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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【GTD】のきばトーク参加してきました。言いたかったことまとめ

ラジオ番組面白かったです。ただ、思ったより時間がなかったです。単なる私のGTD昔話になっちゃってましていささか心配です。ひとまず、ラジオでこれは主張したい!と思ったのをまとめておきます。

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GTDは忙しさによって最適な実装が異なる

 

 これは、前から言いたいことの一つです。GTD、というかGTDに限らずタスク管理というものは、忙しさ=状況によって最適な実装というものがかなり変わってくる代物です。

 それをよく知らずにツールを使っていると、自分がうまくできないからツールを使いきれないんだと、嘆いてしまうことがあるんですよね。自分がそうだった。

 でも、だいたいツールがうまくいかなくなるのは、状況が変わる、もしくは自分が状況を変えようとした場合。ツールが合わない?そりゃ当然です。以前と状況が異なるのですから。

 勤め先が変わって、オンラインツールが全部使えなくなった――といった状況変化はわかりやすいでしょう。それ以外にも、やりたい・やるべきことが増えた、といった項目数の増減についても、状況が変わったといえます。

 特に管理ツールの紹介は、ツールというからあたかも一般的に利用できるような雰囲気を醸し出します。しかし、これは具体的なやり方の一つであって、それがうまくいくためには、結構な前提条件があります。

 

 なので、話していた時は、どういった状況に、どういった実装が適したか、というのはわかるように気をつけて言っていました。

 

ウエイティングリストのもどかしさ

 佐々木さんと話していて気になったのは、ウエイティングリストに項目が入るともどかしいと仰っていた点です。

 

 GTDをやるようになって分かったことの一つに、自分でできることとできないことの境界線を明確にとらえるべきだ、ということです。

 これが不明瞭だと、本来ならば自分がどうにもできないことについても、無暗にできなかったと嘆いてしまったり、不必要に心配になったりすることがあります。

 相手がボールを持っている以上、何もできない。でも何かできることがあるんじゃないだろうか。確かに、仕事を渡す時にいかに仕事をしやすい形でゆだねることはできても、渡したら最後、それ以降は、相手の動きに委ねるしかありません。

 

 この、委ねるという感覚は、簡単なようでいてむつかしいです。

 身体的に考えれば、自分の皮膚より外側にあれば、どうにもできないことは理解しています。

 作業になると、自分が代わって実行しさえすれば、どうにかできる。それゆえに、相手に任していても、どうにかできるんじゃないかと、もどかしくなるのかもしれません。

 しかしここで手を出してはいけない。子供の作業を見守るのが大変なように、ウェイティングリストもまた促しつつ耐え忍ぶリストです。忙しくなると、遅くなっても自分の責任にはならない安全ゾーンになるので不思議です。

 

 佐々木さんのもどかしさは、自分がどこまで作業ができるのか、自分の中で明確になっていないのが、もどかしく感じる部分ではないか――などと勝手にそんなことを思っておりました。

 

 GTDのよさをどこで実感したのか

 

 GTDを理解したのはd-cubedというhtmlベースのwikiです。

http://www.dcubed.ca/Welcome_to_d-cubed.html

 

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特にNextActionのあたりがうまくできあがっててよかったです。

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 赤線の下線があるのがこのプロジェクトのNextActionにあたります。このアクションを終わってチェックすると、以下の図のように、NextActionが移行する仕上がりとなっています。

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 しかし、GTDでしっくりきたのは、fitzNOTEというwindows系のアプリケーションです。

 

fitzNOTEで管理できたサポート業務の経緯管理

 この当時、私はシステムのサポート管理をやっていました。

 

  • 複数システムを同時に管理
  • 課題が発生すると、完了するまでに1日~2か月程度のスパンあり
  • 作業項目は、電話対応・メール対応・サーバ調査・ウェブによる調べもの・内部確認・資料作成・作業等
  • 適度に忙しい

 よくあるサポート業務で、何が困るかって、1日2日で終わる作業は経緯を覚えてられるのですが、2か月レベルになってくると、進捗スパンがだんだんと緩やかになってくるので、どこまでやったかを覚えているのが困難になってくるとゆー。

 

 各課題に関して言えば、以下のことが把握できることが大切です。

・今までの経緯(やってきたアクション)がわかること

・今後すべきこと(これから行うべきアクション)がわかること

・次にすべきこと(いわゆるネクストアクション)

 

そして、複数の課題を取り扱っていて

 

・各プロジェクトにおける、「次にすべきこと」が把握できること

 

というのがわかることが大切です。

 これをうまく処理できてたのがfitzNOTEでした。

 

 

 各課題をGTDのプロジェクトとみなし、GTDのアクションは各々ですべき事項についてです。そのままActionの時系列が今までどういう作業をしてきたかのログになります。時間があいた課題については、このログを見ながらどこまでやったかを思い出します。

 fitzNOTEのいいところは、アウトライナー系のツールだったので、資料系を時系列に簡易においておくことができる点。メモの書きやすさについては非常に楽でした。

 このサポート業務は、引継ぎも楽だった。このfitzNOTE諸共渡したので、今まで私が何をしてきたかをそのままごっそり引き継げるというメリットもあったし、社内の週報を書くのにもこれを使ってやってたんで本当に最適化されていたなーと思います。

 

 

 このメモの取りやすさについては、fitzNOTEが今まで使ってきたツールの中で一番やりやすかったし、私が他のツールに引っ越ししては、ついつい戻ってしまうのは、この気軽さからでした。

 

 そういうfitzNOTEの良さは今回のラジオでは語れなかったのですが、fitzNOTEは本当にオススメしたい。できればオープンソースにしてもらったら自分で更新したくなるレベル。

 

 そんな感じです。以上。

 

 

 

バレットジャーナルが教えてくれた、メモをとるプロセス

私が不思議に思っているのは、バレットジャーナルは、手帳好きとは相容れないものかな、と思ったんだけどそうではなかったということだ。

 

メモをとることと属性を決めることと、その順番

 

数多くメモをとるとなると、1つのメモの作業には最低二つの作業が必要になる。実際にメモをとること、そしてそのメモの属性を決めることだ。

 

  1. メモをとる
  2. 属性を決める

 

属性を決める、とは、このメモは後で作業しようとか、これは単なる感想とか、そういうものを明確にすることだ。バレットジャーナルなら、これがキーにあたる。

 

そもそも、メモの属性決めなどメモをとることと同時にされているのが大概だ。だから通常、そんな属性を決めるなど意識下にない。なんで、そんな作業が必要か? と不思議に思って当然である。しかし、この作業は必要だ。特に数多くなると尚更である。

 

数多く対処しようとすると、我々人間は分業しはじめる。同じ作業をまとめはじめる。メモを数多く書く際にも、これは当てはめられ、「メモをとる」「属性を決める」という作業に自然と分かれる。

 

  1. メモをとる
  2. 属性を決める

 

この順番をうまくやっていこうとした結果のひとつが、多分バレットジャーナルなんじゃないかな、と私は思っている。

 

手帳好きには相容れなさそうな理由

 

で、なんで手帳好きには合わないかも、と思ったのは、この作業の順序が異なるからだ。そして、私が手帳が合わなかった理由でもあると、考えている。

 

  1. 属性を決める
  2. メモをとる

 

手帳では、メモをとる作業はこの順番で行われている。手帳は、フォーマットを提供し、どこに何を書くかが予め明確になっている。

メモを書く際には、自然とどこに書くのかを明確にして、しかるべき場所にメモを記入する。このどこに書くのか、これがちょうど属性を決めることに相当する。

 

私は、このメモをとる前にしかるべき場所をきめるのが、とても苦手である。どこに書くべきか迷った挙句、結局記入しないこともある。

 

しかし、手帳好きは、少なくともこのどこに何を書こうかがとても好きな人が多いように見える。だのに、この定義の場所の少なさに、手帳好きは耐えられるのだろうかと、私は疑った。

が、それは杞憂だった。

 

バレットジャーナルは自由だった

 

バレットジャーナルは、あまり書く内容を決めない。これが功を奏した。

 

彼ら彼女らは、バレットジャーナルに自分たちの定義つまりフォーマットを自由に作ることで、自分にとって住み良いジャーナルを作り出していた。

 

それって、いつも使ってる手帳と変わりないですやん、というツッコミもないこともないんだけど、でも、自分に合った手帳を作ってもいい、という自由が増えたのはいいことだ。

 

しかし、それがバレットジャーナルなのかと言われると、私は些かふーむ、と言わざるをえない。

 

バレットジャーナルの本質

 

私の感じるバレットジャーナルの本質は、手帳とは全く異なるメモをとるプロセスを提供することだと思っているからだ。

 

  1. メモをとる
  2. 属性を決める

 

この順番。

 

でも、本質から外れても受け入れられる器かは、流行る原因のひとつなのかなと思った。

 

 

【GTD】佐々木正悟さんののきばトークにてお話します【1/19(金)本日20時~】

のきばトークでゲストで参加することになりました。

 

 

 すいませんが、本日のお話です。あとからアーカイブもあるのでリアルタイムでも大丈夫ぽいです。

 

のきばトークとは、原則毎週月曜日に、佐々木正悟さんがゲストの方と特定のテーマについて話をするトーク番組

 です。ライフハック系ラジオ番組のように楽しんでいただければ、だそうです。下記に今までののきばトークのまとめがあります。

 

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 今回のこのトーク番組に参加することになったんだけど、実はあまり背景とか気にせずに気軽に「やりましょう!」と言ったもんだから、あまり調べずに参加してます。

 なので、どうやって動画配信すんのとかって、今日googleのハングアウトで知ったぐらいという。

 

 話すことは、もちろんぶれずにGTDについてです。

 

佐々木さんと私

 GTDについては、のきばトークの中で話すのでひとまずおいといて、佐々木さんについて。佐々木さんには、結構気にかけてもらっていて、ライフハック研究会の参加に声かけてもらったりしています。割とというかかなり出不精なので、こういう風に誘ってもらうのはありがたいです。ブログ(というよりGTD)の活動の方は最近ご無沙汰だっただけに。

 佐々木さんと知り合ったのは、更にそれ以前の話で、確か「スタートxキッカケxブログ」というイベントがあって、そこの懇親会で隣に座ったのが最初です。たぶん。

 

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 確かこれ。ブログ書いててよかったな、って思うのってこういうログが見つかる時だよね。たとえ途中で切れてても。

 そういう意味だと、当時私が書いていた目的は「知り合いを作る」ということだったから、目的は達成したといえるんじゃないかと思います。

 

 結構鮮明に覚えているのは、驚かれたんだよね、ブログやってるって自己紹介した時に。私の方は、もちろん佐々木さんのことは知っていました。そのころから、彼の「ライフハック心理学」というキーワードはキャッチーだったので。

 

というわけで、本日よろしくお願いいたします。

 そんなわけで、20時から30分ほどGTDについてお話します。アクセス先は、佐々木さんのツイッターをおっかけたらわかると思います。あえて言いたいことがあるなら、タスク管理一般は、状況によって実装を変える必要があって、GTDはそのベースとなるフレームワークになるんじゃないかな、てことです。

 

【GTD】ライフハック研究所で話してきました。

GTDについて話して来ました。

のでその内容を共有します。

 

 

 

 

資料はGoogleスライドで作成した

 資料はどうすっかなーと思ったんだけど、手元にパワポがなかったし、Googleスライドを利用して作成しました。思ったより便利。

 

 

テーマは3つ

  • NextActionってなんなのさ?
  • WeeklyReviewは結局なんなの、どうしたらいいの?!
  • 見極めステップのワークフロー意味といいところ

 勉強会やったりしていた時によく聞く疑問だったり、私自身つっかえていたようなところを盛り込んでます。

 NextActionについては、毎回説明に困ってたんだけど、今回の説明は、わかりやすいと反応がよかったので嬉しいです。

 

 当日の研究所の方では、ワークフローの部分は実際にどういうフローでやっていくかためしてみながら進めました。お題はbeckさんの「散髪に行く」でした。

 

管理項目の構成単位

 あと追加で話したのは、実際に運用する際の管理項目の構成単位について。

 私の場合、「プロジェクト」→「アクション」→「手順」、というこの3階層は守るようにして、プロジェクトを取りまとめるものはプロジェクトとオンリーとしてます。

 ここでいうプロジェクトは、GTDのプロジェクトと同等。アクションは、プロジェクトを実現するために実行するためのもの、という意味でこれもGTDのアクションと同等。そして「手順」は、アクションを更に細かく実行するためのもの、として定義しています。

 マニュアルに例えるとわかりやすくて、

  • プロジェクト=マニュアル(洗濯機マニュアル)
  • アクション=マニュアルのやりたいこと見出し(「3.きれい洗いのやり方」等)
  • 手順=見出しの中の各手続き(「(5)洗剤を入れる」等)

というようなイメージ。この枠組みをツールでどうやって当てはめられるかを考えるようになってから、いろいろやり安くなりました。

 

 

 久々話すのでどうかしら、と思ったんですが、よくしゃべれたのでよかったです。また勉強会したいかもーという気持ちが湧きあがってます。そうでなくてもInbox朝会みたいな1番目のステップオンリーのための時間とかもあってもいいなぁと思ったりしています。

 資料で何かあったらコメント等で質問してください。

 

モロッコから帰ります

モロッコからおはようございます。

 

この冬は、休みを利用してモロッコに旅行してきました。今日は現地の最終日で、これから帰る予定です。

 

行く前までは(行ってる途中も)、ブーブーだった友人ですが、モロッコの壮大さと人の良さとバター天国に、満足してくれました。

 

折角なので、現地から投稿して帰ります。いえーい!

 

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青い町シャウエンに行ったよー。

 

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モロッコは猫天国だったです。

 

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超頑張って買ったランプ。

 

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 砂漠からのサンライズ。

 

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迷いに迷ったマラケシュの旧市街。

案内人をたてなかったけど何とかなって良かった。

 

 

Todoistで項目数が多い中で、やることを絞り込んで運用するには?

 これからTodoistを続けて利用できるかどうかの正念場がやってきた。

 つまり、項目数がやたら多くなって、今進めているものはどれかというのがわからなくなってきたんである。

 

調子こいてたらいろいろいっぱいになって来る

 

 他の人はどうあれ、私にはよくある光景なのだが、Todoツールを使ってて、いたく気に入っていると、なんでもかんでも入れてしまう癖がある。それこそ、実際のやることもそうだし、気になるURL、テンプレート、果てはGTDの収集用のトリガーリストもTodoistにつっこんである有様だ。

 

 ここらへんで、だいたい次のタスクツールを探しに行こうと考えるようになる。

 何せ、収集がつかない。それに対する解決策も湧かない。

 と言うのが今までだったんだけど、Todoistはもうちょっと踏ん張っていけそうである。

 

できれば使い続けたいTodoist

 URLとか突っ込んだらデフォルトで期限が今日についてるのなんで、とか、検索の対象がタスクオンリーでプロジェクトレベルを検索対象にできないのなんで、とか、詳細プロパティ作ろうよー!、とか、こまごました不満はあるが、概ね満足しているTodoist。

 これ以上満足できるツールに会えるとも思えないだけに、なんとか踏みとどまりたいと私は思っている。

 それで、この、非常にいっぱいすぎて結局絞り込んでどれやるつもりだったのを絞りこむための、Todoistの運用方法を考えている途中である。ひとまず、とっかかりとしていけそうな感じができたので、中間報告としてまとめておく。

 

(1)Todoistを使い続けるためのGTDの実装方法

 本家のGTDのフォーラムだと、Todoistを各プロジェクトをそのままプロジェクトリスト、NextActionリストとし、Todoistのタスクは、各リストの項目として利用するのをよく見かけた。が、それは採用しない。

 

タスク階層を利用して「プロジェクト」「アクション」

 私の方法は、これとは違って、タスクを「プロジェクト」「アクション」に割当て、親タスクを「プロジェクト」そこにひもづく子タスクをそのプロジェクトの「アクション」に割り当てることにした。

 理由は、そのプロジェクトのアクションの前後関係は、私には必要だからだ。

 

「プロジェクト」を明確化するためにラベル@Proj添付

 タスクの階層は、最大5階層まで出来るが、どの階層がプロジェクトかアクションかは分かりにくい。そのうえ、今はSomedayだけどそのうち稼動するつもりよ!とかいうタスクもまざっててわかりにくいので、稼働中のプロジェクトにのみ「@Proj」というラベルをつけることにした。

 これにより、フィルターでプロジェクトリストが作れるのが最大のメリットである。ついでにプロジェクトの締切日を設定できるメリットも出てくる。

 

ラベルは他に@NextAction、@waitForを利用

 ラベルといえば、@Proj以外に使っているのは@NextAction、@waitFor。

 資料的にURLなどもがんがんTodoistに入れるため、明確化がやっぱり必要になってきたため、これらのラベルの運用が追加された。

 

 @NextActionは、そのプロジェクトで次に手をつけるべきアクション項目を示す。毎回追加してつけてく。

 @waitForは、待ち状態で、作業者が自分でないことを示す。

 

Todoistのプロジェクトは、分類扱いに

 というわけで、Todoistのプロジェクトは、現状は分類として利用中。尚、仕事用は「仕事」として他のプロジェクトと個別化を図っている。コレ重要。

 TodoistのプロジェクトをGTDのプロジェクトとして割り当てることもあったが、フィルタ検索できない、〆切り日付できない、ついでに言えば、タスクからプロジェクトへの変換ができず作成タイミングの手順がいまいち、ということもあって今は断念している。

 

(2)Todoistを使い続けるためのTodoistのフィルタ設定

 がらくたは一杯あれど前に進むためには、GTDでいうところの「プロジェクト」リスト、「NextAction」リスト、そして「Calendar」リスト、この3つがありさえすればよい。

 

 なので、この3つを仕事関連の項目で抽出するためのフィルターを作成した。

 

@Proj&##仕事,(@NextAction|@waitFor)&##仕事,(期限切れ | 今日)&##仕事,7日間&##仕事

 

 Todoistのフィルターは、全く違うフィルターを並べて表示することが可能である。上記のフィルタスクリプトは、実際は以下の4つのフィルタが実行される。

 

  • @Proj&##仕事
  • (@NextAction|@waitFor)&##仕事
  • (期限切れ | 今日)&##仕事
  • 7日間&##仕事

 

 「&##仕事」というのは「仕事」プロジェクト全配下のみ対象、という意味合いで、これで仕事関連のタスクのみの絞込みが可能になる。ここで、先程のTodoistのプロジェクトで、「仕事」を作ったのが効いてくるんである。

 

 それぞれのフィルタは以下の役割を持つ。

  • @Proj&##仕事 - 「プロジェクト」リスト
     「仕事」配下で、@Projのラベルのついているもの
  • (@NextAction|@waitFor)&##仕事 - 「NextAction/WaitFor」リスト
     「仕事」配下で、@NextActionもしくは@waitForのラベルのついているもの
  • (期限切れ | 今日)&##仕事 - 「Calendar」リスト(やばい系)
      「仕事」配下で、日付が今日、もしくは期限切れのもの
  • 7日間&##仕事 - 「Calendar」リスト(未来系)
      「仕事」配下で、日付が向こう7日間のもの

 

  このフィルターを見さえすれば、最低限のリストの情報がわかるようになっている。何より、1ページで全て見通すことができるのは大きい。

 

 今回は、コントロールがきかない無力感もそんなにないし、ものが雑多なリストの中でも、うまく生き長らえるんじゃないかと期待している。

 

【お知らせ】12/16 横浜ライフハック実験室にて、GTDについて話します。

kokucheese.com

 

 先日参加した横浜ライフハック実験室で、その後の飲み会で盛り上がったのもあり、GTDについて話す場をいただきました。

 ライフハック実験室は、その名も「実験室」と名のつく通り、いつもならピックアップしないだろう話題をせめてくるようです。ならば私もいっちょ!と思い、マニアックな方面でせめていきたいなーと思います。

 12/16の土曜日で18時~20時と夜からコースですが、よければ是非ご参加ください!

 

オーソドックスなコンテンツの場合

 とはいえ、オーソドックスなコンテンツ自体も考えていなかったわけではありません。私がGTDの概要を説明する場合は、大概ここらへんでまかないます。

  • 把握ステップを時間で絞って実施、→処理ステップを各個人で実施する

 これは非常にオーソドックスな内容で、自分自身もうっかり端折りがちな処理ステップをこと細やかに実践するというのが主な趣旨です。

 この処理ステップ、真面目にやると半端なく時間がかかります。そもそもこの処理ステップには2分ルールというのがあって、2分で終わるなら実行しろという手順が含まれています。

 反対に言えば、処理ステップ中に1項目にかける最大時間はおよそ2分と考えられているというわけでして、つまるところ30項目すると2分x30=60分間、つまるところ1時間は経過してもおかしくはないという換算になります。

 あっさり分類すればいいんでしょ、と思っていたら大間違いなことがわかるというものです。

マニアックなコンテンツの場合

 こちらはGTDはそこそこ知ってるんだけど、ちょっとねーと思っている方が多かったらこういうコンテンツを展開したいなと思っています。

  • NextActionリストってなんなのさ
     ツールによる誤解のされやすいNextActionリストについて。
  • WeeklyReviewは結局なんなの、どうしたらいいの?!
     GTDにハマリがちなポイントの一つのWeeklyReviewについて。わりとどこで見ても文章があばうとなので、なんとなく捉えにくいので私なりの解釈を説明してクリアにしようという試み。
  • 処理ステップのワークフローの意味
     フローさん、ワークフローさん、どうしてあなたはそんな順番で手続きするのが最適なの?というのを紐解く。
  • ナチュラルプランニングって何?!
     うっかり忘れがちというか、GTD本を読みこまないとそもそも出会わないプロジェクトの分解ステップについて。

 当日は、アンケートをとりながら、希望の多いものを話していこうかなと思います。どうぞよろしくです。