読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

works4Life

飯と酒と時々GTD

レビューステップの第1ゴールは、とにかくレビューステップを習慣づけること

本気でレビューステップを身につけるには、まずは自分が最初の目指すべきゴールが必要です。レビューが全くできていない場合

 

レビューステップをこなれるには何段階かのゴールがある

レビューステップと一概に一言で言ってもそのレベルは様々です。

  • レベル1:レビューステップの習慣がある
  • レベル2:レビューステップを6つのレベルのうち1つ目の0メートルレベルで効果的に行っている
  • レベル3:レビューステップを6つのレベルのうち2つ目の1000メートルレベルで効果的に行っている
  • レベル4:レビューステップを6つのレベルのうち(以下略)

仮にレビューステップのレベルを表すと、上記のようにも設定できるでしょう。レビューステップでまず目指すべきは、中身そのものではなく、習慣です。

 

レビューステップの第1ゴールは、とにかくレビューステップを習慣づけること

習慣づけるというのは、レビューステップをある程度定期的にしないと、落ち着かない気持ちになるようになればOKです。

レビューステップをうまくやってる状態を考えると、どうもレビューステップととっても仲良しこよしになってレビューステップ大好き!! というような気持ちになれるんではないかと思いがちです。が、そんなことは全くなりません。あのデビッドアレンですら、レビューステップは面倒くさいと言ってるんですから、堂々とレビューステップは面倒くさいと思っていてください。レビューステップは、いけすかない、と思いつつもなぜか連れ添っている、そんな腐れ縁の仲になるよう目指してください。

 

第一ゴールのためには中身は二の次、やった感を重要視する

習慣づくりのポイントは、何よりやった感だと思っています。作業をした、ということ自体のやった感です。レビューステップの中身をよくすることは、その後でもいくらでもよしなにできます。けれども、習慣的に行えるような状態になっていなくては、元も子もないです。

 

作業的なやった感を出すにはどうしたらいいのか?

で、やった感を出すためにはどうしたらいいのか? 終わりを決めたり、することを特定したりすることで、やった感を出すことができます。私がいくつかのうち、勉強会などでオススメしているのは以下の通り。

  • レビューステップでやることをチェックリストを作って行う
  • 物理的な作業を組み込む(机をふく等)

この二つがだれでもしやすく効果的な作業だと思います。特に机をふく等の物理的な作業は、動作が伴うので、レビューステップの記憶の核部分になりやすいです。

他にレビューステップで気をつけるべきは例えばこんなことです。

  • レビューの範囲を絞り込む(仕事関連や、特定のプロジェクトなど)
  • レビューステップは少なくとも1時間以内で終了できるぐらいを実施する
  • 定期的に実行しなければならないけれども瑣末なことを抱き合わせで実施する(紙を捨てる、勤怠管理、経費精算等)

仕事や私事などレビューの範囲は、自分がここも把握したいと考えれば考えるだけ広くなります。が、取り扱えない、と感じるようなら、まずは仕事関連のみをレビューステップの範囲に絞ってください。

ちなみに、仕事がなぜ最初のレビューステップに最適かというと、(1)他人と関わっているので達成すべき事項のことが多いこと(2)作業が具体的であること(3)作業そのものが必要であること(4)プロジェクトの枠が把握しやすいこと、です。大抵仕事で任されていることは自分の身の丈に沿った内容が多いので、取扱いやすいです。

 

作業的なやった感が徐々に少なくなってきたら、習慣になりつつあるという証拠になります。作業だけでは物足りない――そんな気持ちになりつつあったら、それに合わせてレビューステップの中身を変えていきましょう。

 

もうちょっと踏み込んでレビューステップをやりたい時にはどういったことを取り入ればいいのか?

多少レビューステップにこなれていると、だんだんと作業が頭を使わないルーチン作業になりがちです。そんな状況になってきたり、レビューステップに物足りなさを感じたり、もうちょっと踏み込んでレビューステップをやりたいと思った場合には、例えば以下のようなことをするのも、いいかもしれません。

  • 紙に書きながらレビューステップを行う(収集作業等)
  • 稼働中のプロジェクトのまとめを行う(今週行った内容+次に行う内容を書く)

1.紙に書きながらレビューステップを行う(収集作業等)

紙に書く行為は、散漫な意識に統一感を与えるのに丁度いいです。それだけで疲れるのでやった感が出てきますし、書く行為自体は集中する作業になるからです。

特にレビューステップ用のノートなどを用意すると、今まで続けてきた経緯も合わせて確認できるので、とっかかりがいいように思います。

2.稼働中のプロジェクトのまとめを行う(今週行った内容+次に行う内容を書く)

第27回のGTD勉強会でもオススメしていたのが、これです。会社で上司に報告するようなプロジェクト連絡を、未来の自分に対して行うような感じです。漫然としたプロジェクトを捉えるのによい作業です。ここで重要なのは、頭で考えるだけではダメということ。自分の外部へ出してください。象ることが大切です。

また、私がレビューステップで一番効果があったのは、このプロジェクトのまとめです。

 

まとめの効用は二つあります。

一つは、情報の抽象化の訓練になること、もう一つは、まとめることで頭がすっきりすること。

例えばあるプロジェクトでいろんな作業やイベントがありました。まとめの作業がない場合は、どれが重要でそうでないかというのがわかんないです。そうすると脳は、どの作業やイベントの情報も並べて重要だ、と解釈します。で、いついかなる時にも思い出しやすいように、すべて取り扱っておこう、と思います。要するに全部デスクトップに関連書類を出してるような状態。

で、抽象化というのは、このうち必要な書類をいくつかピックアップして新しい資料を作るようなものです。この情報を取捨選択するのが情報を抽象化する訓練になります。

次に、残った書類。これらは不要なことが判明するので、頭は「じゃあ倉庫にしまっとくね」といってデスクトップから倉庫へとしまいます。これによって、頭がすっきりします。

 

しばらくレビューステップが続けたら、ごほうび1回休んでもいいことにする

10回ぐらいをキリに、そろそろ10回がんばったごほうびとしてレビューステップを休んでかまいません。

 

 

 

 

1回休んで気持ち悪いと感じたら、レビューの習慣ができ始めています。この気持ち悪さを体感すること。これで、第1ゴールに到達したこととしましょう。