GTDで、今まさに気に掛けるべきリストというものがある。今現在進行形でチェックしないとやばいよ！ていうやつである。それらは、以下のリスト。
- プロジェクトリスト
- 連絡待ちリスト（WaitForリスト）
- カレンダー
- 次にとるべき行動リスト（NextActionリスト）
これらは、あたかも、同系列のリストのように見えるが、実際はそうではない。グループ化すると、次のように分けられる。
- プロジェクトリスト
- 連絡待ちリスト（WaitForリスト）
- カレンダー
- 次にとるべき行動リスト（NextActionリスト）
このグループ分けは、何を基準としているかというと、「プロジェクト」と「アクション」である。
プロジェクトは、アクションの集まり
プロジェクトというのは、複数のアクションつまり行動から成り立つ。
プロジェクトはある目的を遂行することであり、それを実現するためには、複数のアクションを行う必要がある。このプロジェクトをリストにまとめたのが、「プロジェクトリスト」になる。
プロジェクト＝｛アクションA，アクションB，アクションC，…｝
このアクションのうち、次に実行するべきものさえ抑えればいいということで、そういうアクションを各プロジェクトからチョイスしたものが、「次にとるべき行動」リスト、いわゆるネクストアクションリストである。
この二つがあれば、実行するのはわかりやすくなっている。
ところが、GTDでは、「連絡待ちリスト」と「カレンダー」がリストに用意される。なぜか？ 制限要素のあるアクションが、次の行動「NextActionリスト」に含まれると、邪魔になってくるのだ。
「連絡待ちリスト」は、実行者が他の人
「NextAction」の中でも人待ちのものがある。つまり、行動を起こすものが自分ではなく他人であるもの。これは「NextActionリスト」の中にあっても、毎回スキップされる。なにせ自分でできないからだ。他の人から「できたよ」と言われるか、もしくは自分が催促して確認できてようやくこの項目は完了となる。数巡チェックしてくると、毎回スキップするので、別のリストに移管する。これが「連絡待ちリスト」である。
「カレンダー」は、実行期間が決まっている
そしてカレンダー。
「NextAction」というのは、基本的に時間は絞られない。
しかし、残念なことに実行時間が約束されるものがある。ミーティングだったり、メンテナンス作業だったり、この日この時間にしますと、他人と約束した場合のものである。
これは、自分の都合で、そうそうに変更することができない。なにせ他人もかかわってくるため、時間変更する場合は、関係者と調整をして変更しなければならない。仮にこの項目が「NextActionリスト」に含まれると、毎回スキップを余儀なくされ、邪魔で邪魔で仕方なくなるのである。だいたい日付も決まっているのだから、別途カレンダーなどに記載しておけばいい。こうして、「カレンダー」の出来上がりとなる。
「連絡待ちリスト」「カレンダー」はこのように必要とされ、登場することとなる。「NextAction」リストと異なる点は、二つともある条件が固定されるという点だ。「連絡待ちリスト」なら、実施者が自分ではなく他人。「カレンダー」は、実行期間だ。
そしてこの固定される条件は、自分では安易に変更ができない。つまり、コントロール外となる。
「連絡待ちリスト」と「カレンダー」はアクションの派生形
上記で、プロジェクトはアクションの集まりであると説明した。
アクションの中でも次に行動できるものなのが、ネクストアクションである。
「連絡待ちリスト」と「カレンダー」は、そもそも一体何から構成されているのだろう？
これらは、ネクストアクションと同様、アクションであり、尚且つ特定の条件で絞り込まれたものである。
「連絡待ちリスト」と「カレンダー」の項目はアクションならば、それぞれアクションは、何等かのプロジェクトに属していると、みなしてよいだろう。
バーベキューを開催する、というプロジェクト例
例えば、あるバーベキューを開催することとしよう。スケジュールのわかりにくいAさんの時間を確保して（１）から時間を決め（２）、必要な機材を準備し（３）、当日バーベキューを実施する（４）。
となると、「バーベキューを開催する」というプロジェクトのアクションは下記の通りとなる。
バーベキューを開催する
- Aさんに時間確認する（１－１）
- Aさんから返事もらう（１－２）
- バーベキューの時間決める（２）
- 必要な機材を準備する（３）
- バーベキュー実施する（４）
Actionばかりが並んでいるかというと、そうではない。これらの項目を見極めステップ実行後に、振り分けられるであろうリストを記載すると、このようになる。
[プロジェクト] バーベキューを開催する
- [NextAction] Aさんに時間確認する（１－１）
- [WaitFor] Aさんから返事もらう（１－２）
- [NextAction] バーベキューの時間決める（２）
- [NextAction] 必要な機材を準備する（３）
- [カレンダー] バーベキュー実施する（４）
GTDのリストはわかりにくいようだが、基本は「プロジェクト」と「次にとるべき行動」リストの二つで構成される。このうち、ある条件のものを「次にとるべき行動」リストから外だししたものが「連絡待ちリスト」と「カレンダー」である、という明解なリストとなっている。
「連絡待ちリスト」も「カレンダー」もプロジェクトに属するのは、見極めステップのワークフローから見ても、ある程度明確である。が、なぜか、ここに断絶の崖を掲げて、まるで関係がないもののように取り扱ってしまうことがある。
「連絡待ちリスト」も「カレンダー」も、プロジェクトで遂行するアクションの一つに過ぎないのである。
自分のコントロール外という考え方
途中で言葉にした、「自分のコントロール外」。この、自分のコントロール外という考え方は、とても重要だ。
この「連絡待ちリスト」「カレンダー」の項目に関しても、自分が気にして気にして気に掛けたところで限界がある。「連絡待ちリスト」でいくら催促しても返事がなしのつぶてではどうしようもない。「カレンダー」も「連絡待ちリスト」よりかはいくばかりかはましだが、スケジュール調整のむつかしい人と打ち合わせをするなら、最初に確保する他対応がない。そこをなんとか？それをするには権力が足りない。
「連絡待ちリスト」「カレンダー」で頑張れるのは、リストに入る前か、リストから完了した直後の前後でしかがんばれない。
となると、自分ががんばってなんとかできるのは、「NextActionリスト」で記載されてる項目のみとなる。こればっかりは、サボっててはそのツケを自分が払うことになる。
仕事がうまくいかない理由の一つに、この自分ではどうしようもないアクションが、プロジェクトの道の先にある場合だ。つまり、レビューが決まっているにも関わらず作業が終わらなかったとか、提出期限のある資料に実はお客さんへの確認事項があったにも関わらず期限１日前に判明したとか、である。
物事にも滑らかに進められる部分とそうでない部分がある。自分起因なのかそうでないか（コントロール外）は、見極める必要があるだろう。これが分かるようになると、原因の切り分けができるようになり、不必要に自分を責める必要は減っていく。
