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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【タスク管理】重要度・緊急度のタスク分類が役に立つのは、長期的な視点に立った時

 タスク管理で検索をかけると、優先度の話とか重要度・緊急度の話とかがざっくり出てきて、いわゆる重要度・緊急度マトリックスの話が必ず出てくる。

 が、これってみんなうまく運用できてんのかしら?

 

そもそもタスクを四象限に分類するのがむつかしい

 というのも、直近のタスク管理がどうにも忙しくて大変だった時、実行してみたんだけど、この4象限に分類すること自体が結構むつかしい。

 よっぽどわかりやすいものなら、重要である・重要でない、という線引きはできる。そうでないものは重要の有無の判断はむつかしい。

 また緊急度もむつかしくて、今週いっぱいでやらなければならないのか、それとも今日なのか、その緊急度の線引きが曖昧なのである。

 つまり、重要度・緊急度とは、自分の判断に多分に依存している判断基準なのである。

 

 だが我々すっかり忘れている。こういう分類をしたい場合は、判断能力自体が、弱っていることを。

 

四象限にまんべんなく分類されるわけがない

 そんな、曖昧な判別基準になるため、タスクが四象限にまんべんなく分類される、ということはあまりない。

 「重要度:大」「緊急度:大」とかいう、いの一番に対応しなければならないものばかりになってしまったりする。

 

緊急度が刻一刻とずれていく

 そして何より毎日のタスク管理で分類するのが無理!て思ったのがこれ。緊急度は時間依存だ。だから、毎度更新されていく。そして最初は緊急度が低であっても、数日後には緊急度が高になることは、頻繁に発生してしまう。

 

だったらこのマトリクスはどこに役立つというのか?→長期的なタスク分類

 いやいやかの有名なフランクリン・コビー先生が提唱しているんですよ、この考え方が使えないわけがない!

 そうなんです使えないわけではない。ただ、直近のタスク管理がどうにも忙しくて大変だった時、この条件で実行するのが合わなかったのだ。

 

 例えば、いつかはやりたいことの中で分類することを考えるととても分類しやすい。仮に「重要度=自分がしたいという熱量」と、「緊急度=達成したい時期」という風に設定すると、このマトリクスは非常に機能する。

 このマトリクスで必要なのは、時間のスパン。

 1年以上のスパンでのタスク管理をしたい時に、この重要度緊急度のタスク分類は効果的に働くだろう。と思う。

 

重要度・緊急度のタスク分類が必要になる、直近のタスク管理の状況とは、「タスクを選ぶ判断機能が著しく低下している」という状況

 さて戻って。

 私が、この重要緊急マトリクスが必要だった時、どんな状況だったのか。

 それは、タスクがとても数が多くて、どれから手を付ければいいのかわからなくなってしまったからだ。つまり、選択するための判断機能が低下していた。

 一番最初にも話した通り、重要度緊急度というのは、自分の判断基準に依るものだから、このような多忙すぎる場合には、むしろ悪手だ。

 だったらどうやってやることを選べばいいの?!

 

まずはタスクの洗い出しから始めて、〆切の早いものからサイクルで手をつける

 多忙な時期というのは、海のものとも山のものともわからぬタスクも抱えている場合も多いし、受け取ったにもすっかり忘れているタスクというものもある。なので、最初は洗い出しから始めるのがいい。

 それが終わったら、今度はそのタスクがどんなもので、どういう成果物が必要なのか、そして〆切はいつなのかを明確にする。

 そして、〆切が早いものから手をつけていく。が、ここで重要なのは、まんべんなく抱えている仕事に手をつけることだ。〆切は今日中!は、しょうがないが、数日程度余裕があるなら、ある程度手をかけたら、次の別のタスクに手をつける。5分にしろ手をつける。手をつけられないことがわかるだけでも御の字である。

 そしてできれば、作業が曖昧でどういう風に進めたらいいのかわからんやつとか、そもそも最終ゴールが不明なやつから手をつける。だいたいこのタイプは「まあ明日すればいっか!」というのを繰り返して〆切前に泣きを見る。

 

  • 毎日全部のタスクには目を通す
  • 〆切の早いものから手をつける
  • 進め方が不明なもの・ゴールが不明なものにも、明確にするよう手をつける

 

要は毎日全部手をつける

 忙しい時は、結局はこれにつきるかもしれない。少ない作業にせよ、作業を続けていけば、終わるものは終わる。終わらないものは、上司に相談だ。