works4Life

飯と酒と時々GTD

仕事量増加に対応するための対策パターン

さまざまな理由から、仕事を今以上にこなしたいと、私たちは考える。

こなす仕事量=単位時間にこなせる仕事量×時間

このうち、求められる仕事量が増えるため、左側が増大する。したがって、右側もそれにあわせる必要がある。対応策のひとつとして、そもそも求められる仕事量を減らすこともあるが、最初は無理である。そんなわけで、最初は右側の方程式をやりくりすることで対応しようとする。

対策1:時間を増やす→つまり残業

簡単な対策として、時間を増やすことで仕事量をこなす。しかし、ある程度の時間を超えてくると、それだけでも無理な場合だったり、そもそも時間を増やしたくない場合は、次の対策を考える。

対策2:単位時間にこなせる仕事量を増やす→効率化

効率化、といっても二つのパターンがある。

対策2-1:今やっている一つの仕事の時間を縮小する

対策2-2:インターバル時間・隙間時間等を、仕事に当てる

まず最初に考えるのが、対策2-1である。これは、パターン化された仕事に関してはなんらかの工夫により、かかる時間量を減らすものである。しかし、これにも限界値があり、ある一定以上の時間より短縮することは難しくなる。

次に考える方法が、対策2-2である。ちょくちょく余っている時間もどうにか使っていきましょうと提案する。しかし、がむしゃらに仕事をやっていると、どれが隙間時間に合う仕事かどうかを判断する余裕が、まずない。

じゃあ、GTDはどのような対策を取っているのか?

対策2-3:仕事の管理時間を縮小する

GTDは仕事をこなすのに直接は関係ない間接的な時間を短縮しようとする。対策2-2をいきなり実行するのは難しいので、GTDでは、そういうこまごました作業をまとめて行おうと提案する。いわゆる、2分以内はすぐやろう、という話である。

といっても、この作業はすぐに展開することができないので、定期的に行うレビューの際の処理ステップでのみ実施することからはじめるとよいだろう。そうすることで、(1)実は結構な2分で行えそうな仕事を自分が持っていることを知り、(2)2分の作業も数をこなすと結構な労力が必要となり、(3)それらのこまごました仕事をこなすだけでも随分気が楽になることを、知る。

そして、結果的に定期的なレビューが、思った以上に時間がかかることを知る。そしてその時間を短縮するために、日々の作業ですぐさまこなすことが最善であると判断した時、2分以内作業をこなすことを全時間に適用することが、ようやく可能となる。

ちなみに、2分以内はすぐやろうという作業が、いきなり全時間で実行しようとしても適用できないのはなぜか? 2分以内でできるかどうかの判断作業が脆弱だからだ。この判断作業は、定期的なレビューの際に、収集した『物』を”真面目に”ワークフローで取り組んでいれば、おのずと培われるはずである。本当に真面目にしさえすれば……

 

GTDは、それ以外にも工夫を重ねる。対策2-2のかわりに、次のような対策を取ろうとする。

対策2-4:インターバル時間・隙間時間を最大限減らす

仕事と仕事の合間は、間の時間であり魔が差す時間でもある。ちょろっと休憩と息をとったら1時間経ったということもあるだろう。GTDでは、(1)事前に仕事をリストアップし、(2)手がつけやすい指示を提示しておくことで、そのようなことがないように防ぐ。

ちなみに(1)だけでは不十分である。粒度が不明瞭であると、手をつけにくいからだ。

 

それ以外にも仕事生産性をあげるための、GTDの工夫はあるのだけれども、今回は一旦省略する。とまれ、GTDで仮に仕事が適用できたとしても、やはり限界がある。期待される仕事量>こなせる最大限の仕事量、となった場合は、GTD以前の話の人間的限界に達する。

このタイミングで、ようやく次の対策を取らざるをえなくなる。

対策3:期待される仕事量を減らす

 

多少の前後はあるだろうが、基本的には数値順で、工夫の仕方を展開していくように思う。