works4Life

飯と酒と時々GTD

【タスク管理】KanbanFlowとHabiticaとTrello

 最近のタスク管理のツールは、タイムライン的にノートは使っていて、それとは別にKanbanFlowとHabiticaとTrelloを使っている。その使い分けについてまとめておく。

 

Trello

 GTDでいうところのSomedayリストなどを取り扱うのに使っている。長らく作業がかかりそうというか、もやっとしたものをとりあえずここに置いておく。Todoistから移行してきたのには、

  • コメントができる
  • サブタスクが作れる
  • リンクが使える

の他に

  • 画像がクリップボード経由で貼り付けができる

というのが大きい。

 Somedayリストは最近だと、

  • Evernote
  • Todoist

を使ってきたことがあるけど、問題点として、

  • 軽率に見返すことができない

というものがあって脱落した。

 Evernoteは、データベースが肥大しすぎてみるまでのクリック数と検索時間に辟易して見なくなった。

 Todoistは、もともと項目ベースなので、入口部分のリストの項目面積が小さくて、それ以降に情報量が入っているとは到底思わなかったし、何より、他のリストと同居しているため、見た目が煩雑に感じて、見なくなった。

 

 Trelloが見た目みやすいか、と言われると若干そうではない。私としては、むしろPinterestみたいな、カード式の展開をしてくれるモードがあればとてもうれしいのだけど、そういうわけにはいかないようだ。

 だが、見た目みづらいために、かえって、自分が取り扱える範囲でものを増やしたり減らしたりしようという気分に操作されている感がある。

 ここから長らく使っていけるかどうかは、今後の私よどうぞよろしく。

 

Habitica

 Habiticaは、毎日の習慣や毎回やんなくてはいけないようなことをゲーミフィケーション的に行えるサービスだ。

 やる気の起きない習慣的作業についても、とりあえずやって、チャリンという音がしたら、なんとなくいい気分になる。というか、お金が増えるのでやった感がある。

 

f:id:nomico:20180919114259p:plain

 

 構成は至ってシンプルで、「習慣」「日課」「To-Do」にやることを配分できる。

 「習慣」は、日付は決まっていないが繰り返し行われること、「日課」は1日に最低1回は行う必要のあること、「To-Do」は繰り返さない非サイクル型のやることを記載する。

 「日課」は行わないと、HPが減るというペナルティがつくようになっていく。ここで、やった振りをするかどうかは、個人の特性にかなり依存する。

 

 Habiticaのいいところは、上記でも書いた通り、いつでもやる作業のやった感を高めることができるので、ちょっとした掃除などをしても自分をほめることができる。また、ウェブ版でもアプリ版でもそうなんだけど、チェックすると音が出る。これがいい(真顔)。個人的にはドラクエのレベルアップの音か、マリオのコインゲットの音に切り替えるといい気分になるんだろうけれども、まぁそういう気分になることができる。

 

 なので、Habiticaは、To-Doとかよりも、習慣とか日課で、いつもやる気のない作業を自分に励ますのにとてもいい。

 しかし、画面構成はかなり固めなので、ここに全部のTo-Doを入れる気にはなれない。

 

KanbanFlow

 KanbanFlowは、会社の作業をするのに使っているが、最近家の作業でもするように入れた。

 

 会社の作業では1項目25分でこなせるようにタスク配分するが、家での運用だとがらっと変える。

 KanbanFlowを使う目的は25分やったら休憩をとること。なので、1項目は25分以内で終わらせる必要はない、というか終わらないタスクの方が大半である。なので、25分のうちに2~3個ほどのタスクをこなして、ある程度の時間が過ぎたという区切りをつける。

 思わぬ効果として、時間のトラッキングもされるので、各作業にどれだけかかったかもわかるようになる。

 

 家でやる作業は、細切れというか、ささいな作業が多いので、やった感があんまりない。かといって、25分程度の大規模な作業だと、項目数でいくと今度は項目的に1個なので、これまたやった感がない。これをKanbanFlowのポモドーロでカウントすると、やった感ができるので、小さいタスクと大きいタスクのやった感の折衷案ができる。

 

まとめ

 というわけで、現状3つのツールは下記のように使い始めているが、このまま続くかどうかは不明である。

  • Trello
     主にSomedayリスト。一応Projectリストもある。NextActionはhabiticaとかKanbanFlowに投げるがそのまま作業することも。
  • Habitica
     
    習慣的なタスクを行うのに用いる。ToDoにも挙がってこないようなタイプのタスクで、つまり「がんばって生活している自分」をほめるためのツール。
  • KanbanFlow
     最近、というか昨日から個人作業をするのに導入。家である程度時間を使える時にだらだらやってて、結局今日は何してたっけ、というのを防ぐため。収穫できるポモドーロ数は、残念ながら会社の時とあまり変わらず…

【タスク管理】プロジェクト・アクション・手順、という概念

 私がGTDをやってよかったことの一つにタスクの捉え方が便利になったことがある。

タスクは定義が広すぎる

 タスク管理で見て見ると、タスクという概念自体は、個人的には広意義すぎて、人によってどこからどこまで含まれるのかが絞りにくい概念だ。

 なので、タスクという言葉自体を使う時は、何かしなければならない、という概念だけで用いて、実際にそこに何らかの具体的な管理主体の場合は、私はGTDのプロジェクトとアクション、そんでもって手順という3段階を用いる。

 

プロジェクト>プロジェクト>プロジェクト>・・・プロジェクト>アクション>手順

 プロジェクト・アクション・手順の3つの関係性は明確で、手順が最小単位、それをまとめるのがアクション、それをまとめるのがプロジェクトとなっている。プロジェクトをまとめるのはプロジェクトとしていて、アクションの配下にプロジェクトがくることはない。

 

プロジェクト・アクション・手順の定義

 まずはアクションの定義を紹介する。アクションは、GTDでも言われている通り、何らかの作業で区切りよく完了できうるものと定義している。具体的には、途中で終わっても、人に次の作業を任せられる程には独立しているもの。これは、どこまで進んだか、を明確にするために区別するものでもある。だが、そのアクション単体ではやりたいことが達成しないことも多い。

 

 次に手順の定義。手順はその作業を複数行えばアクションが完了できうるものであり、アクションを行うための補足するものとする。ただ、作業単体だと意味のなさないもので、その前後関係によって実行する意味が見出せるもの。

 手順自体は、マニュアルの手順を思い出してもらえるとイメージがわかりやすい。私が想定している手順のレベルはそれであって、最終的には、なぜそれをするかは理解しなくても、実行すれば完了できるものだ。料理の手順のように、お湯が沸騰したら塩を入れる、など、どうしてそういう作業をするのかわからなくても、料理は完了する。

 

 最後にプロジェクトの定義。プロジェクトは、アクションを複数回実行することで達成できうるものだ。だいたい私たちが望む、何かを実現したいものは、このプロジェクトで満たされることが多い。

 

 なぜ、この3つのレベルの概念になるのかというと、誰かとコミュニケーションする場合に、一番都合がいいからだ。

 プロジェクトは、なぜしたいのかをコミュニケーションできる。

 アクションは、どうやってプロジェクトを実施するかをコミュニケーションできる。

 手順は、具体的にアクションを実施するかをコミュニケーションできる。

 そして、人とプロジェクトを進めるためには、アクションのレベルで進捗確認ができ、そして実際のアクション内容を知るためには手順でコミュニケーションができる。プロジェクトのサイズによっては、その上位またはその上位層でコミュニケーションすることもよくある話だ。

 

 私たちがコミュニケーションミスする場合は、このプロジェクトツリーのどの層で話しているかが一致していないことがよくある。そしてそれは、自分自身についても起こりうる。

 

タスクをプロジェクト・アクション・手順で管理するメリット

 この3階層でタスクを管理するメリットは、自分自身がどのレイヤーで管理すればいいかがわかることだ。

 つまり、レビューなどでは、プロジェクト単位でどこまで進んでいるかを確認すればいいし、実際どういうアクションが必要なのかはそのプロジェクトのアクションリストを見ればいい。手順については進捗確認では不必要なレベルだ。

 タスク管理のツリー階層タイプで失敗するのは、タスクダウンしすぎて、結局どのレベルを確認すればいいのか自分でわからなくなってしまうのが理由だ、というか私がそうだった。

 

 

【すきなもの】靴屋のオヤジ店長に愛を込めて

 その昔、新宿のルミネに好きな靴屋があった。今履いている靴のメイカーは、だいたいそこのお店で開拓したもので、靴の形やデザインなどが好みだった。今思えばあそこの靴屋は私の趣味にドンピシャだった。

 

オヤジが店長の靴屋

 そのお店は、オヤジが店長をやっていた。ルミネの店舗にしては珍しいタイプの店長だなぁと思いつつ、オヤジ店長の靴のセレクトはよかった。しかも接客がまた気が抜けてて、ちょろっと寄ってきては、

「どんなの探してるの」

「ふーん」

とまあ、あまり気の入らないような返事をする。といいつつちゃんとこれがいいだろうという靴を提案してくれる。

 そう、提案。

 靴屋は他にも寄るものの、この靴の提案自体はそんなにない。別に同系列でよさそうなの、「よかったらこれも試着されてみては」と言ってくれればちょっと嬉しいんだけど、割とないんだよね、お店の人からの提案って、依頼しないと出てこない。

 そう、このオヤジ店長、なんとなく声かけたらなんとなく靴持ってくる。それが、なんというかツンデレみたいな持ってきかたで、「まぁお前のために持ってきてやってみたけど、別に興味ないんだったらいいんだぜ?」的な。

 何をいいたいのかというと、オヤジ店長の提案は、お仕着せがましくなかった。

 

 そんなオヤジ店長は愛想はないが、靴のセレクトと指摘は的確だった。

 自分がいまいちだと思っている靴については、「えーそれするの」とかストレートにぶつぶつ文句を言ってくる。靴についても、ちゃんと足の形にあったものを提案してくれるのがいい。

 店長が持ってくる靴は、すでに足の形にほとんど合っている。

 

煽るオヤジ店長

 こんなこともあった。

 その店の靴のセレクトはちょっとデザイン的にはエッジのきいたタイプで、割と気合を入れないと履いてけないような靴も多かった。そんな中、比較的デザイン的には落ち着いた、オヤジ店長的には攻めてない靴を買おうとしたところ、こんなことを言ったのである。

「この靴(かなりデザインが濃い)、50代の女性が買ってったけど、その靴でいいの?」

 宣戦布告もいいところのこの言いっぷり。オヤジ店長の靴の趣味は本当にいい。そんな煽りを受け、結局デザイン的に攻めてない靴は買うことはなかった。

 

オヤジ店長のサービス

 そんなオヤジ店長のよい所は、試着しようとした時に、靴を自ら履かせてくれるところだった。

 ちょっとしたいい気分である。あれってちょっとしたことだけど、いいよねー、といつも一緒にお店に行ってた友人に言ったら、こうのたまった。

「ばっか、アレやってたのあんたにだけだよ。自分の好みの客にしかそんなことやってないよ。アンタの隣のお姉さんが試着したいって声かけて靴はかせてもらいたそうにしてたけど、2回声かけてたけど全くド無視だったからね、あのオヤジ」

 マジか。横暴な店長だとは思っていたけど、どこまで横暴なんだ。

 

まさかの閉店そして、

 そんな癖ありまくりの店長だったが、定期的に通っては靴を買っていた。友人と二人で常用していたのだが、残念なことに店舗がたたむことになった。友人と二人して店長の行方をお店の人に聞いたのだが、「退職しまして」という残念無念な返事であった。嗚呼無常、店長一体どこにいったの?!

 

 そんなことがあったのも、結構昔の話。

 店長のいた新宿の店は閉じたものの、他の店舗はまだあったり、メイカーの靴を他のお店で見つけて買ったりしては、私の靴生活は回っていた。

 

 そんな中、とある靴屋で接客している人と話賑わい、今度働く店が、丁度オヤジ店長のいた店の系列店だというのがわかったので、オヤジ店長の話をしたのだ。

「あーあの靴のへらで客を指さす横暴なオヤジ! 私買い物行った時に見かけて腹立って他の店員に言ったんですよ、何あの人って?! そしたら社長なんですって! だから誰も文句言えないんですって!!」

 店長、まさかの社長だった。ならばあの傍若無人ぷりもやむなしである。自分の居城だもんな。そしてここからが本題、オヤジ店長の行方を聞こうとしたら、まさかの衝撃の結末だったのだ。

「あの社長、お亡くなりになったんですって」

 鬼籍に転籍したならそりゃあいないはずだわ。

 

 あれ以来、オヤジ店長なみに信頼のおける靴の店員には会ったことがない。いい夢見させてもらったぜ。。

 

 オヤジ店長に薦められて買った靴は、いまだに数回レベルでしか履いていない。それでも、捨てられずに大切に持っている。

【すきなもの】好きなものを集めていこう

 

 この度書いていないことの一つに好きなものというのがある。というか物について語るというかあんまりしなかったなぁと。というのも、自分は気持ちがそぞろですぐに気が変わるというのがあるので、書いていいものか、という気持ちがあったのだった。

 なんだけど、タスクツールはあんなに変更しておきながらよく書いてるじゃないか、と思っていたし、ブログをとりあえず自分が読み返すアルバムみたいな気持ちで書くもの、と捉えると、やっぱり好きなものについて書くのはいいよね。

 ということで定期的に書いていこうと思い至ったのである。

 

 というわけで、特にサイクルとかは決めてはいないが、唐突ながら好きなものについての記事があるのでよろしく候。

 

 という記事を出したつもりで既に洗濯機の話を出していたのはご愛嬌。

 

 

www.works4life.jp

 

【雑記】定点観測 2018/08/31

定点観測は、自分のタスク実装を定点的にみていくための記録です。金曜記載。

 

仕事の状況

  • 変化なし(細かい指標を出していたものの、さっぱり変動がないため一旦取り下げ)

正しいポモドーロテクニック、会議の時間はどうすべきか

 目標のポモドーロ数を収穫できれば、その日はOKという扱いにしてきたが、会議の時間を収穫するのは難しいと感じるようになった。

 そもそも、会議の時間をポモドーロとして収穫すべきか。

 ポモドーロの収穫条件として「集中していること」というのがあるのだが、そんなに会議に集中していない時もあるから、ポモドーロとして収穫するには微妙である。

 

 私の結論的には、会議の時間はポモドーロ数とは別にカウントすることにした。そもそもmtgに合わせてタイマー回すのも難しかったしね。

 

ポモドーロ数に、今日どれだけ仕事をこなすかという別の意図が含まれつつある 

 最初は順調だったポモドーロテクニックだったが、いくつかの状況では計測しにくいことがわかった。

 一つはミーティング。上記でも記載した通り、そもそも集中しているとはいいがたいことからもあった。もう一つは、人とやり取りするのが多かったりする場合。

 そうすると、想定していたポモドーロの収穫量には間に合わなくって、ちょっと運用を考えなおしていたのがミーティングで、別集計にすることにした。

 

GTDの総合リストはTodoistからTrelloに移行した

 移行作業も終了し、GTDの総合リストはTodoistからTrelloに変わった。Todoistは、Descriptionがかけないのがつらかったのと、リスト構成がやっぱりなーと思うところがあったのが、やはりそこらへんで運用が合わずに敗退となってしまった。

 TrelloはTodoistよりも情報をおく面積があって、Description、コメント、添付ができる。画像もクリップボードから添付できることが判明した(ここ重要)。

 

「集中している」とは?

 ポモドーロテクニックのポモドーロの収穫には、集中していることを大前提としている。ある目的に対して取り組んでいる、ということで、ここの中では声をかけられたり、ウェブサーフされたりすることは、邪魔された!というカウントになってしまう。けれども、人によっては声をかけられることも含めて集中している場合、てのはあるんじゃなかろうかな。

【タスク管理】タスク管理あれこれ~そもそもゴールとは・母艦と子艦・管理する範囲

 タスク管理でいろいろ考えることのうちに、どうもまとまりのないのがいくつかあるのでそれをちょっとまとめておく。

 

タスク管理のゴールは、「自分が実行しやすい状態までに絞り込める」こと

 結局タスク管理ってどんなのがいいの、と言われると、そもそも元を正せばちゃんと実行して前に進むことを第一の目的としている。

 そしてそれ以外の今は実行できないことについては忘れずにいるために、どこかにデータを保管しておく。

 実行→保管したものをひっぱりだす→実行

 これができれば問題ないのである。

 

 が、いろんな状況の変化によって、この「実行→保管したものをひっぱりだす→実行」というのがうまくいかなくなる。やりたいことが増えて、管理項目が増えて実行しずらくなる、というのもうまくいかなくなるパターンの一つであり、私がよくやる失敗例でもある。

 

母艦と子艦

 やりたいことが多すぎるが、実際実行するには全部が見えているとやりたくなる。だったら絞り込めばいいじゃない!

 ということで、最近おちついているのは母艦と子艦の関係である。

 母艦は大きな管理サービスで、1年以上とか数年以上後でも実行できそうとか今は実行できないとか、この店おいしかったとかの、そういったもろもろを管理する。

 子艦は、母艦と違って短期決戦の実行内容するものを管理する。だいたい1週間で母艦からやることをひっぱりだせると望ましい。

 が、これもなかなかうまくいくときとうまくいかない時がある。

 

管理する範囲

 とにかく最初っから大きくものを管理しようとすると、うまくいかないことは多い。ゲームのチュートリアルだって、最初は範囲を決めて実行させようとするのがわかる通り、初心者を大海原に放っておくと、ゲームが続かない可能性が高いのである。

 それは、タスク管理についても然り。

 そういった場合は、まずは仕事に関してタスク管理をすることから始めるのがいい。

 個人的な項目については、「絶対やんなきゃ!」というものが少ない。あっても自分の情熱にのみに依存していることが多い。こういったプロジェクトは、管理云々ではなく、プロジェクト自体が失敗の可能性を多くはらんでいるため、最初からうまくいかないことが確率的に高い。

 仕事は、自分の云々に関わらず達成すべきこと、というのが多いため、ちゃんと実施できることが多い。成功確率が高いし、そもそものっぴきならないために実施しやすかろう。

 GTDは最初から人生とかでっかく管理範囲を取れとは書いてあるけど、無理はしない方がいい。私も仕事の範囲だけから実施した。

 

【好きなもの】全自動遠心力洗濯機

 同居人「今の洗濯機が壊れたら、もとのタイプの洗濯機に変えたいんだけど…いいかな?」

 私「わかる~~私も変えたい!」

 

 引っ越してから、かねてから念願であった洗濯機を買い換えた。普通のタイプから、乾燥機付ドラム式に。だが、思ったよりそれは私たちを幸福にはしなかった。

 

買ったのはPanasonic NA-VX8700、タオルのふわふわ感が全くない

panasonic.jp

 

 そもそも我々が買ったのは、私念願のななめドラム洗濯乾燥機であった。これで雨の日でも湿っぽくならずに洗濯することができるぞ、というのが大いなる期待値であったのだ。

 しかし、実際使ってみてどうだろう。

 何が思った以上にショックを受けたのは、タオルのふわふわ感が全く損なわれるという事実だ。しかも、乾燥機にかければそのふわふわ感はまだ保持できるが、自然乾燥だとかたかたのタオルができてしまう。

 期待していた洗濯のイメージが大幅に損なわれてしまった。

 

前の機種はNational NA-F700P、タオルのふわふわ感がいつまでも続く!

www.g-mark.org

 もともと使っていた機種はナショナルの全自動遠心力洗濯機。友人の買い物で、当時の最新機種でグッドデザイン賞をもらったやつを買ったと言っていた。

 この機種、ものすごくタオルが気持ちよくふわふわ仕上がる。

 今の機種と、洗剤は変えずに使ってるんだけど、断然ふんわり感が違うのである。多少は違うのかもな、て思ってはいたんだけれども、、いやいやここまで違うのってなくなくない?! とまぁ、我々ドラム式に大きすぎる期待を抱いていたのがわかったのであった。

乾燥機能の理想と現実

 そもそも乾燥機能をめいっぱい使うぜ!これで洗濯を干す作業からもおさらばだぜ!と思ってたんだけど、実際仕様を見て見るとそうもいかんことが判明した。

 乾燥はタンブラーはやめて、とかかれているとダメになる。これで調べたら、ほとんどの服は乾燥できない。意味ない。

 なので、現在しているのはタオルオンリー、シーツは雨の日だけはOKにして、通常の場合は天日干しである。

 

 つまり、思ったより乾燥機能を使える洗い物はないのである。

 

 そこに、タオルのふわふわ感を損ねるという事実。うーん、乾燥機思ったより使わなくない? 小さい子供がいる生活でもないから、そこまで頻繁に洗濯回す必要もないしなー、というわけで、そもそも乾燥機能の必要性の是非が問われることとなった。

本当に必要だったのは、雨でも乾かせられる場所

 そもそも乾燥機がほしかったのは、梅雨時の洗濯時だ。当時住んでいる場所は、そこまで洗濯を干す場所がなかったので、家の中で干すのが大変だった。それで、乾燥機を導入すれば、乾燥される、きっと問題が解決したに違いない! そう思っていた。

 しかし、実際に新しい家では、雨がふった時でも乾燥機は使わない。ベランダに干していた洗濯物は、風呂の中に干した。洗濯機の乾燥機能の出番はなかったのである。

 

 そう、雨の時の洗濯に、本当に私たちがほしかったのは、洗濯を乾かせられる場所だったのだ。

 次に洗濯機が壊れた暁には、遠心力洗濯機に戻そうと、固く決意したのであった。

 

補足:ドラム式にも遠心力洗いは導入されてるくさい?

 どうもパナソニックを見ていると、今の機種には遠心力は使われていない。今の泡洗浄の機能はタオルはふわふわになるのだろうか心配である。と思って見ていると、今のドラム式にも遠心力洗いは「おうちクリーニング」として導入されているぽい。つまり、おうちクリーニングでタオルを洗えば、ふわふわ感が再現できる・・・かもしれない?!

 参考:https://souzouno-yakata.com/2005/07/20/3398/