現時点の使用アイテム
現時点での使用アイテムを以下にリストアップします。
- 基本リスト - 紙
- チェック用リスト - Remeber The Milk
- プロジェクトファイル - 紙とマニラフォルダ
- カレンダー - スケジュール帳
基本先週と変わらずです。具体的なツールは以下の画像のようなもので使ってます。
左上にあるのが、常用のペンで基本この2本を使います。左はデポオリジナルのペンですが、ゼブラのClipOn4色ペンと同じです。替芯はClipOnMultiと変わらず。右はUNIのJETSTREAM。抵抗が少なくとても書きやすいです。太めのサイズの1.0があるのもポイントが高いです。 その横黄色い物体がスケジュール帳です。カレンダーものはここに統一します。 その下ピンクのファイルがリストをまとめているバインダ。A5サイズ。これは詳細で。 右がプロジェクトシートで用意したMeadのケンブリッジノート。レターサイズ。こちらも詳細で。
リストをまとめているバインダ
最初はただの紙切れをクリアファイルに持って移動していたのですが、それだと目的の紙を取り出すのに時間がかかっていらいらしてきたので、いっそのことバインダーでまとめました。このバインダーはもともと「けんすーブログ」さんの「1000円でできるlifehacks」で買って試したものの、続かずに放っておいた代物でした。該当する記事がなくなったので簡単にまとめると、バインダ＋インデックス（インデックスは「やる」、「あとで」、「待つ」、「いつか」のあしか方式）＋ポストイットでアクション管理をするものでした。が、「えをきば」さんとほぼ同じ経緯をたどって、GTDのアクションリストになりました。 「1000円でできるlifehacks」と違うところはインデックスが増えた、Inboxを設けた、「２．処理」「３．整理」をし終えてからタスクを追加するようになった、レビューをするようになったというあたり。 「えをきば」さんと違う所は、「えをきば」さんがバインダーにいれているのは各プロジェクトのシートで、私が入れているのは、各カテゴリの実行可能なタスク単位でのリストとプロジェクトのシート。
大枠のカテゴリのインデックスは以下の5つ。
- Action
- WaitFor
- Calendar
- Project
- Someday
InboxはActionの前にシートを入れて、何か思い立ったら書くようにしています。 Actionは実行可能なタスクのリストをはさみます。 WaitForは、待ちの状態で、確認後には実行不要なもの、仮に実行必要でも受領メール等の考えなくてもいいような実行のみ必要なものを挟んでいます。 Calendarは、ある時期を越してから行う実行必要なタスク単位のリストを挟んでいます。 Projectは、プロジェクト単位のリストと、プロジェクトのシートが挟んでいます。プロジェクト単位のリストでどのような状態のリストが入っているのかというと、稼動前（タスク未分化含む）・稼動中のリストです。プロジェクトのシートは、そのプロジェクトのログになっています。プロジェクトのシートは別にも用意していますが、大きな紙に展開するまでもないような個人的なプロジェクトについては、ここのバインダで情報をまとめています。何か作業をしたらシートにログする、という方針ですが、リアルタイムにログをするのは結構面倒。どういう頻度でログをすべきかは模索中です。 最後にSomedayリスト、実行不可能なしたいことリストがやりたいこと単位でリスト化されています。
これらのリスト化された各項目には、一番左には□を書いて、その項目の状態を示しています。完了したり、別の場所に転記したりして不要になったものは黒く塗りつぶして、無効な状態をあらわします。転記のタイミングでも■に変更しないと項目の重複に悩まされるからです。特にInboxの転記の際に、このルールがとても役立ちます。
更に運用を重ねていくと、Actionの中でも状況に分けて、リスト化するとよいということが身にしみました。というかあまりにすべきActionが多いと気分が悪く、どれもしたくない状態になるし、またどのような作業をすればいいのかというのが、項目を見ただけでイメージしにくいのです。なので、先週半ばから、Actionリストを状況毎にリストを分類しました。分類は以下の通り。
- 人
- 電話
- マシン関連（メール・PC作業・web作業）
- 仕事場で（マシンに依存しないアナログ作業）
- 自宅で（マシンに依存しないアナログ作業）
- 外で（仕事場・自宅以外の場所に依存するもの）
- レビュータイプ（プロジェクトのタスク再分化等の特に頭を使うもの）
この分類の利点は、どのような作業をするのかをリスト自体が明示していること、似た作業をまとめていることの二つです。
前者は、自分が作業を行う時にどんな作業をすべきか、といった所を考えなくてもわかるようにしているところです。この利点は非常に大きかったです。 このリストがない時、私はActionリストをみながら、マシンを使うのか、電話をするのか、といったようなその項目の動作パターンを想像します。明らかにわかっているのは右側に小さく状況を書いておいて分類していました。 このリストがある時、私はまずしたい動作パターン、できる動作パターンを一旦決め、そこからActionリストを選択します。 このリストがあるとないとで異なる部分は、その動作パターンを想像する回数です。この「想像する」作業が、状況別のリストがあることによって、回数を減らせることができます。たったリストを見直すだけでも頭を使っており、また負荷がかかっていたのかと思うことでしょう。
次に後者の利点「似た作業をまとめていること」についてです。ある程度、動作パターンがわかっていると、次の動作に遷移しやすいのです。この状況別にActionリストを作ると、似た動作パターンのリストがあるので、次のActionに遷移しやすくなります。また、今は夢想家モードならば、レビューや検討などの動作パターンのActionを行うのがもっとも適していることでしょう。
さて、これらの状況リストについて。各リストの紙にインデックスシールを貼ることも考えましたが、毎回紙を新調するときに、ちゃんとシールをはれるかどうか悩むのがわずらわしいので、インデックスを買って、ActionインデックスとWaitForインデックスの間にこれらのインデックスを挟んでいます。 これで、今までごちゃまぜだったActionのリストがすっきりしました。
ケンブリッジノート
道具の画像の右側にあるのが、ケンブリッジノートで、これもプロジェクトのシートに使っています。はじめは、全ての紙が書ききれない前までびりっとやぶいて、プロジェクトのマニラファイルにいれていました。が、これは急遽変更になって、プロジェクトのシートがいっぱいになった時にやぶいて、プロジェクトのマニラファイルに閉めることに変更しました。 どうしてこのようになったのか？ 答えは至極簡単で、毎回プロジェクトのマニラファイルを取り出すのが面倒だったのですな。そんなわけで今稼動中のプロジェクトのシートならば、このケンブリッジノートに書きかけのシートがあるはずだ、マニラファイルを探すのではなく、ノートを探すように変更しました。
この使い方は、このレターサイズのノートなどの書式に、非常にあった使い方でした。そもそもノートを切り取るためのミシン線があるのが不思議でしょうがなかったのです。ですが、後から切り分けることによって、一つのノートで複数の内容をとらえようとすることを考えると、とても理にかなった内容なのだと今理解したわけです。
今週のこもごも
週次レビューを行う
今週はInboxの処理・整理、リストの更新を行うだけで簡単に終わっています。レビューで行う項目は、買い物レシートの整理だとかいろいろあるので、チェックリストをまとめたいところです。 レビューのやることリストは、最小限行うべきことと、時間があったらやることの2段構えで持っててもいいかなと思います。できなかった分はActionリストに散らせてあとからフォローすることも可能かとも思いました。
gtdのリストのポイントの一部はインデックスとフォーカス
いろいろ試行錯誤してリストを整備してきましたが、ポイントの一部として、二つあると思いました。一つはインデックス、もう一つはフォーカス。 インデックスについては、簡単に自分がこのような単位で見たいと思った内容でリストを確認できることです。 もう一つはフォーカスですが、自分が確認すべき範囲が決まっていると、とても快適であることです。
RTMでgtdを、と当初掲げていましたが、結局はローカルにおちついています。
