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飯と酒と時々GTD

第12回GTD勉強会ログ 補足

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最近の勉強会では、GTDで困っていることを聞かせてもらっています。勉強会中にコメントするようにしてるんですが、今回は時間がなかったので、ブログでコメントします。

第11回では瀕死で顔色が悪く、やらなきゃいけないタスクを思い出してはまともに睡眠できなかった人が、血色よくなり最近ではぐっすり寝られるようになったと第12回で連絡してくれました。私も藁をもつかむ気持ちでGTDをはじめたので、こういう役に立った話を聞くと、とても嬉しいです。

困ったこと一覧

  • (1)終わらないToDoはどうすべき?
  • (2)アイデアのまとめ方はどうするの?
  • (3)GTDに飽きました
  • (4)週次レビューができてない
  • (5)Inboxが大変なことになっている!
  • (6)Somedayが増える
  • (7)GTDのやり方が雑になってきた

今回聞いた困ったこと一覧は上記のとおり。下記にコメントというか思ったことを出してますが、参考までにどうぞです。

(1)終わらないToDoはどうすべき?

ToDoが終わらない状況というのは、いくつかあります。今回の質問でどのようなToDoに困っているのかがわかりませんが、考えられる理由は以下のようなものがあると思います。

  • ゴールまでのアクションが明確でない
  • ゴールが明確でない
  • そもそもする必要がない

どうして進まないのかというと、何か作業を行う必要があるのにそれがされてないわけです。じゃあ、なぜその作業が洗い出せないのかというと、向かうべきゴールが明確でないからです。じゃあなぜゴールが明確でないのかというと、そもそもする必要があるのかどうかがクリアになってない、という場合が結構あるんですね。

これは、処理ステップのワークフローの一番最初のステップである「これは何?」という質問がうまく機能していないことから起こります。正直、この項目があることすら忘れてしまうわけですが、このように進まなくなった場合は、処理ステップに戻ってToDoの項目自体を見直すのもいいかもしれません。そして、必要かそうでないか見極め、必要ならば次のアクションを決めるとよいかと思います。

(2)アイデアのまとめ方はどうするの?

この質問だと二つの可能性があります。

  • アイデアをどのようにまとめて管理するのが妥当か?
  • 収集したアイデアを一つにまとめて何かを生成するにはどうしたらいいのか?

前者については、一つもしくは二つのシステムに保存していくのがよいでしょう。電子的ツールならば、Evernote等があります。アイデア系のデータの保持部分についてはPoICの考え方が役に立つと思います。ただ、PoICの場合は、カードに特化しています。もう少し媒体を汎用的に使用するならば、「超」整理法の封筒管理方法が役立つのではないかと思います。これは管理の点で大いに役立ちます。

後者については、Referenceデータを引っ張りだしつつ、ナチュラルプランニングをするとよいんではないかと思います。こういったアイデアはReferenceリスト項目とSomedayリスト項目にたまっています。そこから関係するデータを収集し、こねくり回していくのがGTDでの情報の回し方じゃないかと思います。て、さらっと言ってますが私もなかなかうまくできてないです。

(3)GTDに飽きました

GTDである程度仕事を回せるようになると、このような状態になります。ある意味、余裕が出てきた証拠ですから、正しい成長の仕方をされているんでわと思います。

次にするべきは、GTDでよく言っている5万フィートの感覚をつかむことです。『ストレスフリーの整理術』のP219に「6つのレベルで仕事をレビューするモデル」というものがあります。この部分ではそれぞれのレベルにあった質問が書かれています。まずは、この質問に答えてみるとよいと思います。ちなみに第13回のGTD勉強会のテーマはこれです。

(4)週次レビューができてない

週次レビューができてない、という話をよく聞きます。レビューのポイントはいくつかあると思います。GTDを始めて初期段階の際には、以下ができることを目指すのがよいと思います。

  • リストを最新に保つこと
  • 頭を空っぽにすること

以上が、『ストレスフリーの整理術』で言われていたことです。最初はこれでいいと思います。慣れてきたら、私はこれに加えて、以下の項目も目指すとよいと思います。

  • 各プロジェクトの進捗をまとめること

週報等でのプロジェクト等の進捗報告をしたことはありますでしょうか? 私の会社ではしたりしなかったり、と状況によって変わります。そういう状況ですが、この定期的な報告作業は、必ず行うとよいと思います。この作業の何をするべきかというと、進捗を「まとめること」です。

まとめる作業は、ある一定時間のプロセスを極小化します。10個あった情報のうち、1個の情報を選ぶもしくは1個の異なる情報を創出する作業です。こうすることによって作業内容を簡略化する訓練にもなります。これを続けると、考えるチャンクの幅が広がり、先に述べた5万メートルのレベルでのレビューに近づくことができるんではないかと思います。アインシュタインも特許内容をまとめるのが役に立ったって言ってましたしね。

とはいっても、そういう効果はすぐにはわかりませんよね。長期的なプロジェクトになると、今週は手をつけてなかったなー、とかいうのがまとめる時にわかるので、結構便利な指標になります。

そんなこんなで、定期的にまとめる作業は、誰かに見られることがなくても、よい習慣だと思います。

(5)Inboxが大変なことになっている!

この問題を出された方は、出張に出て帰った後の状況が、上記のようになると言っていました。

対応策は、がんばって処理するか、いっそ全部捨て去るか、ぐらいしか出てこないっすね。RSSの未読数じゃないので、後者の対応策は難しそうです。がんばって処理してください! ふぁいとー!

(6)Somedayが増える

増やしてください心の限り。Somedayリストは、実行すべき時間を敢えて決めていません。なので、最悪ほったらかしにして、30年後に実行する、というのも可能なシステムになっています。でもあんまり増えすぎて気持ち悪くなったら、Somedayリストをレビューして、新規作成するのもよいかと思います。私も数回Somedayリストを新しくしています。

(7)GTDのやり方が雑になってきた

余裕が出てくるとそうなってしまいます。私もかなり雑です。経験]]