現時点の使用アイテム
使用ツールが変わりやすいので、現時点での使用アイテムを以下にリストアップします。
- リスト - 紙
- チェックリスト - Remeber The Milk
- プロジェクトファイル - 紙とマニラフォルダ
- カレンダー - スケジュール帳
11月頃にGTDを本格的に実施した時はRememberTheMilkを使って、Inboxのリストアップや仕事の処理などを行ってきました。が、仕事中のログをとったり仕事の割り振りをしたりというのが大変になってきたので、紙ベースで行うようになりました。それが現在です。 それでも、チェックリストを作ったり、思いついたことがあるけどメモにかけないような時に、RTMにメールしてログを取れるところが便利なので、用途を変えて使用続行中です。
RememberTheMilkをGTDリストからやめてしまったのには、他にも理由があります。まずいっぱいのリストを見るのが苦痛になってしまったこと、それからデジタルでとてもリキッドな画面に耐えられなくなってしまったこと等があります。
今週のこもごも
週次レビューを行う
週次レビューは、家と仕事と別々に行っています。 仕事については、上部に報告するようのWeeklyReportも書かなければならないので木曜日の昼を使って実施しました。それなりのレビュー項目もこなせていい塩梅になりつつあります。まだ最適化されていないので時間はよくかかっています。4時間程度。 家の方でも、時間がかかっています。「１．収集」「２．処理」「３．整理」で手間取り、各プロジェクトのレビューまではちょっと手が回りませんでした。プロジェクトシートの最適化がうまくいけばもうちょっといい感じになりそうです。
マニラファイルを買う
とうとう、資料をまとめるためにマニラファイルを買いました。はじめはクリアファイルにまとめていたんですが、これが後から資料を取り出すのが面倒なのです。 そんなわけで、マニラファイルを導入しましたが、いまいち使い勝手がわかっていない。再利用を考えるとインデックスは別のシールに書いた方がいいんだろうとか、レターサイズなので微妙にA4に合わないところとかあるわけなんですが、とりあえずなんとか資料を入れてつかいはじめてます。確かに取り出しやすくはなったので、ストレスは下がったのは確実です。
プロジェクトのログはどうしているの？
不思議に思っていることの一つはプロジェクトのログについて。気になっていることをリスト化することはわかるんですが、その気になっていることの詳細について、どこまで作業をやったりとかそういうログはみんなどうしてるのかなと不思議です。 私はプロジェクトシートを作って、一つのプロジェクトに関してやりとりした電話や受け取ったメール、行った作業を書いていってます。ChangeLog方式もデジタルで一時期試しましたが、データがあまりにリキッドで肌に合わず、今はスタティックなアナログ方式を採用しています。それでもデジタルでのデータ保存が有効なものについては、ｘｔmemoで統一してメモを取っています。
リーガルパッドとのお付き合いをいかにすべきか
マニラファイルとあわせてプロジェクトシート用の紙も買いました。家用にケンブリッジノートの黄色のシート、会社用にはnicedayのノートパッドです。ところが、使っていて使い勝手がいいなと思ったのはケンブリッジノートの法のリーガルパッド方式です。 今の所、1プロジェクトにつき、1シートで割り当てています。割り当てたらすぐに切り取って、マニラファイルに差し込むようにしていますが、シートを使い切ってから切り取るように変更しようと考えています。
今日のtodoリストは作らない
今日のtodoリストは作っていません。特に今日すべきというものについては、スケジュール帳に書いて、その日にやるようにコミットします。最終的に実行したかどうかのチェックはActionリストで確認します。
スケジュール帳が離せなくなった
自分の習慣の中で著しく変化があったのはスケジュール帳を確認する頻度です。まじめにリストを管理し始めると、自ずと時間で縛りのあるものは全てスケジュール帳に記述し、統一するようになったのです。 はじめは、イベントやミーティング等にのみスケジュール帳に書いていました。最近は、それに加えてこの日に必ずやるべきことについても、書くようになっています。明日に延ばしてもかまわないようなものは書きません。 スケジュール帳のアフォーダンスは、そこに書かれているものは必ず行われるべきものであること、だと思っています。ですからミーティングの時間やイベントを記入するのは当然です。ミーティングもイベントも、よほどの問題が無い限りは実行されます。 そう思うと、スケジュール帳はコミット場のかなり強いツールだと、改めて認識しなおしました。
