works4Life

飯と酒と時々GTD

WeeklyReport 2007/05/26

現在の使用アイテム

 現時点での使用アイテムを以下にリストアップします。

  • 基本リスト - デジタル(FitzNote)
  • チェック用リスト - デジタル(FitzNote)
  • プロジェクトファイル - デジタル(FitzNote)・紙・マニラフォルダ
  • カレンダー - スケジュール帳

 前回と変更はありません。

現時点のWeeklyReviewフロー

 以下のフローは、今回WeeklyReviewを行っている間に追記したものを含めての状態のものです。  完了したアクションは■、項目としてあげてみたもののできなかったアクションは□です。

Home WeeklyReview-20070526
├0.初動
|└■掃除機をかける
├1.収集
|├■テーブルに処遇不明なものを家から集めてくる
|├■Inboxからものをテーブルにぶちまける
|├■Inboxを空にしたらもとに戻す
|├■RTMのInboxをFitzNoteのInboxにいれなおす
|└■頭からしぼりだす
├準備
|├■財布を用意する
|├■手帳を持ってくる
|├■ペンを用意する
|├■タイマーを用意する
|├■はさみを用意する
|├□Inboxボックスを用意する
|├■Projectボックスを用意する
|├□ラベルライターを用意する
|└■ゴミ箱を用意する
├2.処理
|├■テーブルにあるものを処理する
|├■RTMのCalendar項目を確認する
|├■FitzNoteのInboxを処理する
|└リストの更新
| ├■Projectで検索をする
| └■上から順に、一番最後のActionのステータスを確認し、現状と一致していなければ更新する
├3.整理
|└レシート精算
| ├■excelを起動しよう
| ├■財布からレシートを出す
| └■excelにレシートを登録する
├4.レビュー
|├■プロジェクトの進捗を確認する
||├ラベルが「プロジェクト」で検索する
||└上から順にループ
|| ├現在の状態をProjectの詳細に時間とともに記述する
|| └2週間進んでいなければSomedayに差し戻す
|├■反省を書く
|├■スケジュールプランニング
|├□GoogleReaderを初期化する
|└WeeklyReportをworks4Lifeに書く
└保留
 ├デフラグする
 ├PCのバックアップをする
 └DiigoのInboxを処理する

前回からの変更点

  • 「0.初動」を追加しました。
  • 「1.収集」を
  • 1.収集の項目を見直しました。物理的なものから精神的なものに収集しています。
  • Inboxの用意は、1.収集を前に持っていたことでなくします。
  • ラベルライターは、結構な動作になるので必須項目からはずします。
  • 2.処理内の順番を見直しています。こちらも物理的なものから精神的なものにフォーカスするようにしています。
  • GoogleReaderを初期化する作業は、今の所溜まらなくなったので、項目からはずします。

あいかわらず時間がかかってます。。

 時間をなんとか短縮しようとか以前から言っていますが、一向に時間が短縮する気配がありません。  1.収集、2.処理の時点で結構なエネルギー消費があるので、だいたいこの時点が過ぎたところで小休止を入れてしまいます。でいっぱい時間が過ぎちゃうのですな。。。  休憩を挟んだことで、中だるみが生じてしまうのですが、それ以外にも中だるみが生じる理由はありました。4.レビューの部分での進捗の確認のやり方が、今まで確定していなかったからです。この問題は、前回のWeeklyReviewでも説明した通り、もとを正せばProjectとActionの使い方がツールの中で決まっていなかったことにありました。こちらについては消化され、時間はかかっていますが、実のあるレビューができました。  

初動に掃除機を追加しました。

 以前、スタートに時間がかかるからといって、「準備」を追加しました。この理由は、何も考えなくてもできる項目を追加することによって、動きやすくしようという理由からでした。最初のころは、それで自分自身を騙すことができましたが、WeeklyReviewはそれなりに時間がかかります。現時点で3時間で終わればいい方になっています。  なので、準備のフェーズ自体が、これから長く始まるジェットコースターの上りの段階のように見えて仕方がないのです。そんなわけで、すぐに効力が失ったのは言うまでもありませんでした。

 そこで、今回は初動に掃除機をかけることを追加しました。掃除機をかけること自体は、いつも土曜日にやっていることです。今までは、それをWeeklyReviewの後にやっていました。が、WeeklyReviewが時間がかかること、それからそれなりの気力が尽きることなど等から、掃除機をかけるころにはうーんざりしてしまうのですね。それならいっそ一番初めにやるんではどうか、ということで追加しました。で、思った以上に効果はありました。

 その思った以上の効果というのが、(1)掃除機をかけることで体がそれなりに活発になるようにシフトされている。そのためスムーズに物理的な収集へ行動が遷移しやすかったことです。また、(2)掃除をしたことによって、エネルギーの気力がちょっとアップし、高いモチベーションからWeeklyReviewに突入しやすいことです。  (1)と(2)は一見似ていますが、異なります。(1)自体はいうなれば身体のエネルギー遷移のしやすさであり、(2)は精神のエネルギーの基本位置がアッことを示します。

今週のこもごも

プロジェクトとアクションと手順との関係

 GTDの概念では、やるべき内容は、プロジェクトとアクションの二つの概念のみを持っています。  一方、私の方では手順を導入しています。手順の位置づけとしては、アクションを更に細かくしたものが、手順であり、アクション=複数の手順、というようなイメージです。  でも、実際管理する単位はアクションです。  以前の私は、このアクションの単位で管理すべきなのか、それとも手順レベルまで落とし込んで管理すべきなのかがよくわかりませんでした。  結局、アクションの単位でしか管理はせず、手順レベルについては放っておいています。