私は今、上記を実践していますが、日報・週報に書き起こすのがしんどいという課題を抱えています。 実際、現在の私は、ほとんどの日において日報を提出できていません。
発達障害者の私が、ITエンジニアのタスク管理について模索していること - uniuniunicodeの技術以外の話
私がシステムエンジニアで複数のお客さんの運用をしていた時に、それを報告するのが大変だった。原因はいくつかあって、考えられる３要素は以下の通りだ。
（１）報告に何を書けばいいのかわからない
（２）何をやったか思い出せないor掘り下げるのがむつかしい
（３）報告するのに内容をまとめる圧縮技能がない
このうち、（１）の報告に何書けっていえば、大抵（i）抱えているタスク（ii）それらのタスクの進捗状況、てよく言われるんだよね。
（i）はまぁいい。にしても、この（ii）のタスクの進捗状況が曲者だ。進捗状況って実際何書けばいいのよ？
メンバーが上司にお願いしたいこと
ところで、メンバーの立場から言えば、上司にお願いしたいことは、以下の通りだ。
（a）不要なタスクを除外してくれる防波堤
（b）問題になった時の相談・エスカレーション窓口
（a）大切だよねー、他部署から関係ないタスクもらってきてほしくないでござる、関係ないタスクはリジェクトしてくれでござる。この防波堤として働いてくれると、メンバーは大切にされていると思うので、とても頑張れる。
そして（b）、とりあえず作業やってて問題あれば、上司に相談・エスカレーションできることが大切だ。で、上司から言えば、（b）に対して自分もメンバーからピックアップしていく必要がある。それを把握できるのが週報だと思う。
上司がメンバーからピックアップしたいこと
ところで、報告ってざっくりとした進捗は当然書くとして、上司がメンバーが報告する際に本当に知りたいことって何だろう？ 上司は、報告を複数もらってきて総合的に判断しなきゃいけない。
で、上司がメンバーからピックアップしたいことといえば、仕事が滞りそうという予見である。できれば滞る手前で教えてもらえたら万々歳だ。滞ったらもちろん知らせてほしい。（一番怖いのは問題を隠されることである）
じゃあ、メンバーの仕事が滞りそうなベスト４といえばこんな感じだ。
（α）いろいろあって、タスクの締め切りが間に合わなそう
（β）タスク量が多くて、滞りそう
（γ）タスク自体が、（やり方不明、むつかしすぎて）進め方が困難になって滞りそう
（δ）タスク自体が、不穏を抱えて（お客さんといざこざ等）滞りそう
メンバーとしては、この４つがあれば優先的に報告には記載するとよい。そして、何もなければつつがなく進捗しているということで、今週やったことを書けば安心だ。
もちろん、緊急にやばい内容は、直接報告するにこしたことはない。
日報・週報に書くにはどうすれば？
最初引用したブログで今抱えている課題として、「日報・週報を書くのしんどい」とあった。私が同様の課題をもっていたころ、まずは報告がどういう機能をもっていて、どういうものを伝達するのかわかってないと、何を書いたらいいのかがそもそもわかんなくてキツかったなー、ということがあって上記を書いた。
日報はともかく週報は、フォーマットが決まってるんだったら、フォーマットに内容を流しこむための週報用のExcelテンプレートを作ってもいいんじゃないかと思う。ちなみに私は作ってた。で、このテンプレートを作るサイクルが、タスクの週の見直しにもなってたので、ちょうどよかった記憶がある。
