以前、OneNoteで仕事管理しているという話を記事にしていたが、若干実装が変わった。
タスクの資料情報的な役割は今まで通りOneNoteなのだが、タスク管理自体は、TickTickに移行している。
OneNoteはやっぱりノート
なぜタスク管理をOneNoteからやめたかと言えば、OneNoteはやっぱりノートだからなんだよなぁ、ということにつきる。
定期作業の記入は、手作業で面倒
OneNoteのノートたる所以は、定期作業を自動的にコピーするような機能は全くないという点だ。だから、定期で行うような作業のリストをOneNoteで作成するには、自力でコピーする、というような運営になる。
これが、いつかは面倒になるだろうと思っていた。
そして面倒になった。
最初はいいんだ。それがだんだんと面倒になってくる。私も毎日のページをコピーして作っていたのが毎週になり、そしてそれが毎月になり、そしてコピーそのものをしなくなり、タスク管理としての終焉を迎えてしまった。
今日するタスクのリスト化がむつかしい
今までしてきたOneNoteのタスク管理の運用は、一時的なタスクというのは、表にまとめていた。この表を上から実施していけばいいのだが、これも面倒になってきた。
リストにすればいいんじゃないのと思うがそれも毎回自分で手作業にするというのもなんだかなーという感じになる。
最初はリストをコピーして作ってたんよ。でもそのうちなんか面倒になってきたんよね。
つまるところ、タスク管理でコピーしたくない
OneNoteがノートである限り、タスク管理をするということはコピーがどうしても発生してしまう。その耐えうる私のコピー回数がキャパオーバーしてしまい、OneNoteでのタスク管理は、破綻してしまったのである。
どうしたもんかなと思ってうろうろしたところ、TickTickで仕事管理していた人を見かけたのであった。
で、これが最近はうまくいっている。
リストは３つ
リストは３つ用意する。
- 一時的タスク（ショット対応）
- 定期タスク（日付が決まったタスク＋ミーティング）
- デイリータスク
用途に合わせてタスクを３つのリストに割り振る。
一時的タスクは、依頼業務だったり臨時作業だったり１回で終わる作業。
定期タスクは２種類入っている。日付が決まったタスクとミーティング。その日はとりあえずここの区画は終わらせないとダメ。
デイリータスク。は、デイリーで最悪１日ぐらいスキップしてもいいようなタイプのものをセットしている。
定期タスクとデイリータスクは、内容がわかっているので、手をつけやすい。一時的タスクは内容によってはわかりにくかったり要注意したりする必要がある。
フィルターは２つ
フィルターは２つ用意している。仕事の全作業を見るフィルター（仕事_Allフィルター）と、今日の仕事だけを見るフィルター（今日仕事フィルター）。
「今日仕事フィルター」のフィルター条件は以下のような感じ。
リストは、上記３つの仕事リストを含んで、期日が遅延しているor今日のもの。
「仕事_All」のフィルター条件は、「今日仕事フィルター」条件で、期日条件がないという、シンプルなパターンだ。
朝イチに、「仕事_All」フィルターでタスクの棚卸を行う
どんな感じで回しているかというと、こんな感じ。
朝イチで、まず「仕事_All」フィルタ上で、タスクの棚卸を行う。
メールやらチャットやら見て、タスクを登録する（→一時的タスクリスト）。カレンダー見て、登録してないミーティングがあったら登録しておく。定期のミーティングはリピートタスクとして既に登録されている。一時的タスクリストで今日しようと思ったタスクに、日付をセットする。どれぐらいセットするかは、定期タスクの分量を見ながら対応する感じだ。
で、「今日仕事」フィルタを見て、抜け漏れないかチェックする。
これで、今日のやることリストができあがる。
「今日仕事」フィルタを見て、今日のやることをこなしていく
そして、「今日仕事」フィルタを見て、その後１日このフィルタで表示されているタスクを０になるようにタスクをこなす。そして時間になったら、終わらなかったタスクとかがあれば明日に延期するなどする。もしくは残業する。
TickTickでは、タスク画面で、カレンダーも表示できるので、これで「タスクとカレンダー」を一括表示することができる。
このタスクに登録しているタスクは、GTDで言うところのプロジェクトのレイヤー。なので、終わらずに引き続き明日するようなタスクもある。その場合は、次の日に日付をセットすることで完了する。
やった感としては、「今日仕事」フィルターが０に近づくことで補完される。
仕事パターンとしては、研究職型
今の仕事パターンとしては、研究職型。
そこまで割り込みタスクが発生しないのと、タスク量がそこまでじゃないことから、研究職型と分類している。
私が想定している仕事パターンは４パターンだが、タスクの分量によって、シフトしていくイメージ。
メンバー型
→（ミーティングが増える、長期タスクが増える）
→研究職型
→（割り込みが増える→（完了タームが短くなる、ミーティングが増える、割り込みが増える）
→管理職型
→（作業が増える、ミーティングが増える、割り込みが増える）
→デスマーチ型
といった要素の変容によって変わっていく。
ついでに言えば、私は４つのパターンを行ったり来たりしていて、デスマーチ型の時もあった。
