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【タスク管理】時間区切タイプのタスク管理(時間割管理、1日単位管理、1週間単位管理)が会社的仕事に合わない理由

 単なるToDo管理でうまく回らなくなったら、次のToDo管理には、時間管理を導入するのはありがちだ。というのも、時間管理は学生時代に時間割で勉強してきた成功事例があるため、きっとうまくいくに違いないと思っている。

 しかし、時間区切タイプのタスク管理には、会社で行われるような仕事に関しては、非常に合っていない。時間区切りを1時間から1日、1日から1週間に伸ばそうとも、根本的なポイントがすっぱ抜けていた。それは、「作業が目的の時間までに完了できるか」という基準だ。

 

時間区切タイプのタスク管理は「作業が目的の時間までに完了できるか」には全く約束していない

 私の場合、時間区切りタイプのタスク管理をしていた時、正直ゴールに間に合わせるべき時間、というのはあまり考えていなかった。

 というのも、作業というものは実行しておけばそのうち時間内に終わるのが当然だと思っていた。なので、ちゃんと作業すればいい!→だから時間を割り当ててやろう! というような考えに基づいて、時間区切りタイプのタスク管理を導入したかrだ。

 だが、考えても見てほしい。どうしてわざわざ時間単位に推移してきた状況を。

 

 単なるタスク管理でもうまくいかなかったのはどうしてだろうか。作業が目的のゴールまでに間に合わなくなったからじゃないのだろうか? 作業しさえすればうまくいくのであれば、それは単なるToDoリストでもよいのではなかろうか?

 

 残念ながら気づかないものである。ちなみに私は今の今まで気が付かなかった。道理で時間を延ばしても途中でうまくいかないはずである。

 

 時間区切タイプのタスク管理は、その時間にどういった仕事に準ずるか、ということには約束するが、どこまで進められるかは約束していない、場合が多い。

 私の場合、こんぐらい作業すればたぶん終わるだろう、という希望的観測によりスケジュールを立てていた気がする。。

 

 以上が、時間区切りタイプのタスク管理の、会社的仕事に合わない内部的な理由だ。

 

時間区切タイプのタスク管理が外部的に会社的仕事に合わない理由

 時間区切りタイプのタスク管理の、会社的仕事に合わない外部的な理由も合わせてまとめておく。ここでいう外部的、というのはタスク管理を行う上での状況というか環境といったものだ。学生生活とこれぐらい状況が合わないから、ちょっと無理くね?という話だ。

 

(1)割り込みタスク

 一つ目は、コミュニケーションなどによる割り込みと、割り込みタスクの存在だ。

 学生時代は、時間割といっても勉強するのがタスクの全部であり、こういった割り込みで新しくすべきタスクが増えてくることはない。

 しかしながら、社会人になって仕事をし始めると、リアルタイムで仕事が増えてくる場合がある。

 また、コミュニケーションにさく時間も、社会人だと仕事のうちの一つになる。

 

 これらの割り込みタスクは、自分で制御ができないため、時間管理で行っている場合には、すぐにスケジュールが破綻してくる要素となる。

 

(2)ゴールがいっぱい

 二つ目は、達成するまでにいろいろなタスクをこなさなければならないプロジェクトが、並行して進み、ゴールがいっぱいあるということだ。

 これが、学生の時代では、テストまでに勉強とか、そういった一つの目的であるのが大抵だ。だから、各タスクについて調整する必要はなく、苦手な科目にどれぐらい時間を割くかを考えるぐらいしか検討する必要はなかった。

 

 このゴールも、自分で制御するものは少ないため、なんとか間に合うようにと、途中でタスク調整し始めると、だいたい許容する範囲の時間が1日から1週間単位、という風にスパンが伸びる原因にもなってくる。

 

(3)仕事じゃない作業もある

 三つ目は、会社的仕事には、仕事を進める仕事もあるが、そうでない作業も含まれていることだ。

 仕事じゃない作業とは、勤怠の記入だったり、OSのバージョンアップだったり、メールのチェックや返答だったりだ。本来進めるべき本業と、そういったこまごました作業を含めて、会社的仕事をこなしていく。

 

 だが、私がToDo管理から時間区切りのタスク管理に移行した時、ぶっちゃけ学生モードのようにざっくりした時間割しかたてることがなかった。おいおい、途中でトイレいったりお茶組んできたりするのもあるにも関わらずである。

 時間区切りで考えた時、そういった仕事じゃない作業については、すっかり無視して、というよりないものと考えてしまいがちだったなと、今では思う。

 げに恐ろしきは、しみついていた習慣的な考え方だろう。

 

 

 会社と学生時代とじゃこうした差異があるにも関わらず、時間区切りタイプになってしまうと、いつもの学生気分になって、みっしり時間いっぱいにスケジュールを組んでいた。これが、時間区切りタイプのタスク管理でうまくいかなかった敗因ではないだろうかと、思う。

 今まで時間区切りのタスク管理は、どうも今の仕事じゃうまくいかないのはわからなかったけど、ようやくこれ!といった理由が言えるようになったと思う。

 

 ちなみに学生時代、時間割で十分うまくいってたのは、こういう条件がないからだ。だから、会社的仕事に時間割管理が合わないからといって、時間割管理が悪いタスク管理というわけではない。

 各々のタスク管理手法というのは、酵素と同様に最適な状況というのが各々異なるのである。