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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【タスク管理】週報って何書けばよい?

 

私は今、上記を実践していますが、日報・週報に書き起こすのがしんどいという課題を抱えています。 実際、現在の私は、ほとんどの日において日報を提出できていません。

発達障害者の私が、ITエンジニアのタスク管理について模索していること - uniuniunicodeの技術以外の話

 

 私がシステムエンジニアで複数のお客さんの運用をしていた時に、それを報告するのが大変だった。原因はいくつかあって、考えられる3要素は以下の通りだ。

(1)報告に何を書けばいいのかわからない
(2)何をやったか思い出せないor掘り下げるのがむつかしい
(3)報告するのに内容をまとめる圧縮技能がない

 

 このうち、(1)の報告に何書けっていえば、大抵(i)抱えているタスク(ii)それらのタスクの進捗状況、てよく言われるんだよね。

 (i)はまぁいい。にしても、この(ii)のタスクの進捗状況が曲者だ。進捗状況って実際何書けばいいのよ?

 

メンバーが上司にお願いしたいこと

 ところで、メンバーの立場から言えば、上司にお願いしたいことは、以下の通りだ。

(a)不要なタスクを除外してくれる防波堤
(b)問題になった時の相談・エスカレーション窓口

 (a)大切だよねー、他部署から関係ないタスクもらってきてほしくないでござる、関係ないタスクはリジェクトしてくれでござる。この防波堤として働いてくれると、メンバーは大切にされていると思うので、とても頑張れる。

 そして(b)、とりあえず作業やってて問題あれば、上司に相談・エスカレーションできることが大切だ。で、上司から言えば、(b)に対して自分もメンバーからピックアップしていく必要がある。それを把握できるのが週報だと思う。

 

上司がメンバーからピックアップしたいこと

 ところで、報告ってざっくりとした進捗は当然書くとして、上司がメンバーが報告する際に本当に知りたいことって何だろう? 上司は、報告を複数もらってきて総合的に判断しなきゃいけない。

 で、上司がメンバーからピックアップしたいことといえば、仕事が滞りそうという予見である。できれば滞る手前で教えてもらえたら万々歳だ。滞ったらもちろん知らせてほしい。(一番怖いのは問題を隠されることである)

 じゃあ、メンバーの仕事が滞りそうなベスト4といえばこんな感じだ。

 

(α)いろいろあって、タスクの締め切りが間に合わなそう
(β)タスク量が多くて、滞りそう
(γ)タスク自体が、(やり方不明、むつかしすぎて)進め方が困難になって滞りそう
(δ)タスク自体が、不穏を抱えて(お客さんといざこざ等)滞りそう

 

 メンバーとしては、この4つがあれば優先的に報告には記載するとよい。そして、何もなければつつがなく進捗しているということで、今週やったことを書けば安心だ。

  もちろん、緊急にやばい内容は、直接報告するにこしたことはない。

 

日報・週報に書くにはどうすれば?

 最初引用したブログで今抱えている課題として、「日報・週報を書くのしんどい」とあった。私が同様の課題をもっていたころ、まずは報告がどういう機能をもっていて、どういうものを伝達するのかわかってないと、何を書いたらいいのかがそもそもわかんなくてキツかったなー、ということがあって上記を書いた。

 日報はともかく週報は、フォーマットが決まってるんだったら、フォーマットに内容を流しこむための週報用のExcelテンプレートを作ってもいいんじゃないかと思う。ちなみに私は作ってた。で、このテンプレートを作るサイクルが、タスクの週の見直しにもなってたので、ちょうどよかった記憶がある。