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飯と酒と時々GTD

GTDでやっぱり運用に躓いたので分析

運用に躓くの巻

 GTD運用をしていくにつれて、オンラインの情報だけだと何かこそげ落ちてる感がどうにもして、「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」を買った。ホントは「仕事を成し遂げる技術」を買おうとしてたんだけど、訳がスゴいらしいのと、本が見つからなかったのと、今すぐ何か読みたかったので見つかった本を買って読んだ。

 で、本を買って読んだらやっぱり自分自身の中で情報がこそげ落ちてて、GTDの目指すところなんてところがすっかり頭から出ていっていたことに気づいた。Biz.IDの記事や、GTDの紹介記事ではその本来の目的はちゃんと書いているのにもかかわらず、実用的な部分、つまり今あるタスクがわかって頭の中がスッキリ! という部分にフォーカスが押し出されてしまった。

 もちろんそんなだからGTDもうまくサイクルしているわけはなく、違和感を感じて来たので、それで本式を確認してみようと至ったわけだ。

 本来の目的はあろうとも、その本来の目的に到達するには、日々の運用がうまくいかなければ到達できないので、まずは現状の問題点を消化することにした。

現状の問題点

 現在Remember The MilkでGTDを運用しているが、略式の方法で実施しているせいもあってか、運用にいろいろボロが出てきた。

(1)毎日GTDリストを見るのが多すぎる

 多すぎるもなにも、毎日「プロジェクト」リストや「いつかやる」リストも見ていたので負荷ありまくり。この問題は、結局GTDの本来の箱の意義をわかっていなかったことにあった。

 GTDをやるとスッキリするのは、頭の中で気にかかっていることを全てリストアップできるところがまずある。でもこれは一時的に効くものであって、継続的には効かない。そこで4つの箱の登場である。もやもやして、手も足もでない問題についてはひとまず「プロジェクト」又は「いつかやる」に入れておく。そして次の週次レビューまで見なくていいことにする(どうせ実行できないし)。これで、毎日がスッキリした気分になれるのだ。

 この本来の箱の意味に気づいたのは「カレンダー」の箱を作った時だった。「カレンダー」は、実行することと実行期日の決まったタスクを全部入れている。手帳にかくこともあるが、Googleカレンダーとリマインダを使用するのと、今日のタスクを確認するために、わざとRTMではタスクとして残してあったのだが、いろんな箱に点在していた。だが実行するのに躊躇する部分がないため、リストに存在することさえ邪魔になってきた。だから「カレンダー」を作って、そこに全部突っ込んだ。そしたら気分もスッキリ、「カレンダー」もみなおす必要がない箱として機能する必要になった。ここでようやく、「プロジェクト」も「いつかやる」もそんなスッキリ感のために用意された箱だ、と理解したのである。

 そんなこんなで、箱の意義が明確になったので以下に示す。

・「InBox」 もちろんテンポラリ。「1.収集」で海千山千物を入れておく ・「ネクストアクション」 「5.実行」に移せるもの。プロジェクトが全部タスクに落ちてなくてもいいが、とにかく次の一手が行えるもの。実行する期間はいつでもいいが、今週中のものがわかりやすい。 ・「プロジェクト」 「3.整理」で、半年くらいには実行に移さなければならないものor移したいもの ・「いつかやる」 「3.整理」で、ここ半年実行に落とさなくても問題にならないもの

 で、次が重要かと思うが、「ネクストアクション」は毎日のスケジュールを立てるのに考える。本来は週次レビューでいったんスケジュールを立てておくのがよいかも。で、「プロジェクト」「いつかやる」はそもそも実行できないことがわかっているので、次の週次レビューまで放っておく。週次レビュー以外で「プロジェクト」「いつかやる」から「ネクストアクション」に棚卸する必要があるような運用は、週次レビューが足りなかったことになる。

 そして、「プロジェクト」と「いつかやる」の区別の仕方は、完全に気にかけ度合いだと思う。本当は一まとめにしても問題はないんだろうけれども、その中でもとりわけ気を留めておきたい、と思ったものを「プロジェクト」に一段抽出しておくんだと思う。

 なんというか、水の濾過装置みないな感じだ。

 ちなみに今までうまくいかなかった理由は「ネクストアクション」はその日にするべきことしか入れちゃダメだと思っていたから。そうすると、毎日「プロジェクト」から棚卸する必要があって毎回見る必要がある。それじゃ確かにもやもやリストを毎日見ることになるから確かにストレスだ。

(2) カレンダータスクがあぶれた

 実行することが決まっていて、実行期日の決まっているカレンダータスク。GTDではスケジュール帳やカレンダーに転記しようと書いていたが、上にも書いていた通り、RTMで運用する際には、日々のタスクを列挙するようにそのままにしていた。その結果、どの箱に入れるにしても性質が異なりとても邪魔な存在となってしまった。

 そのため、「カレンダー」箱を作り、そこにタスクを全部突っ込んだ。とてもスッキリ。

(3)プロジェクトの扱いに困る

 リストを見ると、タスクとプロジェクトが一緒にある。ここでいうプロジェクトは、旅行の準備などの複数のタスクから成り立つものとして考えている。リストに一緒にいて悩んでしまうのは、プロジェクトをタスクに分解した時、リストの中ではその分解したタスクを全て見せるべきなのか、それとも今までのままプロジェクトにした方がいいのか、ということだ。

 なんでそういう風に悩んだのかというと、なんとなくではあるが「ネクストアクション」にはタスクしかいれちゃいかーん、みたいな感じを受けたからだ。  でもよくよく考えると、全貌のわからないプロジェクトなんていっぱいある、とにかく一歩を進まねばその次の一手も見えてこないこともあるわけだ。プロジェクトの全てがタスクに分解されようがされまいが、プロジェクトも次の一手さえわかれば「ネクストアクション」に入れてもいいということは理解できた。  で、次に悩んだのがわかったタスクはプロジェクトから切り離してタスクとして抽出した方がいいのか、ということだ。でもこれは結局、タスクとして抽出しないことにした。結局その結果をプロジェクトに転記する必要はあると思ったからだ。分解したタスクや内容は、RTMのノートに記述することにした。で、ひとつひとつのタスクについてはそれぞれ期限を決め、毎回期限を上書きすることにした。この運用は「ITmedia Biz.ID:「締め切りを守る人」と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ」そのまんまである、ハイ。

まとめ

で、まとめ。今後のGTD@RTMの運用をどう変更するかというと、以下のとおり。

  • 毎日の運用には「ネクストアクション」を見る
  • 週次レビューの際には、次の1週間に実行する必要のあるプロジェクトを棚卸して「ネクストアクション」に変更する
  • カレンダータスクは「カレンダー」に放り込む
  • プロジェクトはプロジェクトのままリストに入れておく

感想

 GTDはツールは何でもよいというが、ツールによっていろいろクセがあるものね、と思った。やっぱりゴールは見失いがちだ、ということもしみじみ思った。