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飯と酒と時々GTD

iPhoneのTodo さらに応用編 備品管理と底値管理も合わせて可能に!

1.数年間悩み続けた備品管理と底値管理

私は友人と住んでいます。このうち、洗剤等の備品管理とその底値管理は私の担当なのですが、これがいつもどうもうまくいかない。

1.1.安い!…と思ってかったらそんなに安くなかった。

ここが一番安いだろう!と思って買ったのに、もう数メートル先のドラッグ屋さんに行ったら実はやすかった! ここはそんなに安くないだろうと思って買ったら一番安かった!

1.2.日本の住宅事情は余白を許さない!

また、備品にもいえることで、安いぜ買ったぜ!といって意気込んでかったものの、実は備品が二つも存在するということもあったりします。現に今だって、我が家にはニュークレラップ赤の50Mが二本程備蓄されています。しばらくは買わないぜ。

まぁまだニュークレラップはいいです。それなりに使います。これがキッチンハイターだとどうしますか!我が家では、キッチンハイターは次のサイクルまでにものすごく時間がかかります。それが家に二本もあるなど邪魔極まりありません。

 

とまぁ、そこまでキリキリしなくても、と思うのですが、もうちょっとでなんとかなりそうなのに!という処がいろいろ気になるわけですよ。

 

2.Todoに入れたら、あっさりしっくりきた

で、最近Todoを使い始めてるんですが、これでふと備品を買う管理も一緒に管理したら楽じゃね?と思いいたって入れてみました。

 

↓コレね。

Todo 4.2.1(¥600)

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.0 以降が必要

Todo 4.2.1
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥600 App
更新: 2010/12/20

 

2.1.スクリンショットはこんな感じ

こんな感じで管理してます。

image

 

2.2.備品管理と底値管理の問題点と、Todoでの解消の仕方

今まで備品とその底値管理で困難だったのは、

  • どれくらいの頻度で備品を買っているのかを知りたい
  • つーか、底値はどんくらいなの?!
  • という両方を一遍に知るためにはどうしたらいいの
  • ついでにいうなら底値は買うタイミングで知りたいんだけど!
  • サイクル買いなので、できればタスク書き込みも省力化したい

というようなこと。

これを、Todoで次のように解決させてる。

  • どれくらいの頻度で備品を買っているのかを知りたい → 買うタスクのログ日付で確認する(予定)
  • つーか、底値はどんくらいなの?! → 買うタスクの項目名に底値書いとく
  • という両方を一遍に知るためにはどうしたらいいの → Todoに上記のルールで買うタスクを突っ込む
  • ついでにいうなら底値は買うタイミングで知りたいんだけど! → 買うタスクの項目名に底値書いとく
  • サイクル買いなので、できればタスク書き込みも省力化したい → 買うタスクは「繰り返し」設定にしておいて、自動的に次のタスクを自動作成させる

で、実際の買うタスクの設定がこんなの。

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2.3.その他のTodoでのTips 実行可能状態をどう区別させるか

上記の問題点は、割と大概の問題点を解消してくれる。けれども一個だけ解消してくれないものがある。それはこれ。

  • つーか、備品のうち、どれが買っとくべき備品なの?

で、Todoではそれを、優先度をあげることで解決させた。

 

Todoに「~を買う」というタスクをずっと居座らせておくということは、「そのうち買うけど今買わなくても問題ないという実行前状態(Somedayリスト)」と「今買っとかないと困るから買うべき!という実行可能状態(NextActionリスト)」という状態の項目が同居しているということになる。問題は、Somedayリストの項目から、NextActionの項目へどのようにして区別するか、ということ。

で、私は、Todoでは、今日にすべきNextActionリストの取扱は「フォーカス」で表示されるかどうか、という区別をしてて、フォーカスに見えるかどうかで、SomedayリストかNextActionリストかを区別することにした。

「フォーカス」の見える条件は設定できる。

image フォーカスの設定。優先度は「中」より上を表示。

 

私は優先度は「中」以上のものを表示できるようにしてる。で、備品管理の買うタスク群は基本「低」にしておいて見せなくさせておく。で、そろそろ買わないとやばいよなー、と思った段階で、優先度を「低」→「中」に変更させる。この作業が「Somedayリスト→NextActionリスト」に相当する。これで、「フォーカス」に見えるようになる。

 

こちらが、優先度の「低」の時。バスマジックリンに注目。フォーカスには表示されない。

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こちらが、優先度の「中」の時。バスマジックリンに注目。フォーカスに表示されるようになる。

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フォーカスに見えることで、買ってもいいよ状態になったことと見なす。これで二度買いもない。期限は特に決めないので、底値と相談して買えそうだったら買うという決まり。

 

2.4.この管理方法で何がすごいって、タスクを復帰させる作業とかが発生しないこと!

で、自分で見つけておいてなんなんだけど、鼻息荒くして言うけど、このやり方でものすごくいいのは、タスクを復帰させるとかそういう作業がほとんど不要なこと。

私がタスク管理をしていて一番嫌いなのは、使ったものをもう一度コピーしたり、タスク解除してリサイクルするための作業だ。それからほとんど解放されたのは本当にうれしい! 特にFitzNOTEでタスクのリサイクルをするときは、「コピー→タスクのチェックを外す(複数回)」という作業を毎回しなきゃいけなかった。Evernoteとかでのやり方も考えた。でもEvernoteも「ノートのコピー→タスクのチェックを外す(1回)」というので、コピー作業はどうしても必要だったから、結局あきらめた。

前回に話したことのあるReDoは「タスクのチェックを外す(1回)」で完了してたのでよかったのね。

 

現段階でも、次のタスクが発生した時に、期日をなしにするのと、優先度を中から低に切り替る作業は必要なんだけど、でもその作業はステータス管理の一環なのでまぁしょうがない。

 

とりあえず、備品はしばらくこれで管理してみます!!

 

3.Todoに行きつくまでに試してみたこと

いろいろ外部化できんものかと試してみました過去。結局どれもうまくいかんかったです。

 

備品と底値のリスト紙とエクセルどっちとも作ってみたことがある

底値付き備品リストとかも一時期作ってたりしたんだけど、まーこれもめんどい。定期的に備品チェックするっていう作業もどうもだし、何より反映作業が面倒くさい。

で、そもそもリストを作るということは、リストと現物を二重管理することになる=面倒、ということに思い当った。私が見える範囲しか管理しないのは、そもそもこのリストを作る行為が嫌いで現物で確認できるようにという理由はこれだったのか!とあとから思いついた。

なんで、できればリストは作らない方向で、ということになった。

 

iPhoneの底値アプリも試してみた

とりあえず試してみた。結果、面倒くさいということがわかった。

つーか、時間的なことを含めて考えると、本当は、備品を買うのは、一つ行きつけのドラッグ屋を決めて、そこで買い占めるというのが一番効率的なわけですよ。

そこをわざわざドラッグ屋を数件はしごして、わざわざ安いものを買いに行くのは、概ね単なる趣味だからだ

なので、管理は管理しても管理しすぎるのは面倒だからやなんだ。

 

しかし、iPhoneの底値アプリは結構まじめなアプリが多かった。つまりどこの店舗でどのぐらいの底値だった、というのを登録したりするのもあった。これが面倒。店舗登録すんのも、物品登録するのも、底値毎回更新するのも、全部面倒。これとは別に買うかどうかの管理も考えないとなると、余計面倒。。ということになってきた。備品数が100とかだったらまだしも十数個だしなぁ。。

管理作業はイヤだ!! なるたけ安いものを買いたい! したいのはそれだけだ。

そんな時に友人の話を聞いた。友人宅では、底値から10%以内の誤差だったら買ってもいいというお達しがされていたんである。

これにはなるほどー!である。