今までTickTickを使っていたが、どうにもうまくいってない感が出てきて久しぶりにPlannerに手を出した。
前回のタスク管理の実装話はこちらだが、OneNoteはそのまま利用して、参考資料的に使っている。
で、なんでPlannerにしたのかと言えば、Teamsのコメントとかをそのままタスク化したいというのが最近要望が大きくなってきたからだ。それが簡易にできそうなのがPlannerというわけだった。
TickTick実装の問題点
- リピート系のタスク向けにテンプレを用意していたが面倒になってきた
- カレンダーの予定を毎回同期するのが面倒だった
今回のTickTickではどこがダメになってきたんだろうと振り返った結果、タスク以外の作業、つまり上記リストのうち、１とか２とかのランニング作業コストが大きくてそれでだんだんつらくなったのではないかと推測する。
私は会社ではOutlookのカレンダーが用意されており、TickTickにはそのカレンダーを再現している。理由は、つまっている時間を正確に見ておきたいから、というのと、フォーカスのタイムログを使うのに最適だと思ったからだ。
だが、この作業は思った以上に私を疲弊させていたように思う。このカレンダーの同期作業が面倒だった。
また、私はテンプレート用のタスクを用意していて、よくある固定作業はこのテンプレートをコピーして、それをタスクとして利用していた。わざわざこうする理由は、見積もり時間の設定を事前にしておけるからだ。TickTickにもテンプレート機能あるけど、見積もり時間は保管してくれないので使わなかった。
Plannerの設定
Plannerについては、デフォルトはボードビュー利用。
バケットは以下を用意した。
- INBOX
- 次のアクション
- プロジェクト
- 待ち
- 日付（カレンダー）
- テンプレ
このうち、実行するタスクになるのはプロジェクト以外。テンプレ以下にはコピー用のタスクが用意されている感じ。
プロジェクトの内容を見て、次のアクション、待ち、日付のところにアクションを落とし込む想定。
Microsoft ToDoと合体したPlannerだが、Microsoft ToDoの悪しき仕様もそのまま継承されている。つまり、元Microsoft ToDoのプライベートプランでは、各タスクにコメントが追加できない…！
これは、個人用のTeamsを発行してもらい、そこに所属するPlannerを作って利用することで対応した。
Plannerのいいところ（１）Teamsのメッセージからタスクが作れる
当初の目的であるTeamsのメッセージからタスクを作る機能が実現できるようになった。Teamsで使ってて困るところが、返信するべきメッセージのリンク管理をちゃんとしないとやばいこと。チャネル数は多いので、なかなかあそこに書いてたな、とメモしておくのが必至である。
かといって、プライベートチャネルや共有チャネルはタスクは作れないので、そこは結局自分で手作業で作るしかない。
Plannerのいいところ（２）メールからPowerAutomate経由でタスクが作れる
PlannerはMicrosoft一派なので、MSの恩恵を受け取れる。PowerAutomateでメールのある条件に合わせてPlannerを自動で作るように設定した。依頼用のフォルダに入ってくるメールは必ずタスクにするとか、あとは受信箱に残ったメールのうちフラグを立てたらPlannerにタスクを作ってもらうとか。
なんか、すっきりした感ある～。
というよりTickTickで運用しようと思ったのに無理があったのだろうか。いや、多分状況が変わったんだろうな。明らかに去年度よりメールのやり取りが多くなったし、全体のタスク量が増えてる感がする。
状況が変わると、タスク管理も変わる――これが真理！
と、私は思っている。
私の仕事スタイル
ところで、私の仕事スタイルは、mtgもそこそこ、定型作業、プロジェクト作業も半々持っててメールはそこまで多くないという、仕事スタイルで、しいて言うなら研究職型。
この全体的な丸のサイズが大きくなってきたというのが、私の認識である。仕事減らして～～～。
