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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【タスク管理】週報って何書けばよい?

 

私は今、上記を実践していますが、日報・週報に書き起こすのがしんどいという課題を抱えています。 実際、現在の私は、ほとんどの日において日報を提出できていません。

発達障害者の私が、ITエンジニアのタスク管理について模索していること - uniuniunicodeの技術以外の話

 

 私がシステムエンジニアで複数のお客さんの運用をしていた時に、それを報告するのが大変だった。原因はいくつかあって、考えられる3要素は以下の通りだ。

(1)報告に何を書けばいいのかわからない
(2)何をやったか思い出せないor掘り下げるのがむつかしい
(3)報告するのに内容をまとめる圧縮技能がない

 

 このうち、(1)の報告に何書けっていえば、大抵(i)抱えているタスク(ii)それらのタスクの進捗状況、てよく言われるんだよね。

 (i)はまぁいい。にしても、この(ii)のタスクの進捗状況が曲者だ。進捗状況って実際何書けばいいのよ?

 

メンバーが上司にお願いしたいこと

 ところで、メンバーの立場から言えば、上司にお願いしたいことは、以下の通りだ。

(a)不要なタスクを除外してくれる防波堤
(b)問題になった時の相談・エスカレーション窓口

 (a)大切だよねー、他部署から関係ないタスクもらってきてほしくないでござる、関係ないタスクはリジェクトしてくれでござる。この防波堤として働いてくれると、メンバーは大切にされていると思うので、とても頑張れる。

 そして(b)、とりあえず作業やってて問題あれば、上司に相談・エスカレーションできることが大切だ。で、上司から言えば、(b)に対して自分もメンバーからピックアップしていく必要がある。それを把握できるのが週報だと思う。

 

上司がメンバーからピックアップしたいこと

 ところで、報告ってざっくりとした進捗は当然書くとして、上司がメンバーが報告する際に本当に知りたいことって何だろう? 上司は、報告を複数もらってきて総合的に判断しなきゃいけない。

 で、上司がメンバーからピックアップしたいことといえば、仕事が滞りそうという予見である。できれば滞る手前で教えてもらえたら万々歳だ。滞ったらもちろん知らせてほしい。(一番怖いのは問題を隠されることである)

 じゃあ、メンバーの仕事が滞りそうなベスト4といえばこんな感じだ。

 

(α)いろいろあって、タスクの締め切りが間に合わなそう
(β)タスク量が多くて、滞りそう
(γ)タスク自体が、(やり方不明、むつかしすぎて)進め方が困難になって滞りそう
(δ)タスク自体が、不穏を抱えて(お客さんといざこざ等)滞りそう

 

 メンバーとしては、この4つがあれば優先的に報告には記載するとよい。そして、何もなければつつがなく進捗しているということで、今週やったことを書けば安心だ。

  もちろん、緊急にやばい内容は、直接報告するにこしたことはない。

 

日報・週報に書くにはどうすれば?

 最初引用したブログで今抱えている課題として、「日報・週報を書くのしんどい」とあった。私が同様の課題をもっていたころ、まずは報告がどういう機能をもっていて、どういうものを伝達するのかわかってないと、何を書いたらいいのかがそもそもわかんなくてキツかったなー、ということがあって上記を書いた。

 日報はともかく週報は、フォーマットが決まってるんだったら、フォーマットに内容を流しこむための週報用のExcelテンプレートを作ってもいいんじゃないかと思う。ちなみに私は作ってた。で、このテンプレートを作るサイクルが、タスクの週の見直しにもなってたので、ちょうどよかった記憶がある。

【たすくま】もう2月、たすくまの振り返りタスクをセクション毎に追加した

知ってます?

もう2月なんですよ。

12分の1、1年のうち約8.5%がもう過ぎ去ってるんですよ!!

 

OMG!

 

 Feedlyでデイリーでブログを更新しているのを見ると、みんなえらいなーという気持ちでいっぱいになりつつ、もうちょっと軽率で書けばいいじゃん!と思いつつ1カ月が過ぎ去ったのでした。

 何度目になるかわかりませんが、デイリーで更新したいという気持ちになってきたので、今日からがんばろうと思います。

 ちゃんとした主義主張をまとめて書こうとしなければいいんじゃないの? とも思いつつ、最近は音声入力も使いやすくなったんだから、とも思いつつ、一番は、「書きたい!」と思った時に書ける状況に持っていけないのがむつかしいのかなとも思っています。書いていればそのうちのってくるのもわかるんだが、書きたいものを書く!という時ほど幸福はないんだよな。

 

たすくまは続いている

 ところで、たすくまはなんだかんだと続いて実行している。寝込んでいたりする日はその日全部蔑ろにもしたりもするんだけれども、毎月講師でたすくま講習セミナーに参加させてもらっててそこでいろいろ改めて実行しようとか見直す機会になっている。

 

たすくまの振り返りをするようになる

 私はあんまり熱心にログを取るわけではなくて、その時間何をしているのかを明確にしておきたいという気持ちから実施をしている。何しろ、にゅるっとやることが変わってたりするもんだから。

 それはそれでよかったんだけど、やっぱりたすくまの効果の恩恵は享受していない気持ちもあったので新たに習慣化しようとがんばってるのがこの「たすくまの振り返り」だ。

実行されなかった振り返りタスク

 一応、たすくまで振り返りのタスクを切ってたんだけど、ほとんど実行しようとしなかったんだよね。

 夜の11時5分前にやりましょうって設定してたけど、やんなかった。理由は明確で、(1)やることが不明瞭だったことと、(2)一回にかかりそうな時間が多かった、からだ。

 しかもその時間、大概だらだらしているので、やる気にならないというのもある。

(1)やることが不明瞭だった→メモをなんでもいいので追加する

 振り返りしなかった理由の一つとしてやることが不明瞭だったので、ゴールは、振り返りしたタスクのメモを満たすことにした。

 各タスク全部に何かメモをする。

 あまりにルーチンすぎると書くことないやんけ!と思う諸氏も多かろう。そこでチェックリストである。あれは、チェックするとそのままメモに記載されるので、そのタスクの中で具体的にやったことを記載するようにする。私はこのメモでもよいことにしている。

 とにかく全部のタスクにメモを追加すること!

 

だって大橋さんも佐々木さんも全部のタスクにメモしてるって聞いたら、それはやった方がいいと思わないわけにはいかないじゃないのさ

 そう、この前のたすくまのセミナーで、二人とも、タスクにメモするのは必至です(素面)みたいな感じで話すんですよ。(キリッ)じゃないんですよ、(キリッ)を通りこして当然すら通りこして、素面モードの通常運用モードの話っぷりだったわけ。

 それまで私はメモなんて取れねーよバーカバーカ!ってこれは言いすぎなんですが、まぁそういう気持ちではあったのよね。

 

 で、これはなんとかしてもメモした方がいいに違いない!と私は思った。

 が、毎回タスクを完了する際にメモすりゃいいんだろうけど、そうもやんない場合はかくして多い。ならば、それをフォローする時間を作ればいい! 

 と思ったのは、佐々木さんはセクション毎にたすくまのタスクをEvernoteに送るタスクを作っている、と聞いたので、それにあやかり振り返りのタスクをセクション単位で入れてみたのであった。

 

(2)一回にかかりそうな時間が多かった→セクション単位の小分け実行する

 この、セクション単位に振り返りするというタスクはそこそこよい。といってもまだ実行してから数日しかたってない。

 が、タスクは3日続けば今後も続く可能性が高い。ので、このまま続くように調整していこうそうしよう。

【雑記】音楽と犯罪のサンド

Dream

 

 夢が醒めるのは早かった。

 

 

 私はよくSpotifyで音楽を探すのだが、割とよかったアーティストの関連から探していくというのをよくやる。そこで久々ヒットだったアーティストが見つかった。

 

 お、これはいいぞ!

 なかなかない手ごたえ!!

 

 などと喜び勇んだ私はどんな経歴の人なのかを検索した。

 するとどうだろう。トップには、本人の最近行った犯罪のニュースが一番に出てきた。

 この間十数分で私の夢は醒めたのだった。
 

 

 その内容はというと、元恋人のアーティストの自宅兼事務所への複数回の侵入、PCやハードディスクなど盗品を売り捌き、関係者の一生分の音楽データは消去、下着姿や裸のプライベート写真を本人名義のフェイクアカウントに投稿、SNSでの誹謗中傷、脅し嫌がらせなどなどetc...

 うへぇ、まさかのドン引き内容である。更に紐解くと嫌がらせのアウチなこと……
 
 まあ、その人の作る音楽とは真逆のえげつない内容だった。

 とりあえず、彼がまだまともだったころの音楽があるだけでマシだと思おう。うん。

 

 とはいえ、音楽を聴くたびに、アレやった人なんだよなーというセット販売のような記憶の思い出しはどうしてもしてしまうものである。いずれにせよ、とても気に入っていたら早かれ遅かれ検索して、この犯罪内容を目の当たりにしたことだろう。傷はまだ浅い。浅いんだけど、そこまで興味を持つアーティストが少ない自分にとっては、手痛い。

 

 繰り返し音楽を聴く。

 はーん。。

 でもアレやったんかよ。。

 しみじみ良い。

 でもアレやってんだよな。。

 こんな音楽を作れる人なんてそうそう見つからないだろう。

 でもなー。。。

 インスパイアされただろう似た音楽の人のも聴いてみたがやっぱり群を抜いてよい。

 なんであんなことやっちゃったのよ。。

 

 イイ!→落ち込むのサンドイッチを繰り返す始末である。

 犯罪はその当事者だけでなく、本人の今までの履歴を塗りつぶす。折角の素晴らしい昔の功績にすら泥を塗ることになる。過去ですらそうだし、この先の未来にだって、泥をぶっかける準備が始まっているのだ。

 犯罪はあかん、自分の作品を大切にしたいならホントやめて欲しい。ネットがある今、内輪だけが知っていることは、ほぼ無理なんだからさ。

 

 と、そんなアーティストがいてね、と友人に話したところ、

「あーそれ、絶対女に食わせてもらってたって。で、嫉妬。相手売れてんじゃないの?」

 ……

 にべもない言葉でまとめられてしまった。

 

【GTD】おかげ様で第2回GTDイベント終了しました。次回もあるよ!

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 おかげ様でイベント終了しました。

 今回は「シゴタノ!」の大橋さんと、「言いたいことやまやまです」のやままさんにもご参加いただきました! 豪勢~☆彡

内容はというと

・「見極める」ステップの詳細説明
・実践

 タイトルの通り、GTDの「見極める」ステップの、まあ濃い感じの構成で行いました。

 勉強会の時に「見極める」ステップの紹介は、何度かしたこともありますが、その中でも詳しい内容の説明だったと思います。

 「見極める」ステップ自体は、やってなんぼのところがあって、説明したところでなかなかピンとこないんです。
 なので、このイベントのミソはどちらかというと、後半の「実践」です。

 

実践は参加者各1回の合計6回実施

 今回参加者の6名様について1回ずつ、計6回「見極める」ステップを実施しました。他の人がどんな風に考えていたり、どういう風に「次にとるべき行動」に落とすのか、というのが実際に見えます。なので、実質6つのユースケースが体感できたことになります。

 

「これは何か?」

 「見極める」ステップには実践がどうして必要なのかといえば、ワークフローの最初に出てくるこの質問「これは何か?」が曲者だからです。
 疲れてくると、ここの質問が一番おろそかになって、それが自分にとって何なのかを見直すことなく、下に続くフローを実施してしまいがちです。
 今回は、この「これは何か?」という質問を、私と対話を重ねたうえで、「次の行動」に落とし込むようにしていきました。

 

 そう、対話。

 対話なんです。

 対話を何度か繰り返して、ゴールはともかく、「具体的な次の行動」が出てきそうなレベルまでに落とし込みます。

 そもそも、Inboxに入っているモノというのは、なぞめいたメッセージでよくわからないものもあります。

 

「4/1」

 

 日付だけ書いてある場合、どうしましょう。

 4/1といえばエイプリールです。エイプリールにやりたいことがあったのか、はたまた1日だから映画の日ですから行きたい映画を募りたいのか、まさかまさか友人の友達が4/1で誕生日会を開くのでプレゼントを買わなければならないのか。

 とまあ、何も状況を知らない場合でもこのように解釈がいろいろ出てきます。なので、「これは何か」で、自分と紐づく内容を一回さらう必要があるんですよ、とこのワークフローでは言ってます。

 そして尚且つ我々は、この些細な質問をいかにおろそかにしていたのかを目の当たりにするのです。

 

具体的なゴールについては、プロジェクトの配下の「レビュー」でする

 もっと具体的な目的やゴールについては、ワークフローで言えば、プロジェクトリストに項目を入れた後に実行している「レビュー」という、ぞんざいに記入されているそのタイミングかなぁと思っています。
 「これは何か」は、昔の時分のダイイングメッセージならぬリビングメッセージを紐解くための時間だと思ってください。


 で、ここでのプロジェクトのゴールを作ることですが、GTDでは「ナチュラルプランニング」として用意されています。

 田口さん監訳される前に出版されていた本では「自然に計画するためのモデル」とありますが同じものです。

 以下の記事は、昔私が具体的に進めるための質問セットを作ったものです。画像がリンク切れみたいですが、そのうち直します。多分。
 

www.works4life.jp

 

次回計画中!

 一応第3回も開催予定です。日付はまだ未定ですが、お楽しみに!

 

【お知らせ】1/25「たすくまスタートアップ講座@渋谷」に講師として参加します

shigotano.doorkeeper.jp

 

 直近のお知らせで申し訳ないのですが、「たすくまスタートアップ講座」に講師として参加します。

 

 今まで「たすく管理セラピー」の講師として参加していましたが、ブラッシュアップし、「たすくまを使いたい!」という人にフォーカスして、シゴタノ!さんの方で新たに講座が開催されました。私もたすくまをゆるく使っているゆるゆるユーザーでGTDやってる社会人のサンプルとして講師としてアドバイスします。

 

 個人的な意見からだと、「たすくまを使いたい!」と思ってきてても、実際お話を聞いてみると、「いやー君はどちらかというより先にGTDした方がいいんじゃないの?」という人はよく見受けます。そういう場合は、私の方でGTDの簡単な紹介だったり、その人にあった導入方法をお伝えしています。

 

 なので、タスク管理に困っててたすくまを使ってタスクシュート実践したい!という場合には、参加されるとよいと思います。

 

なぜたすくまを続けているのか?

 自分はそんなに見返すタイプではないのです。すぐにログを取り忘れたりもしますし、かなりゆるいタイプのユーザーだと思います。

 が、それでもなぜ続けているのかといえば、その時間自分が何をしているのかがクリアになるからなんですよね。

 私はやることがナチュラルに遷移していくタイプで、仕事をしている間になぜかネットサーフに変わっていたりします。たすくまをしていると、それを割とセーブすることができるのです。

 なので、「たすくまはきっちりしなくちゃ!」てビビる人もいるかもしれません。昔の私がそうでした。

 

 こういった場合も含めて、とりあえず「たすくま使ってみたい!合わせてタスクをなんとかしたい!」と思ったらぜひご参加ください。

 講師陣ともどもお待ちしております。

【雑記】健康一番、あけましておめでとうございます

あけましておめでとうございます。
今年もどうぞよろしくお願いします。

 

今回の年末年始はというと、

 家人が急遽入院したため、バタバタの年末年始でした。入院先が東京でも地元でもなく、まさかの九州へ付き添いに飛びました。そして入院した本人は、まさかの年末年始を病院で過ごすことになるという、今生最初で最後にしたいイベントとなりました。

 皆様、ご自愛ください。人間ドックなどの定期健診は忘れずにしましょう。。。

 

初見殺しのエレベータとエスカレーションな博多高速バスターミナル

 ところで、九州から高速バスに乗ることになりました。んですけど、この博多にある高速バスのバスターミナルのエレベータとエスカレーション、初見殺しの構成でした。

 

 

 え、何なの、このエレベーターアクション。。

 ちなみに、我々が行きたいのは3階の「高速バスのりば」。

 そして、我々がスタート地点となったのは、1階の紫エレベータとエスカレータ部分。なんとこの場所、直接目的の場所に行けない場所だった。

 ここから、紫のエスカレータでB1階に向かい、そしてそこから赤いエレベータで…と思ったら実は行けない! ので赤いエスカレータで3階の「高速バスのりば」へと向かったのでありました。

 この経路で、博多駅からバスの乗り換えが8分しか余裕がないって、どういうことなのYahoo!乗換案内・・・!

 いやもう絶望的。

 結局、Yahoo!乗換案内にあった指定のバスは見送りし、次のバスに乗って出たのです。

 

 このエレベーターとエスカレーション、絶望的だったのが更に輪を掛けたのは、赤のエスカレータで2階に上ると、博多駅との連絡路があったという事実…! ちょっとなんなのこの最短ルート?!

 

 

 えーさて今年もよろしくお願いいたします。

 くれぐれも健康にはお気をつけください。 

 

【食べ物】外飯。東京豆漿生活にて、台湾のパンの食感が腑に落ちる

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 鳥屋に肉をおつかいに行った帰りに東京豆漿生活に寄った。



 豆漿とは台湾の豆乳スープのこと。五反田に最近専門店が出来たらしく大人気。メニューの上から2つ目の豆乳スープと、焼餅を食べた。
 
 

 スープ美味しかった。ほろほろ湯豆腐エンドレスみたいな食べ物で、豆腐好きにはたまらない。味は、少し酸っぱみに油を垂らしてるが日本受けするぐらいキツくない。

 私がスコーンと来たのは焼餅の方で、今まで不思議だった台湾のパンの食感が腑に落ちた。
 
 
 これね。焼餅(シャオピン)といって具はない。それがいい。
 

 台湾に旅行した時に、いろいろパンを食べたんだけど、何となく的を得ない感じがしてた。日本と違うもそっとした食感に、なんだかピントが合わない感じ。

 のだが、この焼餅を食べたあと、台湾のパンは、この感触から逃れられずにああいうパンの感じになったんだなと納得がいったのであった。
 この店で食べたこのパンは、特に出来たてなので湿気てない。基本はパイ生地で、真ん中に空洞が出来てる。だがバターは使ってないので、脂っこさがない。なお、膨れ上がって食べた時に感じるしょわっという感じが得がたいので、このパンは直接噛んで食べるのが相応しい。

 食感的には、さつまいもとか栗とかオールドファッション好きな一族の系統で、水分を限りなく除外しながらサクッと感を実現した作りになっている。

 個人的には、水気をなくしたミルフィーユというのが一番近い。
 ところで、ミルフィーユは、私は一番理想的な感触のものを食べたことがある。そのミルフィーユが丁度水気をなくすとこのような感じになるのかとも思ったわけで、つまりとてもとてもおいしい。
 他に丸餅もあったけど、餅生地の感触を楽しむなら焼餅が最適だろう。

 
 店内はとっても台湾的で、大きいテーブルは、一度台湾に行ったことがあるなら自然と「ああ、相席だな」と思考が及ぶぐらいには台湾らしいお店だった。
 

 なお、友人の土産には、ピーナッツ入りのパンを購入した。中のピーナッツはぎっしり入ってて、なおかつ自分ちで砕いているのでとてもジューシー且つフレッシュであった。