションが考えられる。私が思ったのは、(2)の部分であるのかなと思った。

レイアウト通りに終われなかったら?

 いろいろ、時間空間をレイアウトするのに不安な要素を考えてみたんだけれども、結局はレイアウト通りに終われない場合はどうしたらいいのか、という問題がある。レイアウト通りに終われないのはどんな時か、というと例えばいろいろある。

(1)突然の腹痛でパフォーマンスが一気に下がり、作業が時間内に終わらなかった (2)交通費の精算が今日中であることを思い出し、想定していた作業ができなかった (3)締め切りが前倒しになり、想定していた作業ができなくなってしまった (4)30分で終わる予定だった相談が、なぜか延びて1時間以上も。。 (5)メールの対応に追われた。思いの他時間が消費された

 といったことが挙げられる。これらは全部、想定していたタスクがオーバーフローした場合のことばかりだが、もちろん反対に、必要なタスクが案件がポシャってやる必要がなくなった、とか思いの外はやくできてしまった、とか思っていた時間より少ない時間で終わることももちろんある。  時間をデザインしても、状況は刻々と変わるので、デザイン通りに動けない、時もある、というか多い。

 この時間にこれやって、とかこれを何分で終わらせて、とか時間のデザインは私もよくやってたんだけれども、ことごとく駄目だった。そりゃそうだ、予定は自分がアクションを行う予定しか想定してなくて、誰かが自分に対してアクションすることなんて想定してないし想定できるはずもない。

 じゃあどうすんの?

 そこで、GTDだとNextActionリストが有効になる。NextActionは、タスクの分析ができて、実行可能な状態までに細分化された作業そのもののみが入っている。やり方がわかるものだけここに入ってる。刻一刻の変わりゆく状況と照らし合わせて、自分のできそうなものを、NextActionから選んで実行する。昼間で後10分ならメールの返信をしたり、昼の眠い時期は事務作業にあてたり等々。もちろん、真っ先にしなきゃいけないものは、優先してそれを実行すればいい。

 結局のところ、プロジェクトが進むのは作業ができたかにかかってる。

まとめ

 というようなことを、ページを見て思った。うーんと思った部分は、あんまり外部環境の影響があまりない人だったら、この考え方は、シゴタノ! さん所でも実践されているようだったし、充分かとも思う。でもそれがうまくいかない人も一部にいるということをアピールしてみた。割り込みが多い人、やることに対して時間が少ない人だと、レイアウトするだけでは足りないかなと。まぁ人によりけりっちゃよりけりやね。  それにしても、レイアウトがうまく実行できない不安要素は、「効率を上げるのには限度がある。 | works4Life season IV」の内容とかぶるなぁ。。