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飯と酒と時々GTD

自然に計画するためのモデルを実践するには?

ちなみにGTDにもプロジェクトマネジメントの方法が載っているんですが、

  1. 目的/判断基準を決める
  2. 望ましい結果をできるだけ具体的にイメージする(どうなれば成功なのか?成功するとどう感じられるか?)
  3. ブレーンストーミング(一人でもいい。すべてのオプションを書く)
  4. 整理する
  5. NEXT ACTION に分解する

というステップを踏みます。これ、どこのGTD解説でも出てこないんですよねえ。けっこうGTDの中心的なとこだと思うんだけど。

via 仕事を100倍楽しくするプロジェクト攻略本 - まりおんのらんだむと~く

GTDには確かに5つのステップがあります。GTDでは「自然に計画するためのモデル」と呼ばれています。

「仕事を成し遂げる技術」で言われているのはこの5つのステップ。

  1. 目的と原則を定義する
  2. 結果を思い描く
  3. ブレインストーミングする
  4. 整理する
  5. 次の行動を明らかにする

  これらは、プロジェクトの内容を明確するのに役立ちます。せっかくなので、この詳細の説明と実際に習慣化するための方法をまとめたいと思います。

まずは、各ステップ毎に何をするのか詳細を見ていきましょう。

(1)目的と原則を定義する

(1-1)目的

目的は、それが何のために必要なのか、ということです。たとえば、「恋人にクリスマスディナーに招待しようと考えている」。けれども、それは何のため? 恋人を喜ばせたいため、恋人と楽しいクリスマスを過ごしたいというのが本来の理由ではないでしょうか。それが、本当の目的なのです。目的は、こっそり隠れている場合が多いので、プロジェクトが大きければ大きいほど、明確にした方がよいです。また、作業を依頼された場合にも、内容がブレないように聞いておくことが大切です。

(1-2)原則

原則はイメージがわかりにくいです。原本だと「~のする限りにおいて」だとか書いていて、「行動のパラメータや有益性を測る基準を定義する」と書かれています。

私はこのままでもいまいちピンと来ません。なので、これができていればOKというボーダーラインだと、理解しています。例えば、レストランに食事に行く場合、予算や料理の種類、期日が原則となるかもしれません。「今日絶対行きたい!」ならば、原則は期日になります。「懐石料理を食べたい!」ならば、原則は料理の種類になります。

(2)結果を思い描く

結果を思い描く、というのはその最後のゴールポイントでどのような状態になっているのかをもっと明確にすることです。劇的瞬間ビフォーアフターのように、目的を果たすために現状とゴール前では状況が異なっているはずです。でもどんな風に? そこを補足するのがここです。

目的は変えることができませんが、結果を変えることはできます。
たとえば、「恋人にクリスマスディナーに招待しようと考えている」。この言葉自体はゴールです。でも目的は、先ほど話したように、恋人に喜んでもらったり、二人で楽しみたかったりです。あくまで手段の一つにすぎません。ディナーに行く暇がないのであれば、プレゼントしたり、家で一緒に鍋をつつくという結果でも、原則の守れる範囲内であれば変更は可能でしょう。
目的とゴールを履き違えるな、とよく言われますが、結果それ自体を目的だと思いこみがちだからでしょう。

この作業がどうして必要なのでしょうか? なぜかというと、この結果に合わせてアクションに落とし込むからです。忘れがちなことですが、結果を実現化することこそが、アクションの役目なのです。なので、この結果がブれてしまうと、どこに進めばいいのかわからなくなってしまいます。

(3)ブレインストーミングする

収集ステップと同じく、アイデアや心配事、その出方やまとまり方、抽象具体、現実可能不可能にこだわらず、すべての手札を取り出すのがここの役目です。とにかくここで重要とされるのは、質ではなく量です。

(4)整理する

ブレインストーミングで出したそれらは、このステップでようやく整理します。要不要はもちろんのこと、重複しているものをまとめたり、カテゴリわけしたり、時系列にまとめてみたりをしてみます。

(5)次の行動を明らかにする

  ブレインストーミングの中から、まずどれをするのか考えます。

でも、このモデル自体が実行できないんですけど

さて、上記のモデルは、正直今のままでは、非常に実行しにくいです。どうやってこれを実行すればいいのか、私もひどく悩みました。でも、次のアクションに設定したりして、しばらくやってみました。そうすると、いくつかの質問が、それぞれのステップで的を射ることができることがわかりました。途中からは、それらの質問に答えることで、この計画モデルを実践するようになりました。それを以下に紹介します。

実践用、小粒プロジェクトのためのプラニングセット

  • (1-1)どうしてそれをしたいの?
  • (1-1)それができたら、どんないいことがあるの?
  • (1-2)5W1H(What,Who,When,Which,Where,How)で最低限決めていることはあるの?
  • (1-2)最低限できればいいことって何かあるの?
  • (2)何ができれば終わりなの?
  • (3、4)どんな風に進めようと思っているの?
  • (5)次に何をしたらいいの?

使い方

これから作るプロジェクトに対し、上記の質問について答えます。()の数字は、自然に計画するためのモデルのどのステップに対応しているかを示しています。

なぜ小粒プロジェクトのための?

小粒プロジェクトは、ライフサイクルが1週間~2週間程度、ゴールまでのアクション数<20程度を想定しています。

このプロジェクトセットは大きなプロジェクトを想定していません。だから、「小粒プロジェクトの為の」という限定が入ります。大きなプロジェクトに対応できないのは、ブレインストーミングの部分を大幅に省いているからです。

プラニングセットの目的

このプラニングセットを使う目的は二つです。

  • プロジェクトの意義を明確にするためです
  • 自然な計画の仕方を習慣化するためです

プロジェクトを取り扱う場合の現実解としての目的が一つ、それから長期的な視点から見て、自然に計画するためのモデルの考え方の順番に馴れるための目的がもう一つあります。

使うタイミング

プロジェクト化する前。このタイミングの場合、プロジェクトを実行する前から、プロジェクトについて理解を深めることができます。

プロジェクト実行中。プロジェクトを作ったものの、何をしたかったのかな、と迷走した時にも、質問に答えてみてもいいんじゃないかなと思います。

ワークフロー中。「物」をプロジェクト化した際に、プラニングセットを実行するのも手かなとも思います。しかし、馴れてない場合は時間がかかるので、馴れてから実行する方がよいと思います。

プロジェクトの「次のアクション」。馴れていない場合は、プロジェクト化してから、次のアクションとして「プラニングセットを実行する」としてもいいのではないかと思います。

習慣化完了の条件

実践するのに心もとないかもしれませんので、どういう風な状態になったらいいのかを、習慣化完了条件として例を挙げておきます。下記ができたらいい、と必ずしもというわけではありませんのであくまでご参考程度にどうぞ。

  • 質問にすばやく答えられる
  • 明確なゴールが設定できるようになる
  • 作業自体が面倒になってくる

その他補足。

質問はすべて答える必要はありません。でも、3つの質問は必須です。これは最低]