おーい、デスク仕事のやつおる？
“タスク管理なにでやってる？Notion?”
OneNoteだよ！
OneNoteでタスク管理やってるでー
画像を気楽に扱えることに味をしめて、会社のタスク管理はOneNoteを利用中。
1年間ほど、１日１ページでタスク管理をしていたのだが、大変たるいしそんなにページ見てないことが判明した。ので、ちょっと見直して１週間毎に見直しをかけるようタスク管理のページを作成した。これがいい感じなので紹介という名の備忘録をかけておく。
9月あたりから始めて5か月ほどだが、そこそこ運用実績はあるかと思う。
１ページ１週間のタスク管理ページ
ブックマークのコメントでもOneNoteと回答している人はちらほらいた。だからそこの詳細を詳しく聞きたいわけだ。
私の使い方は見てもらった方が早かろう。こんな感じである。
「（１）カレンダー」には、スケジューラのスクショをはりつける。画像が使える醍醐味である。
「（２）定期タスク」は、実施日が決まっているタスクの情報を記載する
「（３）その日にするタスク」は、その日にするタスクを記載する。（２）の項目もあらかじめ登録しておく。
「（４）稼働中タスク一覧＆詳細」自分が抱えているタスクはここに記載する。１行１プロジェクト単位。
このページのいいところは、とりあえずこのページを見さえすれば、稼働中のタスクがわかるし情報がまとまっているということだ。
今日のタスクの絞り込み方
今日すべきことが絞り込みできるかは、数日をカバーするタスク管理では達成感に影響が出てくる。それを、（３）その日にするタスクに記載することで、一日単位でのゴールを明確にしている。
自分の場合、タスクは、定期系のタスクとそれ以外のタスクに二分される。この管理ページの場合、定期系は（２）の定期タスクに、それ以外は（４）進捗中タスク一覧＆詳細に記載している。
で、（４）のうち、今日にやろうと決めたのを（３）に記載しする。当日は、記載した（３）と、もともと（３）に転記してある（１）が完了すれば、ゴールである。
この管理ページを使った仕事の流れ
で、実際にはどんな感じで使ってるのか、というとこんな感じ。
朝。
朝になると、カレンダーアプリを表示してmtgが追加されていないかを確認する。それで差分があれば画面をスクショし、（１）カレンダーを上書きする。
そして、今日のmtgはどれぐらいあって、作業できる時間がどれぐらいあるのかを把握する。
（２）定期タスク量を見つつ、（４）のリストから直近でやんなきゃーと思われるものを（３）その日にするタスクに書き出す。
これで今日するタスクの絞り込みは完了。
割り込み。
割り込みタスクが出てきて、すぐには終わらないものについては（４）のリストに上から順に追加する。
（４）のリストで完了したものは背景色を灰色にする。白い部分が少なければやる作業もないので積極的に背景色は変えていく。
帰り。
（３）その日にするタスクが完了しているのを確認し、帰宅。残タスクは次の日に移動させ、あたかも次の日にするように見せかける。
週末はこのシートをコピペして来週用のシートを作る。定期部分は、テンプレートの表があるのでそれをコピペしてリセットする。
次の週用のタスクページを作らなければならないが、そこはまぁOneNoteの宿命ではあるので我慢だ。
このタスク管理に合ってそうな人
自分的には割と合っているが、人によっては合わないこともありありのありである。じゃあどんなタスクタイプの人が合っているのかというと、こんな感じに思い当たる人だろう。
- ミーティングがまんべんなくある
- タスクもまんべんなくあり、必要な情報が散漫している
- タスクも定型とそうでないものがまんべんなくある
- 会話のやり取り先がまんべんなくある
この全方向でまんべんなくあるという人にオススメだ。そしてこのまんべんさが、タスク管理を非常に不便にしている。どういう理由で不便を解消しているか、次からの見出しで説明しよう。
１．ミーティングがまんべんなくある▶スケジューラ見返すのが面倒
ミーティングがまんべんなくあるとスケジューラを毎回見返すのが地味に面倒である。それを、スケジューラの画面をスクショしてタスクリストの1枚にまとめるとゆー力技で解決した。
スクショなので更新も楽である。スクショしなおせばよろしい。
２．仕事もまんべんなくあり、必要な情報が散漫している▶関係時系列情報及び関係URLやパスなど探すの面倒
タスク管理がだんだんと不便になるのは、だいたいこの２つが理由だ。
- 時間がたつと、進捗状況がわからなくなってくる
- 必要となる場所（ファイルパスやURLなど）が集まっておらず探すのに手間がかかる
他の理由もあるだろうが、80％ぐらい（適当）はだいたい理由はコレ。
それを（４）のリストっで記載することで解決する。この部分の運用については、先日記載した以下のブログのまんまである。
３．仕事も定型とそうでないものがまんべんなくある▶一緒のリストにマージしづらく面倒
定型業務を持ってくると大変なのが、定型業務の情報と、そうでない情報のタスクをまとめることだ。
私も、定型業務は別の宛先に記載しているため、そこを記載しつつ（３）のその日にするタスクに記載することでマージを解決する。
（２）定期タスクの部分で、その日にすでに決まった作業量もわかるという塩梅。
４．会話のやり取り先がまんべんなくある▶どこに回答するのか探すのが面倒
わが会社もMicrosoft Teamsを導入している。どこのチャネルで受けたタスクだったか思い出すのが非常に面倒である。そこで便利なのが、Teamsでリンクを作る機能だ。
タスクを受けたコメントやチャネル、ミーティングのURLをコピーして（４）稼働中タスク一覧＆詳細に張り付けておく。
作業が完了したら、（４）に記載しているURLからとんで回答することで解決する。プライベートチャネルでなければ万事解決だ！
というような感じで不便を解決しながら、タスク管理を行っている。
ぺら一枚でだいたい見通せるという幸せ
このフォーマットのいい所は、この１枚で1週間を包括している点だ。タスク管理についてアクセスすべき場所が１つに統一されるのは思ったより楽である。
このフォーマットで一番の発明は、スケジュールのスクショを張り付けるという力技だ。これで、本日の利用できるリソースと、タスクの全体量の見直しができるようになったと思う。
カレンダーをスクショする、というのは割と暴挙だ。が、OneNoteだとはりつけ文化が強いので（私の中でだが）、そういう選択肢が生まれた。
とりあえずしばらくはこのフォーマットで続けていこうと思う。
