【GTD・タスク管理】それぞれの仕事配分に適した、最短距離を行くタスク管理術５選とは？

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　この手のタイプの記事を見る度に、どの仕事術を適しているかは、仕事の配分によって変わるんだよな、と思いながらみていたので、今日はそれをまとめようと思う。

仕事の配分

　人によって仕事といっても、仕事の種類とその配分率は異なる。仕事ののタスクは、ざっくりとこの３種類になる。

• 作業タスク
• 割り込みタスク
• ミーティング

　作業タスクは通常のタスクだ。書類を書いたり手続きしたり。

　割り込みタスクは、外部の人から入ってきた仕事。人から声をかけられるのも応対するのがタスクなため、割り込みタスクとしてカウントする。

　ミーティングはその通り時間が決まったタスクである。

仕事の配分量は職種によって異なる　

　世の中の仕事術というのは、仕事の配分はかなり変わるのに一緒くたになって語ろうとする。そうすると、自分の仕事配分とは合ってないのに取り入れようとしたりして、それでなんだかおかしなことになる。そのためにも、自分の今の仕事配分は、ちゃんと把握しておいた方がいい。

　GTDの勉強会なんかやってきて、いろいろ聞いてきた結果、仕事の配分パターンは、ざっくりしたイメージだと下記の４パターンになる

1. メンバー型仕事配分
2. 研究職型仕事配分
3. 管理職型仕事配分
4. デスマーチ型仕事配分

　下に進むにつれて、全体のタスク量が多くなっていくとかんがえてよい。

１．メンバー型仕事配分：穏やかな川の流れタスクタイプ

　ミーティングもそこそこ、割り込みタスクもゆるりと入る、自分のタスクをこなすのがメインで正直、一番自分でタスクをコントロールできる優雅で理想的な仕事配分である。

　新人やプロジェクトのメンバーなどに、この仕事配分が多い。

　だが、余裕があるといって、いつの間にか締め切りに追われてしまうことはままある。

　なお、円のサイズは全体の仕事量を表す。

２．研究職型仕事配分：ロングターム仕事で夏休みの宿題タイプ

　研究など、自分でプロジェクトゴールを切り開いていかないといけない、仕事配分。メンバー型仕事配分と似ているが、円のサイズ＝仕事量が多い、また作業タスクもよりゴールが長期的だ。

　メンバー型仕事配分なら多少遅延しても取返しがまだ可能だが、この手の場合は、時間がかかるため取返しが非常に難しく、コントロールが難しい。

３．管理職型仕事配分：ミーティング割り込みタスク入り乱れタイプ

　GTDが一番役に立つ仕事配分。ミーティング、タスク、割り込み等まんべんなくふってくるタイプの仕事量だ。そして全体量が多い。

　複数仕事をかけもちしていたり、関わるメンバーの数が多かったり、管理職で仕事を割り振っていたりする人が、この手の仕事配分になる。

　メンバー型仕事配分から、なんだか知らないうちに、この仕事配分になっていることが多い。　

４．デスマーチ仕事アセット：ミーティング割り込み入り乱れに乱れてわけがわからないタイプ

　GTDがあってももはや無理なぐらい、タスクに忙しさがかぶっている仕事量である。

　ほんとはもうここら辺になると、外部と調整して自分のタスクを外出しした方がいいレベル。体が壊れる前にヘルプを出そう。

　人によってはミーティング量は少ないかもしれないが、共通するのは、作業タスクに割けられる時間が圧倒的に少なく、割り込みタスクでいつの間にか時間が消費されるのがこのタイプである。

　で、ようやく最初の仕事術だが、仕事配分に適したタスクのやり方は異なる。適した仕事配分と合わせて紹介しよう。

タスク管理術1.「目標と優先順位」からはじめる

　研究職型仕事配分、メンバー型仕事配分に適している。

　時間があると、難しい仕事は、まだ時間があるからといって、後回しにしがちだ。それを明確にしてくれるのでよいと思う。

　そして優先順位が高いものは、朝のいの一番に手をつけるのがよいと思う。

　ちなみに、管理職型仕事配分、デスマーチ型仕事配分は、つけている暇などない。スケジュールが一番短いやつもしくは全体作業がわからんやつから手をつけるのがよい。

2. 大きなタスクは「親子で管理」

　全タイプの仕事配分に適している、というか、仕事をする上で必要なタスクの概念である。

　仕事とは一つで終わるわけではなく、複数のステップを通じて完了できることの方が多い。ゆえに、面倒。ゆえに時間がかかるのである。

　仕事が多くなってくると、この親子管理が難しくなってくる。

　研究職型仕事配分、メンバー型仕事配分にとっては、やった感を感じるために履歴を残す意味でもとても重要。管理職型は、時間が空いた記憶を思い出すのに重要。デスマーチ型は私の経験上、履歴をとれる余裕があまりない。

3. 「タスクバッチング」で切り替えを減らす

　デスマーチ型仕事配分、管理職型仕事配分に適している。

　いわゆる数が多いと似た仕事をしろという内容である。メールを出すならメールタスクをこなし、電話をするなら電話タスクばかりをこなそう、という。

　苦手なタスクはこのタスクバッチングで一気にするとやりやすい。

4. 「2分ルール」でタスク消化

　全仕事配分に適している。というか、GTDの2分ルールである。

　2分で終わるような小さなタスクはとっとと消化せよという理由は、後回しで実施するタイミングだと、思い出すコストが作業する時間に割に合わないという点である。

　しかも、後回しにした当時は、「すぐにできるから後からでもいいや」と思っていることが多い。だのに、いざやろうと思うと、何をすればいいのか忘れたりして、思った以上にタスクをこなすのに時間と心理的抵抗感がかかってしまうことがある。で、実際タスクをこなして、「こんな簡単なことなのになんで私は放っておいたんだろう」とかなんとか思ってたりすることがあるのだ。

　だからまぁ、2分で終わりそうならとっとと完了した方がいい。特に思い出すのが苦手な人はやった方がいい！

5. タスクごとに「タイマー」で管理

　研究職型仕事配分、メンバー型仕事配分、管理職型仕事配分に適している。

　私は割と時間がある時は、ポモドーロの25分を１タームとして管理している。これの何がいいかというと、仕事量を定量化することができるからだ。特に研究職とか長いタームの仕事の場合、進んだ感がなくて疲弊する。こんな時、ポモドーロで25分を１タームとしておくと、今日は何タームやったなど、進んだ感が出てきてよい。

　また、好きな仕事なら集中してするのが好き！という場合にも役に立つ。好きな仕事ばかりして疲弊し、他の仕事に手をつけるのをすっかり忘れてしまう予防効果がある。つまり、今日は３タームで終わろうとか、体力が続く限りし続けていた仕事を理性的に（？）終わらせることができる。

まとめ：まずは自分の仕事配分型を把握することから

　各タスク管理術自体はそれぞれよい部分があるのだけれども、各々の仕事配分タイプによっては、全く合わないこともある。

　なので、ひとまず自分がどういう仕事配分型なのかを把握することから始めるとよいかもしれない、という記事でした。