works4Life

飯と酒と時々GTD

効率を上げるのには限度がある。

効率を阻む要素

どうしても調子の悪い時間はある

   気分が滅入っている、好きなスポーツの好きなチームが敗退した、等の心理的状態で、効率ががくんと落ちることはある。

体調に依存する

 二日酔いで調子が出なかったり、お腹が痛くて目が回ることはある。こんな時に効率の話をされてもしょうがない。

思考等の効率重視ではない作業もある

 いいアイデアを出そうと思っても、効率重視でできたら問題ない。問題は出てくるかどうかじゃないのか?!

存在重視の時間もある

 ミーティングは出なきゃいけないんだよ。出ることが大切。

 といった要素があって、効率が効率が、といってもどうしても効率を保つことができない場合もある。  しかし、一体私はどこから効率を重要視し始めたのだろう?

そもそも効率を重視する目的とイデアの公式

 ちょっと考えれば効率がうまくいかない場合があるのに、どうしてこんなに効率のことを躍起になるように考えたのか?  目的はただ一つだろう。早く家に帰りたいから。現状、そんなに早く家には帰っていない、どうして? 効率よく時間を使っていないから。だったら効率よく時間を使ったら9時5時で仕事がおさまるんじゃない? なら効率だ! といったような按配で、私は効率を重視するようになった。  その時考えている公式はこんな感じ。

 やる作業=作業効率×時間

 このうち、時間は9時5時の7時間で確定だから、となると作業効率を上げるしかない、ということになる。  でも、現実の世界はこの公式だけでは成り立っていない。

現実世界のプシケの摩擦要素

 やる作業=作業効率×時間

 これで、今日できる作業というのがどれぐらいから見通しがたつ。のだけれども、他にもいろいろ現実世界にはやってくる。

(1)そもそもやる作業が増える。

 つまり割り込みタスクが入るということだ、しかも優先的にやってほしいことで今日までにとか明日までにとかざらに言われてしまう。かなしいかな、本質は割り込みタスクではなく割り込み型のタスクであって、本来はすべきタスクであるということだ。

(2)作業効率に、体調等の要素が関係する

 効率を阻む要因の一つに体調というものがある。状況は逐一として変化する。効率効率といっても、心身ともに健康でなければ効率はうまくいかない。となると、自分が不健康であれば、上記公式はそもそも成り立たない。

(3)各作業に対して、活性化効率が異なる

 作業によっても、このぐらいの効率でやるのが一番やりやすい、というものがある。どの道でもアクセル全開がベストというわけではない。事務作業に頭を動かしてもエネルギーがもったいなくない? そういうことだ。

(4)作業から作業に移行する際のインターバルが発生する。

 時間は7時間で固定と書いてあるが、休憩時間や作業移行時に発生するインターバル時間は加味していない。つまり、利用可能なのは実は7時間たっぷりというわけではないということだ。

 これらのように、現実世界では、公式が正確に成り立たない要素が存在する。何よりエネルギーは有限である。仕事に全力を傾けるのはよいが、アフター5に使い物にならなければ、人生という仕事がうまくいかないのではないか? 何もアフター5じゃなくてもいい、次の日の仕事にエネルギーが100にならなければ、次の日は効率よく働けるのだろうか?

GTDによる対応策

 GTDはエネルギーを管理する、といっていたのであるが、当初この意味がどういうことを示しているのか計りかねるところがあった。

(1)の対応方法 - GTDリストで再リスケ

 割り込まれたタスクが今すべきかどうかは即時に判断する。新しいタスクがアサインされたとなると、あぶれるタスクが存在することも確かだ。それは、GTDリストを見て、明日に回しても問題ないものを選ぶ。  予定は守るためにあるのではなく、判断するために必要なのである。

(2)(3)の対応方法 - コンテクストにそったActionリストを用意し、エネルギー量にあわせて実行する

 ミーティング後で疲れた頭で、資料を作るのは得策ではない。あまりエネルギーを使わないような、事務処理や資料読みに当てるのが妥当と思われる。  そこで用意しておくのがコンテクストにそったActionリストだ。この中で、電話ぐらいなら、メールの返答ぐらいなら、といった作業の概要を見てできそうなものを選ぶ。  エネルギー量じゃなくても、時間が10分くらいしか余ってない時にも、このActionリストから選ぶのは役立つ。ミーティングまであと10分ぐらいならちょっと電話ぐらいはできそうだろう。  また、同じタイプの仕事を続けてやることはエネルギーを効率よく使うことでもある。全く別の作業をやるより、似た作業をやる方が、やりやすい。

(4)の対応方法 - インターバルがあるのは当然である

 効率化の問題で、インターバルは避けられない問題である。しかしながら、仕事が変わるのならば、そのインターバルはどうやっても発生してしまう。だから、ここはインターバルはあるものだ、と受け入れる方がよい。何事も息継ぎが必要だ。  問題は、終わった作業から次の作業に取り掛かるまでやたら時間がかかってしまうことだ。これをどうにかしてほしい! これがぐずぐず病というものだろうか?!  というわけで、(4)についてはうまい対応方法が私の中で出ていない。  インターバルを狭める方法という意味では、コンテクストの似た作業を連続して行う、というのがそれに当てはまる。似た作業なので、特にあまり考えずとも次の作業に進むことができる。  あとは、作業の順番を予め決めておくくらいしかアイデアが出てこない。。

まとめ

 効率を重視してしまうと、稼動時間を正確に分単位ではかったり(私だ)、休みの時間が悪に見えてきたり(私だ)、インターバルの時間が極悪に見えてくる(私だ。。)。

 休みは必ず摂るべきものだし、仕事がこまごますると、インターバルが生じるのでパフォーマンスが下がってしまうは仕方がない。

 時間が少ないから、効率よく仕事をするのはいい。でも突き詰めてもそれはそれでハッピーになれるかというとなれない。私たちはロボットじゃないんだからそんなにどんな状態でも効率を最大限出せられるわけじゃない。  じゃあどうやったらハッピーになれるのか? だったら効率の意味をちょっと変えればいい。限りある現状の出しうる効率を有効に使って動こう、これだって効率を上げるのと変わらないじゃないのか? そんな視点からやり方を考えてみてGTDのリストを振り返るのもいいかもしれない。    今の自分の状況に合ったできる限りのことをやる、それでいいじゃないのさ。