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GTDを中心としたタスク管理や日々彼是

【タスク管理】GTDのリストの特性とワークフローの陥りやすいミス

このまえタスク管理セラピーに参加したときに、参加者の方から言われたことです。この場では、私はGTDを紹介しているのですが、GTDの用意する6つのリストを紹介した時のことです。参加者からこんな風に、リストのことを言われました。

 

「思ったより少ないんですね」

 

GTDの6つのリスト

 GTDのリストは6つのリストで成り立ちます。

  1. Reference
  2. Someday
  3. Project
  4. WaitFor
  5. Calndar
  6. NextAction

 この6つのリスト、私は多いとも少ないとも思ったことがなかったので、「少ない」という感想はとても新鮮でした。

 とはいえ、なぜこの6つに集約されるのか?というのは不思議に思っていたものです。しかしながら、各リストの特性を見れば、確かなのです。

 

リストとは分かつもの、そして同じ属性を持つもの

 私たちは雰囲気的にリストを作ることが多々あります。ので、リスト自体に大いなる差異があるとも思っていないのかもしれません。

 GTDのリストは少なくとも、属性のはっきりしたリストです。その属性を簡単に紹介すると、以下のようになります。

 

  1. Reference 作業の要不要
  2. Someday 今実行すべき意思決定の有
  3. Project 複数アクションの
  4. WaitFor アクションのうち、他人の作業
  5. Calndar アクションのうち、日付確定の
  6. NextAction アクションのうち、それ以外

 そして、下線部分のある条件が、そのリストに存在する最低限の条件でもあります。6つのリストにざくざく書いていけばいいのです。が、処理する数が多くなってくると、これをもうちょっとスマートに処理できないものかと考えます。そこで、GTDで用意されているのがワークフローになります。

 GTDのワークフローでは、郵便物の配送センターで分類されていくベルトコンベヤーのように、順々にリストに入るように判断していくことができます。そして、項目は、最終的には1つないしは2つのリストに登録されます。

 

 

1つないしは2つのリストに登録されます

 見極めるステップで用いるGTDのワークフロー、これは、場合によっては、項目が増えます。それがProjectリストに含まれると判断した時、それに対する「次にすべき行動」を定義する必要があります。そしてその項目は、WaitFor/Calendar/NextActionのいずれかに登録します。

 私はプログラミングをやっていたので、一つだけが処理するものとばかりと勘違いしていました。実はそうではありません。気をつけてください。