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飯と酒と時々GTD

【名古屋GTD勉強会QA】Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか? その1

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Q. 週次レビューは何をどうすればいいのか?

A. 最低限することとして、リストを最新化すること

GTDを始めた頃、レビューステップではレビューを行いましょうという話があるわけですが、そもそもレビューステップって何やんの? という問題が出てきます。教則本である水色本にも書いてあるわけなんですが、なんだか心もとない。とりあえずの私の回答としては、以下のように答えています。

  • レビューステップの最低限することとして、リストを最新化すること

最新化の対象となるリスト

ちなみに、ここで言っているリストとは、以下の更新頻度が高いリストのことです。

  • Projectリスト
  • WaitForリスト
  • NextActionリスト
  • Calendarリスト

SomedayリストとReferenceリストは、最新じゃなくてもそんなに問題ないので後回しでもいい。さしあたり最新化されてなくて問題になるのは、上記の4つのリストです。これを一端最新化します。

最新化とは?

さて、リストを最新化するってなんでしょうか? 私が言っている最新化とは、現状とリストの中身とを合わせることを言います。

つまり、もうすでに終わったアクションなのにリストに残っていたら、それを削除したりとか、次の週の真ん中に突発で入った飲み会の予定が記入されていないのならCalendarリストに記載するとか、そういった作業です。

で、ここで漏れなくすれば、次の週も健やかに活動することができます。じゃ、その漏れなくするってのは今までのばらばらしたやり方でいいものだろうか?

リストを漏れなくするには?

私もよくやりがちなんですが、一番レビューステップでやる悪い例は、リストを見ながら思い出して追加するというパターン。これが一番漏れが出やすいという意味で悪い例です。

この作業パターンは、思い出す→記載する→思い出す→記載する、という行動を繰り返す行うので、取りこぼしたとしてもそれが気がつかない、という可能性が高いのです。それよりかは、思い出す→思い出す→思い出す、という行動を繰り返す方が、取りこぼす率は低いのです。つまり収集ステップは別口でやれよって話です。

が、そうも時間は取ってられないので、週次ステップの時は、5分だけ、10分だけ、と時間を区切って収集ステップをやるのがよいでしょう。