GTDの有用性がいまいちわからない、と友人に指摘されましたが、私自身もGTDの有用性については明確に説明することができない状態でいます。 そもそも、私がサイトを始めたきっかけも、ＧＴＤの有用性や有効性について、理解できないことから始まっています。TODOリストやプロジェクト計画に似た形状であるにも関わらず、どうしてGTDならそれらから優れたシステムであるのかは、理解できなかったからです。 サイトの開設は随分前になりますが、GTDについて書くようになったのは１１月からです。それから５ヶ月の間、WeeklyReviewもおろそかに実施したりしつつも、現在ではそれなりの有用性を感じつつありますし、裏が表になったような劇的な変化はありませんが、徐々に効果は出てきているなと思っています。
まずは、GTDの抽象的な有用性を抽出するために、私が今まで経験的にやってよかったと思う、具体的な有用性を抽出しようと思います。
作業フローが統一化されつつある
GTDの中で、かなり有効度が高いのが、この作業フローの統一化でした。
皆さんもそうですが、私にはいろいろすべきことがあります。一つ目は、まず会社で行うタスクについて。会社で行うことを列挙したり、会社の事務処理をしたり、といったことです。二つ目は、家で行うタスクについて。備品の買出しや食事の買い物、掃除、選択、ごみだし、などなど、必要最低限を実施するにしってもいろいろあります。これら二つは、ほぼ確実にしなければならないタスクリストです。 また、やりたいこともあります。家の風呂アイテムの入れ替えや、食器の収集、CDやDVDや本を買ったり、家具を買ったりです。その他、コンサートに行ったり、勉強ごと、習い事に行ったり、旅行したり、そういったしたいことがいろいろあります。
この、すべきこととやりたいことをなかなかうまく情報を回すことができませんでした。また会社は出しても、家の方はおろそかだったりし、頭ではなかなかすっきりすることができませんでした。それを、GTDの統一した方法で、収集から管理まで行うことができるようになりました。
GTDのうち有効だった点は、１．収集のフェーズですべきこともやりたいことも一つにまとめて収集することと、Inboxを用意することです。 今までだと、そのままタスクリストやウィッシュリストに直行したりしていました。が、毎回どちらのリストに入れるべきかを考えるのが面倒だったり、リストに入れる作業自体が習慣化されずに、最新のデータで保持するのが難しかったのです。ですが、それを１クッション入れることで、情報をキャッチすることにのみ集中すればよくなったということで、情報をキャッチするストレスが減りました。
GTDを導入することにより、作業を分化することに成功しています。やりたいこと、すべきことをキャッチする作業と、その作業がやりたいことなのか、すべきことなのかを分類する作業の二つに分化させ、前者はGTDの１．収集に、後者は２．処理に吸収されます。 この作業を分類したことがどうして有効なのかというと、一つ目にはそれがやりたいことなのか、すべきことなのかを一つのフローで収集することができるからです。そして二つ目には、割り込みタスクとして発生する収集作業から、本筋の作業に復帰しやすいからです。 これが、すべきことやりたいことが思いついて、分類作業までしてしまうと、思考回路も分類するために稼動してしまい、本来行っていた作業に切り替える必要があります。ここで、エネルギーを消費してしまうのです。ですが、収集の作業だけであればそれほどエネルギーの消費はありません。エネルギーの消費が少ないということは、その分やりたいことすべきことを捕捉しやすくなるということに直結します。
ここでのGTDの効果をまとめると、二つがあげられます。
- 収集するのにやりたいこと・すべきことのレーンをわけなくてよい
- やりたいこと・すべきことを捕捉しやすい
やりたいことも、すべきことも同じレーンにした方がいいのか、というのは不思議に思いますが、あまり頭の中では区別がないからだと思いです。頭の中ではやりたいことも、すべきことも、どちらも気がかりなことの一つに過ぎないのでしょう。
現状と理想と計画と実際の作業の関連性が明確になった
GTDをはじめてから気づいたことですが、私はあまり理想というものを描くのが苦手です。何かに対し進むこと自体は好きなのですが、不満だけはあるものの、なかなか理想を思い描くことができなかったです。 ですが、GTDをそれなりの形ではあるにせよ続けていくうちにつれて、理想を描きやすくなりました。これは途中経過の話で、最終的には、プロジェクトの計画の立て方というものを身近に理解できたということです。
私がここで思い出すのは化学の方程式です。酸素と水素が水に変化するには、ある一定のエネルギーが必要になります。化学方程式ですと、以下のような感じになりますね。
酸素＋水素＋エネルギー→水
私は、現実が理想に変化するのも、この化学方程式と同じようなモデルだと今更に理解しました。
現実＋α→理想
現実が理想に変化するにも、ある何がしか、化学方程式のエネルギーに相当するものが必要になります。最終的には、その何がしかは具体的な作業でしかありえないのですが。 しかしながら、どんな作業をしたらいいのかは、この状態ではわからないです。また、変化後の理想の状態がどんな状態なのかもわからない場合が多いのが現状です。この方程式の各状態がわかれば、αを満たすものが何なのか判明することができます。この方程式を解明することこそが、ProjectのPlanであると、ようやく理解が追いついたのです。そして、GTDではこれらのPlanを立てる時間をWeeklyReviewにて設けています。 GTDのWeeklyReviewを設けることによって、その事柄に対して深く理解をしようとする期間を作ることができます。そして何回か作業を続けていくうちに連れて、上記の方程式をより理解することができるようになりました。方程式で考える方法は私なりの方法で、人によっては異なるものかと思います。
よく、理想を実現するには、理想を思い浮かべることが必要だとビジネス本で説明されることがあります。ですがどうして理想を思い浮かべるのが必要なのかは、計画等とまとめて説明することをあまり聞いたことがなく、いまいちピンと来ませんでした。
ですが、上記の方程式を明確にするのであれば、確かに理想を思い浮かべることが必要なのがありありとわかります。まずは現状把握、次に理想の把握、それから理想から理想をさし引いたαを満たすための計画、そしてその計画を満たすための具体的作業、という順番に考えていくのが自然であることが、論理的に理解できるようになりました。
GTDは、小さなプロジェクトがあることを明確化し、何度かプロジェクトを深く考えることによって、深く考える癖をつけるようになります。そうすると、大きなプロジェクトも、小さなプロジェクトが合わさったものだと理解するようにもなってきます。
