Project/Somedayリストの話をしたので、それ以外のリストについてもお話しておこう。
GTDの中で、現在注目しているものの区別は、Project/Somedayリストで区別する。そして、そのProjectの中でも次に行動を起こすべきといったものについては、3つのリストで管理する。すなわち、NextActionリスト、Calendarリスト、WaitForリストである。
私は、このうちCalendarリスト、WaitForリストはNextActionリストの別バージョンとして認識している。とゆーのも一時期、この3つのリストを一つのリストとして管理していたことに起因する。
NextAction、Calendar、WaitFor リストを一緒くたに管理する
これら3つを一緒くたに管理するというのは、Projectリストから考えられうる行動を、1つのリストにまとめて管理することである。当時は忙しくなかったから、わざわざ分けて管理するまでもないんじゃないの？面倒だからとりあえず1つにまとめて管理してやんよ、そういう軽いノリで始めた運用だった。
それで、まぁやることがなくなったら、一つにまとめたNextActionリストを毎回見直していたのであった。
しかし、すぐに3つのリストで分ける理由が分かったのだ。
邪魔なんである。
何がって、日付が決まってるやつと、待ち状態のやつ。
日付が決まってるやつは、その日にならなければ見直すのは不要だ。待ち状態のやつはいつボールが返ってくるかわからないので最低1日は確認が必要だ。だが1回見直せば十分である。
だというのに、これらがNextActionリストに混ざっていると、毎回目に入っては毎回スキップをする判断をしなくてはならない。１回とかだったらいいけど、NextActionは何度も何度も見直すわけだ。それが毎回目に入ってくるとなると、不便なことこの上ない。そして、結局面倒くさくなって、最初っからリストを分ければいいじゃーん！！というふうに考えるようになった。
これで、私は経験則的にCalendar、WaitForリストが必要になったのだった。
うっそでー！と思うかもしれんが、実際に試して見て欲しい。本当に邪魔なんだから。
これは、経験則による3つのリストに分けるべき理由だ。
が、理論的な理由はなんだろうか。
Calendar、WaitForは固い石
CalendarとWaitForは、実際に同じNextActionリストにいると非常に邪魔な存在だというのがわかった。
じゃ、通常のNextActionリストの項目とどう異なるのか？ これは、結論を言ってしまえば、二つとも固い石だからだ。
固い石とは、よくタイムマネジメントで言われる比喩そのものであるが、まあ実際にそうなんである。固い石と言わんとするところは、自分では変更するのが非常に難しい予定であることだ。CalendarリストとWaitForリストに含まれるのは、NextActionリストにはない特性がある。
Calendarはその日にならないと実行できないもの、例えばゴミ出しだったり、イベントだったりがそれに相当する。そして、WaitForは、実行者が自分ではない、ということ自体が動かしがたい予定だ。そのため、自分のコントロールからは外れてしまい、「進捗どうですか？」と聞くしか作業ができない。
Clendarは実行日付（not期限）、WaitForは作業者が固い予定なのである。
それ以外の項目はどうだろう？ 自分の都合に合わせて今日はやるやらないも決められるし、どこまで進めるかも自分で変更が聞く。それゆえに、のびに伸ばしてやらなかった、という体たらくな状況も生じてしまうわけだが、とてもゆるい項目がNextActionリストには残るはずである。
これらの項目は、自分が実行する以外は、割と自由が利く。
この自由の利き加減で、予定を調整するためにも、Projectを遂行するためのアクションは3つのリストに分けておく必要がある。
3つのリストに分けていることによる恩恵は、忙しい時に発揮する
さてこれらの3つのリストを分けることが、そんなに重要なのか？と思うこともあるかもしれない。しかし、これは、本当に本当に忙しい時に発揮される。どれぐらい忙しいかと言えば、今日の予定はどれを実施しようとか、そういう計画すら立てる時間がもったいない、そんな極めて忙しい時だ。
この時、作業を漏らさず実行するのに役に立つのがこの3つのリストだ。
その日に実行する順番としては、Calendarリストで今日実施する分→WaitForリストで確認が必要そうなのの進捗確認→最後にNextActionリスト、という流れになる。いやいやCalendarリストの分はあとで実行するに決まってんでしょ、と思うがそういうこと考える日に限って忙しくなるのだ。何故だろう。
NextActionに相当するものに時間を割り当てるのが悪手な理由は、固い石と区別がつかなくなるから
ところで、NextActionリストに相当する、自分で時間などが変更可能なものでもスケジュールに組み込むタスク管理があると思う。あれは個人的には悪手だと思っている。
理由としては、（1）固い石の予定との区別がつきにくくなり、自分が本来自由な時間がどれぐらいあるのかよくわからなくなるから。それから（2）突然忙しくなった際に対応がしづらいから。そして、（3）守れなかった際の罪悪感を勝手に発生しがちだから。
今日する分はこれとこれ、と選ぶのはよいと思う。でもこの期限はかりそめのものであり、本来守るべきはProjectの期限である。
